Come scegliere un registratore di cassa per ristoranti?

Classico, su computer o su cloud: qual è il miglior registratore di cassa?

I registratori di cassa per ristoranti presentano apposite funzionalità modellate sulle esigenze del settore. Contabilità, gestione dei tavoli e dello staff raffigurano alcune delle caratteristiche specifiche per la ristorazione, tuttavia non tutti i modelli ne sono dotati e la scelta potrebbe rivelarsi determinante per l’andamento dell’attività.

Come scegliere un registratore di cassa per ristorante? Quali sono le differenze tra i modelli classici e quelli più moderni?

In questo articolo tracceremo una panoramica sulle tipologie di registratori di cassa per ristoranti, indicheremo alcuni dei marchi più noti e cercheremo di capire come operare la scelta a seconda delle particolari esigenze.

Registratore di cassa classico

Il registratore di cassa classico si presenta come una macchina dall’aspetto un po’ datato, munita di tastiera fisica attraverso cui effettuare le funzioni base di calcolo (somma, storno, aliquota IVA, calcolo resto). Malgrado l’informatica abbia preso il sopravvento anche in questo settore, il registratore di cassa semplice resiste tuttora sul mercato, tanto che i più importanti marchi – tra cui Olivetti e Casio – ne mantengono ancora la produzione.

Nettuna 800 è un registratore di cassa tradizionale prodotto da Olivetti.

Negli anni si è assistito ad un’evoluzione del design – che diventa più compatto – e delle funzioni atte a facilitare la fase di calcolo del conto e di emissione dello scontrino.

Le nuove funzionalità vengono perlopiù integrate da periferiche aggiuntive quali lettori di codici a barre e bilance, che automatizzano ulteriormente la fase di check-out.

Caratteristica del registratore di cassa semplice è la stampante fiscale integrata all’interno della stessa macchina. Trattasi generalmente di una stampante termica che consente di personalizzare lo scontrino con i dati richiesti obbligatoriamente dalla legge. Le macchine più moderne consentono inoltre di ottenere un rapporto gestionale o fiscale trasferibile su computer.

A causa delle loro funzioni limitate, i registratori di cassa economici non sono consigliabili alle attività che vantano un volume discreto di clienti, la cui gestione viene notevolmente semplificata da soluzioni specifiche per la ristorazione.

I prezzi di questa tipologia di sistema di cassa può variare dai 150 ai 400 euro.

Registratore di cassa su computer (PC-based)

Con il registratore di cassa su computer Windows o PC-based si passa ad una dimensione più evoluta del registratore di cassa, con maggiori funzionalità accessibili attraverso un’interfaccia grafica di semplice utilizzo. In altre parole, rispetto alla versione più datata, il registratore di cassa PC-based offre funzioni più complesse ma è allo stesso tempo più facile da usare.

I registratori di cassa su computer operano con un software Windows installato localmente, autonomo da piattaforme online e altro tipo di connessioni esterne.

Si distinguono all’interno della medesima categoria i sistemi all-in-one e quelli modulari.

I registratori di cassa su PC Windows sono compatibili con numerose periferiche aggiuntive. Foto: TecnoCassa Italia

Nel registratore di cassa PC-based all-in-one il software è installato su una macchina realizzata appositamente per servire le funzioni di punto cassa, dunque completa – oltre che del programma – di stampanti, cassetti, display e tastiere.

Il registratore di cassa modulare può essere invece installato su comuni computer – purché dotati di sistema operativo compatibile – o su macchine messe a disposizione degli stessi fornitori. Avremo in tal caso un dispositivo con software le cui potenzialità vengono estese a seconda delle nostre esigenze, aggiungendo le periferiche necessarie all’attività (es. cassetti, scanner, etichettatrici e così via).

In entrambi i casi il software può adattarsi a dispositivi classici (computer con tastiera e mouse) oppure ai più moderni touch screen.

Ancora una volta Olivetti si conferma marchio leader della categoria, ma a trattare i punti di cassa su computer vi sono numerose aziende meno note ma con una importante storia aziendale, come TecnoCassa, Orderman e Custom.

Orderman è un gestionale dotato di computer e palmari che comunicano in radiofrequenza per garantire stabilità e velocità nella presa delle comande e nelle fasi successive dell’ordine. Per approfondire la conoscenza di questo registratore di cassa si consiglia di dare un’occhiata alla nostra recensione sul registratore di cassa Orderman.

Il costo dei registratori di cassa su PC varia a seconda della modalità di acquisizione. Alcune aziende concedono l’acquisto della licenza per l’uso del software, altre offrono il software con apposito dispositivo e periferiche con un contratto di leasing.

Registratore di cassa basato su cloud (Cloud-based)

I registratori di cassa cloud-based sono la versione più avanzata dei registratori di cassa. Strettamente legati ad una connessione internet, il software di questi registratori non è installato localmente su un computer, bensì su un server accessibile attraverso apposite applicazioni compatibili – a seconda dell’offerta – su dispositivi mobili e/o fissi.

Diverse le peculiarità dei sistemi di cassa basati su cloud, a partire dalla facilità d’uso che rende inutile l’intervento di un tecnico per l’installazione e la configurazione. Si tratta infatti di semplici app per tablet, smartphone o computer alle quali si accede con le proprie credenziali.

L’app iZettle è gratuita e ideale per bar, pizzere da asporto e simili. Foto: iZettle

Le potenzialità dei registratori di cassa connessi in rete sono molto elevate, soprattutto nel caso di un settore particolare quale è la ristorazione.

Modellate sulle esigenze dell’attività, le applicazioni cloud-based consentono innanzitutto ai diversi membri dello staff di accedere con un profilo personale (le cui funzioni vengono gestite dal titolare) e di aggiornare in tempo reale il registratore con le informazioni relative alle attività in corso (es. tavoli, comande, incassi).

I registratori basati su cloud operano di solito sui sistemi mobile Android e iOS-Apple e necessitano, come intuibile, di una connessione internet. Alcuni sistemi tuttavia operano parzialmente offline, registrando le informazioni sul dispositivo utilizzato e trasferendole in un secondo momento nel database su cloud.

Anche in questo caso il punto cassa può essere arricchito delle periferiche necessarie e costituiscono dunque un’offerta completa per la gestione dell’attività.

Tra i marchi più interessanti di questa categoria si segnala Tiller, CassaNova e iZettle.

Il prezzo dei registratori di cassa su cloud segue il modello del leasing, con il pagamento una quota mensile o annuale per l’utilizzo del software e degli aggiornamenti.

Quali sono i migliori registratori di cassa per ristoranti?

Non può esservi una soluzione migliore in senso assoluto, bensì una scelta che si avvicini il più possibile a quelle che sono le esigenze materiali nell’ambito di svolgimento dell’attività di ristorazione.

Prima di incoronare un punto cassa è bene esplorare le maggiori categorie di distinzione – illustrate a grandi linee nel presente articolo – al fine di individuare i punti focali di cui il ristorante non può fare a meno.

In Italia sono tuttora diffusi i modelli classici, attraverso i quali il titolare digita manualmente il prezzo dei singoli piatti all’interno di una comanda che è, nella maggior parte dei casi, annotata a mano su un apposito foglietto.

Una soluzione simile non è da escludere ad ogni costo, tuttavia appare evidente che solo le attività con un numero di ridotto di tavoli, con un menù à la carte dalla scelta limitata e con una bassa frequenza di emissione scontrini possa affidarsi senza preoccupazioni al registratore di cassa semplice. È questo, ad esempio, il caso di ristoranti, trattorie e osterie a conduzione familiare.

Tra le soluzioni più moderne, invece, sono i registratori di cassa su PC a presenziare maggiormente nei ristoranti che necessitano di una gestione semplificata dell’attività. La scelta del software è fondamentale, dal momento che possono o meno offrire una vasta gamma di funzioni. In alcuni i casi i programmi non sono altro che una trasposizione grafica del registratore di cassa semplice, in altri diventano un gestionale completo dell’attività.

Il registratore di cassa su cloud è la versione più evoluta del punto cassa, ideale nei contesti giovani e dinamici. L’indiscussa superiorità tecnologica di tale sistema è incarnata da un’app di uso semplice che consente al titolare di controllare in tempo reale le attività, gli incassi, le statistiche, la contabilità e le scorte in magazzino.

Caratteristica determinante del registratore di cassa e gestionale cloud-based è senza dubbio l’accessibilità ramificata su diversi livelli di autorizzazione. In altre parole, il ristoratore può creare un profilo per ogni membro dello staff, determinare il suo ruolo e ad esso associare le funzioni che può svolgere all’interno dell’applicazione.

Un comune smartphone può in tal caso trasformarsi in una periferica del registratore di cassa, in grado di comunicare in tempo reale le comande e le richieste dei clienti, i pagamenti ricevuti e così via. Chi è interessato ad una soluzione completa per la gestione del ristorante dovrebbe prendere in considerazione il sistema su cloud.