Come chiudere un conto aziendale?

La chiusura di un conto aziendale – ma anche quella di un conto corrente personale – richiede alcune attenzioni per evitare rallentamenti e ostacoli.

Nel presente articolo mostriamo i passaggi della procedura per chiudere un conto corrente, poi scopriamo i costi collegati a questa operazione.

1. Apertura del nuovo conto aziendale

Se il motivo della chiusura è il passaggio ad un conto diverso, la prima cosa da fare – ancor prima di iniziare l’iter con la vecchia banca – è provvedere all’apertura del nuovo conto aziendale sul quale trasferire le finanze dell’impresa.

Attenzione – Si consiglia di non trasferire immediatamente l’intera disponibilità sul nuovo conto, bensì di lasciare alcune somme per coprire eventuali spese previste dal vecchio istituto.

Avere il nuovo conto già a disposizione permetterà alle imprese di gestire la procedura con più serenità: la chiusura del vecchio conto non dovrebbe avvenire prima dell’apertura del nuovo (spieghiamo più avanti il perché).

Le ragioni principali per cui gli imprenditori tendono ad abbandonare le banche tradizionali sono sicuramente economiche ma anche di natura pratica. Gli istituti bancari tradizionali propongono infatti modelli tariffari e di internet banking oggi obsoleti, spesso superati da società più giovani e moderne.

Un’interessante alternativa è offerta da Qonto, che mette a disposizione una piattaforma online efficiente per la gestione delle finanze nonché la distruzione del budget tra soci, dipendenti e collaboratori tramite carte aziendali.

2. Regolarizzazione delle pendenze

Su un conto aziendale sono solitamente presenti domiciliazioni bancarie per il pagamento automatico delle utenze, bonifici ricorrenti per il pagamento degli stipendi, talvolta rimborsi delle rate di un prestito e così via.

Per garantire la continuità di queste operazioni è necessario trasferirle dal conto vecchio a quello nuovo, naturalmente prima di inoltrare la richiesta di chiusura.

Al contrario dei conti correnti per consumatori, la legge non obbliga gli istituti finanziari a offrire il servizio di portabilità bancaria ai titolari di conti business, cioè i conti associati a partita IVA. In altre parole, salvo eccezioni, l’imprenditore deve effettuare manualmente le operazioni di trasferimento.

Prima di procedere bisogna dunque alimentare il nuovo conto con le somme necessarie a coprire le operazioni. Una volta presenti i fondi sul nuovo conto aziendale, si potrà procedere comunicando il nuovo IBAN ai fornitori di servizi e clienti (es. fornitore dell’energia elettrica, fornitori di software in abbonamento, clienti che devono provvedere a saldare una fattura).

Allo stesso modo si dovranno disporre i bonifici ricorrenti sul nuovo conto aziendale, così da assicurare il regolare pagamento degli stipendi o altro tipo di transazione richieda questo strumento.

Infine, la parte più fastidiosa. Nel caso in cui l’azienda abbia usufruito di strumenti finanziari come conto titoli, fondi di investimento, azioni e così via, dovrà richiederne la liquidazione oppure, qualora fosse possibile, il trasferimento sul nuovo conto (a tale scopo è necessario informarsi presso entrambi gli istituti).

Qualora l’impresa sia debitrice alla banca per prestiti e mutui potrà semplicemente richiedere l’addebito delle rate sul nuovo conto (o eventualmente altri conti appartenenti all’azienda).

Recupero dei documenti

I documenti bancari sono oggi disponibili in formato digitale e accessibili in qualsiasi momento tramite internet banking, cioè dall’area personale del sito della banca. È buona abitudine quella di scaricarli di volta in volta e di conservarli sul computer o, ancor meglio, su un supporto di memoria esterna (es. pen drive).

Nel caso in cui non l’impresa non l’abbia fatto, questo è il momento per recuperare. È un passaggio fondamentale poiché potrebbero servire come prova in caso di controversie con privati o anche con l’Agenzia delle Entrate.

Obbligo di conservazione

All’art. 119 comma 4, il Testo Unico Bancario (TUB) fissa il periodo minimo obbligatorio durante il quale gli istituti bancari sono tenuti a conservare i documenti relativi alle singole operazioni, ad esempio la ricevuta di un bonifico o di un pagamento F24.

Per quanto riguarda documenti di sintesi ed estratti conto, la banca è obbligata a conservarli solo fino alla chiusura. Una volta chiuso il conto, dunque, non sarà più possibile accedervi.

Saremo quindi costretti a recuperare tutti i documenti di sintesi e gli estratti conto prima della chiusura. È consigliabile scaricare anche i documenti relativi alle singole operazioni, nonostante il limite più esteso di conservazione e la possibilità di recupero successivo entro dieci anni dalla loro emissione.

4. Compilazione e invio del modulo di chiusura conto

Dopo aver effettuato le sopraindicate operazioni preliminari si passa infine all’effettiva richiesta di chiusura del conto business. Si può redigere una propria lettera oppure, per comodità, compilare un modello con i dati necessari.

Nella lettera si dovranno riportare tutte le informazioni relative al conto (dati dei titolari, codice IBAN, numero di conto), richiederne esplicitamente la chiusura e, soprattutto, ordinare alla vecchia banca di trasferire le somme rimanenti sul nuovo conto, del quale dovremo riportare l’IBAN.

Quasi inutile dire che la lettera deve essere datata e firmata.

La richiesta può essere inviata tramite raccomandata con ricevuta di ritorno oppure tramite PEC. Alcuni istituti potrebbero suggerire l’invio tramite posta ordinaria ma si consiglia di utilizzare un mezzo con valore legale.

Dalla ricezione della raccomandata o del messaggio di posta elettronica certificata, la banca potrà impiegare fino a 12 giorni lavorativi per la chiusura definitiva del conto. Tale limite è stabilito dalle direttive europee e in caso di ritardi il titolare l’impresa potrà chiedere un indennizzo.

Nella realtà dei fatti, invece, la chiusura del conto aziendale può avvenire in pochi giorni (nel caso in cui non vi siano molte le pendenze da gestire) o prendersi tutto il tempo concesso dalla legge quando, al contrario, l’istituto deve portare a conclusione numerose pratiche pendenti.

5. Restituzione di carte, assegni e altri strumenti

Dopo aver inviato la richiesta di chiusura, la banca a sua volta chiederà la restituzione di tutti i metodi di pagamento o strumenti ad essa appartenenti, tra cui:

• carte di debito (bancomat)
• carte di credito
• libretto assegni
• chiavi o tessere magnetiche per cassette di sicurezza
• token per accedere all’internet banking

Oggi vengono utilizzati token virtuali generati tramite app della banca, tuttavia se si è in possesso di token fisici sarà necessario restituirli.

È anche possibile che la banca richieda la distruzione delle carte di pagamento anziché la restituzione. In questo caso, pur venendo bloccate dall’istituto, per evitare qualsiasi tipo di inconveniente si consiglia di tagliarle con un paio di forbici.

Quanto costa chiudere un conto aziendale?

La risposta dovrebbe essere breve, vale a dire “non costa nulla”.

Il Decreto Legge n. 223 del 4 luglio 2006, noto più comunemente come Decreto Bersani, impedisce alle banche di applicare costi per la chiusura del conto – ma, come si suol dire, fatta la legge trovato l’inganno.

Nelle condizioni contrattuali non troveremo “costi di chiusura” ma, in tutta probabilità, prima di effettuare il trasferimento delle somme verso il nuovo conto aziendale il vecchio istituto addebiterà i cosiddetti costi di gestione e spese relative alla tenuta del conto, in aggiunta potrebbe essere addebitata l’imposta di bollo.

Va detto però che si tratta di commissioni irrisorie, inoltre sono già menzionate nella documentazione contrattuale. Se vi paiono elevate è però bene dare un’occhiata alle condizioni riportate nel contratto.