POS: guida completa al terminale di pagamento

Sei alla ricerca di informazioni sui terminali di pagamento ma non sai da dove cominciare? Ecco una guida completa sui POS.

Indice

Le basi

Significato
È obbligatorio?

Tipi di terminale

Differenze
Stampante e ricevute
Quale scegliere?

Come funziona?

Sicurezza della transazione
Ricevere un pagamento

Circuiti

Quali carte accettare?
Carte secondarie

Costi e commissioni

Oneri fissi e variabili
Soluzioni per piccole imprese

Come procurarsi un terminale?
Ci sono alternative al POS?

POS, Bancomat, lettore di carte. Ci sono differenze?

POS, Bancomat, lettore di carte e terminale sono gli appellativi più usati in Italia per indicare lo strumento che permette di pagare in negozio con una carta di credito, di debito o prepagata – e oggi perfino con smartphone e smart watch attraverso i cosiddetti portafogli elettronici (e-wallet).

Perché così tanti nomi per un solo dispositivo?

In buona sostanza, perché nel nostro paese regna il caos linguistico, dovuto ad una scarsa conoscenza della terminologia tecnica ma anche all’uso di termini di origine straniera o di nomi propri tacitamente diventati comuni.

POS

È l’acronimo di Point of Sale, espressione anglofona che indica – nella sua accezione originale – l’area di un esercizio commerciale in cui si svolge concretamente una vendita, ossia il punto cassa.

Nei paesi anglofoni fa riferimento al sistema di hardware e software che forma il punto cassa, mentre in Italia la parola POS è comunemente utilizzata per indicare il lettore di carte di credito.

La parola terminale, più generica, descrive un dispositivo capace di inviare e ricevere dati in forma elettronica ad un sistema esterno, che li elabora. Per restringerne il senso basta aggiungere un complemento: terminale di pagamento.

Bancomat è in realtà il nome del gruppo che riunisce gli operatori bancari italiani. Negli anni ’80 ha dato vita al circuito di pagamento nazionale PagoBancomat nonché ad una rete di sportelli automatici.

Oggi in Italia detto termine si usa per indicare carte di debito, ATM, terminali di pagamento. Sebbene sia possibile coglierne il significato a seconda del contesto in cui viene impiegato, quasi sempre il suo uso risulta improprio.

Il POS è obbligatorio?

Le norme fissano l’obbligo per esercenti, professionisti (forfettari inclusi) e artigiani di accettare pagamenti elettronici.

Tecnicamente non si è obbligati a possedere un terminale, bensì a soddisfare la richiesta del cliente di pagare con carta.

In altre parole, chi ha una clientela “tradizionalista” che utilizza solo contanti può non avere il POS, tuttavia la situazione cambia nel momento in cui anche un solo cliente chiede di pagare con carta.

La sanzione per ogni pagamento con carta rifiutato è pari a 30 € + 4 % della transazione negata.

Con la Legge di Bilancio 2023 l’obbligo POS viene allentato a partire dalle spese pari o superiori a 60 euro.

Qual è il terminale adatto alla propria attività?

I lettori di carte di credito non sono tutti uguali, si contraddistinguono per tecnologia, caratteristiche fisiche e funzionalità.

Se vi state chiedendo quale sia il miglior POS, allora vi ponete la domanda sbagliata. Non esistono modelli intrinsecamente migliori, bensì modelli che possono essere adatti o meno alla propria attività.

Differenze tra i tipi di terminale

La stampante è davvero necessaria?

La ricevuta prodotta dal POS certifica l’esito dell’operazione, cioè se la transazione è andata o meno a buon fine. Non è necessario consegnarla al cliente, a meno che non ne faccia esplicita richiesta.

I terminali non dotati di stampante permettono di inviare ricevute digitali inserendo il numero di cellulare del destinatario. Questo sistema permette di risparmiare carta termica ed è inoltre eco-friendly.

Occorre distinguere innanzitutto tra dispositivi che offrono o meno mobilità.

Questi ultimi sono noti come fissi o da tavolo poiché necessitano di collegamento alla rete elettrica e a quella internet per la trasmissione dei dati. È evidente che questo tipo di dispositivo non possa essere utilizzato che in una sola postazione, cioè il punto cassa.

Il modello WiFi segue lo stesso principio dei telefoni cordless, ossia concede una mobilità limitata. Si collega in modalità wireless ad un router oppure ad una base fissa, che a sua volta sarà connessa ad internet e alla rete elettrica.

Piena mobilità è invece offerta dai dispositivi portatili, mobile e smart.

Il POS mobile si collega con Bluetooth ad un telefono dotato di connessione dati.

Anche qui si delinea tuttavia una differenza importante: mentre i modelli portatile e smart sono dotati di SIM integrata che li rende completamente autonomi, quello mobile consiste in un semplice lettore di carte che funziona solo se collegato ad uno smartphone connesso ad internet.

Il lettore di carte mobile presenta però alcuni vantaggi: è economico, leggero e pratico da gestire grazie ad un’app installata sul telefono.

Lo smartPOS, infine, riunisce le caratteristiche dei modelli portatile e mobile: un dispositivo smart  – un tablet, in altre parole – che integra un lettore di carte di credito.

Garantisce piena mobilità, autonomia e funzionalità aggiuntive grazie all’installazione di app. Nella sua configurazione completa, questo tipo di terminale può rimpiazzare registratore di cassa, terminale di pagamento e software gestionale.

Come scegliere quello giusto?

Dalle descrizioni precedenti sembra emergere un vincitore, quello che raccoglie tutte le funzionalità e tecnologie in un unico dispositivo. Eppure, nella realtà dei fatti la soluzione, migliore dipende dal tipo di attività svolta ma anche dalle abitudini o capacità di chi il terminale dovrà usarlo quotidianamente.

Quando il flusso di pagamenti elettronici è continuo e costante – come avviene ad esempio nei negozi di grandi dimensioni, nei supermercati e in generale nelle vendite al dettaglio che coprono aree popolose – è bene puntare su un dispositivo fisso collegato ad una rete elettrica per evitare il rischio di rallentamento dovuto ad una batteria scarica.

Piccoli negozi, professionisti e lavoratori autonomi troveranno più comodo un dispositivo mobile o portatile: non ingombra, si conserva dove non crea fastidio e si prende all’occorrenza.

Le caratteristiche fisiche di un dispositivo influiscono sul fattore mobilità.

Nelle attività itineranti, ambulanti o con consegna a domicilio la mobilità è l’elemento a cui guardare.

I dispositivi di tipo mobile sono indubbiamente più comodi per il trasporto, e alcune soluzioni offrono batterie performanti in grado di elaborare pagamenti per un’intera giornata lavorativa – fermo restando che funzionano insieme ad un’app da installare sul proprio smartphone: anche il telefono (e la sua connessione dati) deve godere di buona salute.

I portatili tradizionali con SIM integrata e stampante sono più ingombranti e il loro peso eccessivo, tuttavia oggi si trovano opzioni light, senza stampante per rispondere alle esigenze di trasportabilità.

Nel settore delle ristorazione la mobilità non è fondamentale ma allo stesso tempo non deve essere sottovalutata.

Permettere al cliente di pagare al tavolo ottimizza i tempi di checkout, rende l’attività più fluida e soprattuto evita la creazione di assembramenti al punto cassa. A seconda della grandezza dei locali si può optare per un cordless (che deve rientrare nel raggio d’azione di un router wireless) oppure per un portatile classico, con scheda dati e stampante termica.

Come funziona? Elaborazione del pagamento

Diamo ora uno sguardo al funzionamento pratico del POS:

Sicurezza – Lo schema a 4 parti

Per elaborare una transazione è necessario che il terminale POS sia collegato ad un cosiddetto gateway di pagamento, un sistema che comunica sia con la società che ha emesso la carta del cliente, sia con la banca destinataria della transazione.

Tale schema di trasmissione dati viene definito come modello o schema a quattro parti:

Immagine: Mobile Transaction

E se manca la connessione?

La transazione non può essere elaborata senza internet, tuttavia alcuni gestori potrebbero concedere la possibilità di ricevere pagamenti offline. Il condizionale è però d’obbligo: senza trasmissione di dati si è esposti maggiormente al rischio di frode.

Attraverso la carta di credito il consumatore trasmette i propri dati al commerciante.

Il commerciante, servendosi del POS, invia le informazioni all’acquirer, ossia alla banca dove andrà a finire l’incasso della vendita.

L’acquirer chiede all’issuer della carta, cioè alla società emittente, di eseguire il trasferimento della somma sul conto esercente.

Questo scambio di dati a doppia corsia è la colonna portante della sicurezza: una carta clonata, rubata o scaduta non otterrà l’autorizzazione da parte dell’issuer.

Configurazione e ricezione del pagamento

Il terminale deve essere configurato affinché la comunicazione tra le diverse parti in causa possa eseguirsi in maniera lineare.

Della configurazione si occupa la società che fornisce il servizio. In alcuni casi, come vedremo nella sezione successiva del presente articolo, il costo è a carico del cliente, mentre in altri il dispositivo giunge configurato e senza spese extra.

Nella pratica l’esercente non dovrà fare altro che accendere il terminale, digitare l’importo, premere il tasto verde ed avvicinare al display la carta del cliente (transazione contactless), oppure introdurla nell’apposito spazio (transazione con chip) qualora non sia possibile la trasmissione senza contatto.

Quando si digita l’importo, non dimentichiamo di inserire la somma completa delle cifre che seguono la virgola.

Quali carte accettare?

Quando si sottoscrive un servizio, il fornitore offre una configurazione base che permette al terminale di comunicare con i principali circuiti di pagamento, attualmente rappresentati da PagoBancomat (nazionale, attivo solo in Italia), MasterCard, Visa, Maestro e VPay (internazionali).

Le carte di pagamento riportano uno o più loghi dei suddetti marchi. Quelle emesse dalle banche in associazione al conto corrente, ad esempio, sono in grado di utilizzare sia il circuito nazionale PagoBancomat sia un circuito internazionale.

In questo modo, se si sceglie un servizio non abilitato al circuito PagoBancomat si avrà la possibilità di accettare carte italiane grazie a Maestro, MasterCard o Visa.

Il futuro dei circuiti nazionali

Le reti nazionali come PagoBancomat in Italia, Bancontact in Belgio e Multibanco in Portogallo si trovano oggi di fronte ad un bivio.

Gli acquisti via internet in tutto il mondo, l’apertura delle frontiere tra paesi europei e gli strumenti digitali che semplificano l’iter burocratico per gli spostamenti intercontinentali rendono obsoleti gli schemi racchiusi in barriere geografiche e politiche.

Il peso della provincialità si fa sentire oggi in maniera pressante, a tal punto da spingere i circuiti nazionali ad unirsi nell’European Mobile Payment Systems Association (EMPSA), organizzazione europea che punta alla realizzazione di un’infrastruttura comune per esportare carte di debito come i Bancomat oltre i propri confini.

Oltre ai sistemi già citati, partecipano al progetto transnazionale Bankart (Slovenia), Blik (Polonia),  Bluecode (Germania), Plick (Italia), Twint (Svizzera), Vipps (Norvegia).

Ai noti PagoBancomat, MasterCard e Visa si aggiungono circuiti come American Express (Amex), Union Pay (UPI), JCB, Diners Club e Discover. Per numero di carte attive, nel nostro paese vengono considerati secondari, eppure ognuno di questi fondamentale quando si lavora a contatto con una clientela straniera, ad esempio i turisti.

In Italia, inoltre, le carte American Express sono più diffuse che mai, grazie ad un’importante campagna del brand per incentivare gli acquisti tramite un sistema di sconti e raccolta punti, anche nei piccoli negozi con l’iniziativa Shop Small.

Come accettare Amex, Diners, UPI e JCB?

Per essere abilitati all’elaborazione di pagamenti con Diners, JCB e UnionPay occorre rivolgersi al fornitore del servizio. Ciò può implicare talvolta un costo di attivazione, più raramente una spesa fissa mensile e sicuramente commissioni sul transato più elevate rispetto ai circuiti principali.

American Express richiede invece una convenzione diretta con la società, anche se in alcuni casi l’istituto fornitore del POS proporrà di farsi carico dell’iter.

Cosa (e quanto) dovrai pagare

Sottoscrizione e mantenimento di una soluzione POS comportano diversi tipi di costi: fissi, variabili e una tantum.

Alcune offerte rivolte a piccole imprese e professionisti – di cui parleremo più avanti – applicano invece un solo tipo di spesa (fissa o variabile, a seconda dell’opzione scelta).

Le spese fisse vengono addebitate con frequenza periodica (mensile, trimestrale o annuale) secondo le condizioni previste dal contratto stipulato.

Il canone di noleggio del dispositivo e quello di mantenimento del servizio di acquiring rientrano in questa categorie, in genere raccolte in un’unica voce di spesa. Quando fornitore del terminale e gestore dell’elaborazione dei pagamenti sono società diverse, i due costi saranno invece espressi separatamente. Per quanto riguarda i prezzi indicativi, si va dai 15 ai 50 € al mese; in alcuni casi potrebbe essere proposto il comodato d’uso oppure l’acquisto del lettore per eliminare del tutto gli oneri mensili.

Le spese variabili riguardano principalmente le commissioni sul transato, ossia sul volume di incassi elaborati dal POS.

Più transazioni vengono effettuate, maggiore sarà la spesa. Le banche propongono di solito una tariffazione scaglionata in base al circuito e al tipo di carta, ma anche in funzione delle stime sul transato (dallo 0,5% fino al 2,8% delle somme incassate).

Questa politica tariffaria nuoce soprattutto le piccole attività, alle quali vengono dedicate commissioni più elevate. Più avanti parleremo delle soluzioni più economiche per negozi e professionisti che accettano pochi pagamenti con carta.

Tra le spese variabili troviamo altresì rimborso, chargeback e talvolta il trasferimento dal conto esercente al conto corrente.

Infine vi sono i costi una tantum, tra i quali si rinvengono installazione, configurazione e disinstallazione in caso di recesso (da 100 a 200 € ad operazione), sostituzione, riparazione e così via. Tali oneri vengono sempre più spesso addebitati dalle sole banche, mentre le aziende moderne adottano una politica tariffaria meno complessa e più trasparente.

Quali sono le soluzioni più economiche per piccole imprese e professionisti?

Le banche optano per un modello tariffario tradizionale che include costi fissi, variabili e una tantum.  Se questo modello è ragionevole per le aziende con fatturato elettronico elevato, lo è meno per le piccole attività che accettano pochi pagamenti con carta.

Oggi esistono soluzioni alternative con tariffe all inclusive oppure al consumo. Le elenchiamo nella seguente tabella:

Per approfondire la conoscenza delle offerte in tabella si consiglia la consultazione del nostro confronto tra le migliori offerte per piccole imprese.

Come procurarsi un terminale?

Per concludere, scopriamo le modalità (sostanzialmente due) per richiedere un terminale.

Rivolgersi ad un istituto bancario

È il canale di vendita più comune perché in pochi conoscono le altri opzioni disponibili, si sentono disorientati o ancora mostrano mancanza di fiducia verso marchi non familiari.

Per ottenere un POS in banca è necessario prendere appuntamento in filiale, dove verranno mostrate le caratteristiche del servizio e le principali condizioni economiche.

In questa fase occorre prestare attenzione, prendendosi qualche giorno per consultare la proposta contrattuale con maggiore calma: esaminando la documentazione si riscontrano quasi sempre voci di spesa non menzionate dal consulente.

Firmato il contratto, la banca fornisce terminale e servizio di configurazione.

Si fa presente che, rivolgendosi ad un istituto bancario, sarà richiesto come requisito essenziale la titolarità di un conto corrente aziendale o professionale presso la medesima banca.

Fornitori indipendenti dalle banche

I gestori che non si affidano ad una banca per vendere i loro prodotti possono essere raggiunti tramite internet.

Visitando il sito ufficiale del brand scelto si consultano in autonomia offerte e piani tariffari, poi eventualmente si effettua la registrazione richiedere il dispositivo.

La compilazione del modulo di registrazione è rapida e semplice, con inserimento dei dati anagrafici, aziendali o professionali. Si raccomanda di verificare che non vi siano errori: una semplice distrazione può causare tempi di verifica più lunghi.

Dopo la registrazione (e talvolta già prima di intraprenderla) si sceglie o si ordina il terminale. I servizi in abbonamento saranno addebitati sul conto corrente; se invece è previsto l’acquisto del terminale, servirà una carta di credito, di debito o prepagata per eseguire il pagamento online.

Ci sono alternative al POS?

Da un punto di vista strettamente tecnologico esistono alternative al POS, fermo restando che il classico terminale rimane ad oggi il metodo più utilizzato per elaborare pagamenti elettronici.

È tuttavia possibile servirsi di alcuni strumenti alternativi allo scopo di ridurre le transazioni con carta e risparmiare così sulle commissioni applicate alle transazioni. Tali metodi sono rappresentati principalmente dai pagamenti con codice QR o via app.

Pagamento in negozio con codice QR.

In Italia, questa modalità di pagamento viene messa a disposizione da due principali aziende, alle quali negli ultimi tempi se ne aggiunge una terza – un segnale che dimostra come, nonostante il monopolio dei metodi classici, il malcontento degli imprenditori (soprattutto rispetto ai costi) possa costituire la forza motrice del cambiamento e dell’innovazione.

Abbiamo approfondito questo motodo alternativo nel nostro articolo: