Soldo: la prepagata aziendale con sistema di controllo spese

Cos’è Soldo? Una panoramica

Soldo è una soluzione per gestire tutti gli aspetti delle spese aziendali e in particolare per semplificare il controllo tramite l’uso di carte prepagate per dipendenti.

L’amministratore del conto, cioè il titolare dell’impresa o una figura delegata, può stabilire regole e limiti di spesa per ogni carta aziendale, così da prevenire un eventuale uso non autorizzato dei fondi.

In termini tecnici, Soldo Financial Services è un istituto di moneta elettronica che opera in tutta Europa sotto il controllo della Banca Centrale d’Irlanda (Central Bank of Ireland).

Non è dunque un conto corrente né può sostituire un conto bancario.

È una soluzione sicura e affidabile. In Italia, i fondi depositati vengono custoditi da Banca Sella: le imprese che usano Soldo saranno tutelate in caso di insolvenza da parte della società irlandese.

A servirsi di questa soluzione sono aziende del calibro di Rai, Bauli, Bata, DeAgostini e Sammontana.

Funzioni e caratteristiche

Scopriamo subito caratteristiche e funzionalità del servizio.

Attenzione: la presenza delle funzioni dipende dalla scelta del piano (Start, Pro o Premium).

Prepagate aziendali – L’amministratore del conto può richiedere in base alle proprie esigenze carte aziendali (fisiche o virtuali) da distribuire a soci, dipendenti e collaboratori. Il circuito Mastercard garantisce l’uso in tutto il mondo per pagamenti in negozio e online, oltre che per prelievi di contante.

Sono disponibili due tipi di carte: per dipendenti (nominative) e aziendali (non nominative). Le prime sono ideali per il personale che effettua regolarmente spese aziendali, le seconde sono invece perfette da assegnare a reparti, team e progetti in modo che possano essere condivise dai diversi membri del gruppo.

Immagine: Soldo

Regole di spesa – Una volta aggiunti fondi al conto Soldo, dalla piattaforma web l’amministratore gestisce la distribuzione del budget verso le singole carte.

Ogni carta può avere budget e regole di spesa personalizzate. Ad esempio, si può impedire ad una carta di spendere in una determinata categoria, di effettuare prelievi di contante e così via.

Con il piano base (Start) è possibile unicamente stabilire un limite per singola carta, mentre con i piani Pro e Premium la personalizzazione si spinge alle categorie di spesa, alle modalità di pagamento e ai limiti per area geografica.

Carta carburante – In modo simile alle prepagate non nominative per team e progetti, le carte carburante vengono assegnate al veicolo e non alla persona. La carta carburante può dunque essere condivisa da tutti i dipendenti che utilizzano un determinato veicolo.

Questo tipo di carta può effettuare unicamente spese inerenti alle auto o altri veicoli. Anche in questo caso è disponibile un certo livello di personalizzazione delle regole di spesa: l’amministratore può scegliere se autorizzare, oltre al rifornimento di carburante, anche il resto delle spese per la mobilità (es. parcheggio, pedaggio autostradale, ecc.)

Immagine: Soldo

Team, ruoli e permessi – Un ulteriore livello di personalizzazione delle regole di spesa è reso possibile dalla gerarchia degli utenti.

Ogni utente può essere contrassegnato come Dipendente, Manager o Amministratore. Ad ognuno di questi ruoli corrispondono determinati permessi operativi sulla piattaforma di Soldo.

Il ruolo di dipendente rende possibile unicamente l’accesso alle informazioni e alle spese personali. Il manager può invece visualizzare l’attività degli utenti (dipendenti) che gestisce, oltre ad modificare i loro limiti e regole di spesa.

L’amministratore accede alla totalità dei movimenti, alla distribuzione del budget e alle regole di spesa. Solo il SuperAdmin può tuttavia modificare la gerarchia degli utenti e i relativi permessi.

Immagine: Soldo

Spese pre-approvate – Questa funzione è particolarmente utile quando un dipendente effettua spese aziendali solo in modo occasionale. In questo caso l’amministratore può attivare in pochi istanti una carta virtuale temporanea, della durata di 7 giorni.

La carta temporanea può effettuare un massimo di dieci operazioni. Il titolare della carta invia, tramite Soldo, una richiesta di spesa al suo responsabile; accettandola, il manager autorizza la prepagata temporanea ad effettuare la spesa.

L’uso di questa particolare tipologia di prepagate aziendali permette di eliminare il classico rimborso delle spese anticipate dai dipendenti, affidando a Soldo il pieno controllo anche sulle spese occasionali.

Abbonamenti – Soldo offre un efficiente strumento di controllo delle spese fisse mensili, ad esempio gli abbonamenti con addebito diretto su carta. In un’unica pagina si verificano i pagamenti ricorrenti, si filtrano per periodo e per azienda. Per assicurarsi di avere sempre fondi sufficienti per le spese fisse mensili, l’amministratore può impostare notifiche di saldo minimo.

Costi e commissioni

Soldo addebita un canone mensile per ogni carta richiesta. Fa eccezione il piano base (Start), senza canone ma molto limitato nell’operatività, utile solo per micro-imprese.

Di seguito riassumiamo le spese mensili per singola carta:

Gli utenti Start possono richiedere fino a tre carte gratuite (oltre che carte aggiuntive a pagamento) tuttavia vengono meno quasi tutte le funzioni dei piani con canone: si può solo stabilire il limite di spesa per singola carta e permettere ai dipendenti di caricare le ricevute. Sono disponibili solo carte nominative.

Con i piani Pro e Premium aumenta canone mensile e di pari passo le funzioni disponibili.

A partire dall’abbonamento Pro è presente il sistema di revisione ed approvazione delle spese, la creazione di carte virtuali sia permanenti che temporanee.

Solo con Premium è possibile ottenere wallet e carte multivaluta in euro (EUR), dollaro statunitense (USD) e sterlina britannica (GBP). Ottimo per le aziende che effettuano in modo frequente transazioni negli Stati Uniti o nel Regno Unito (anche online), al fine di risparmiare sulla maggiorazione del tasso di cambio.

L’organizzazione di reparti, team e progetti è una prerogativa del piano più avanzato Premium, così come la reportistica avanzata.

Esiste un quarto piano, Enterprise, dedicato alle grandi aziende. È un piano personalizzato sia nei costi mensili che nelle operazioni incluse, costruito e proposto in funzione delle esigenze aziendali.

I pagamenti ricorrenti, cioè gli addebiti diretti, sono disponibili solo su Pro e Premium, dove rispettivamente vengono incluse 3 e 5 operazioni gratuite. Superata la soglia ogni addebito ricorrente costerà un euro al mese.

In modo simile, Pro e Premium prevedono una commissione per l’attivazione di prepagate aziendali temporanee (50 cent), tuttavia includono un numero di carte virtuali senza commissioni.

Nessuna differenza tra i tre abbonamenti per quanto riguarda il prelievo di contanti. La commissione è elevata (quella minima è di 2 euro) ma del resto comprensibile, poiché parliamo di un sistema che basa la sua efficienza ed utilità sulle transazioni elettroniche.

Pagando in moneta estera si applica una maggiorazione del 2% (Start) o dell’1% (Pro e Premium). Se la transazione è in dollaro americano o sterlina britannica, come si è accennato prima, gli utenti Premium hanno la possibilità di risparmiare grazie alle carte multivaluta.

Contabilità e integrazioni

Non mancano i metodi per semplificare la contabilità di tutti i movimenti svolti tramite Soldo.

Ricevute digitali – Le ricevute digitali costituiscono una piccola ma rivoluzionaria funzione all’interno di un’azienda che deve tenere sotto controllo le uscite.

I dipendenti titolari di carte possono ottenere credenziali per accedere all’applicazione con il loro profilo. Effettuato un pagamento potranno avviare l’app, selezionare l’operazione in questione e scattare una foto alla ricevuta, fattura o scontrino.

Il giustificativo della spesa viene caricato all’istante e disponibile per il controllo (anche in tempo reale) da parte dell’amministratore o della persona delegata alla verifica. Se il dipendente non carica la ricevuta, l’admin può impostare promemoria automatici.

Immagine: Soldo

Report di spesa – I resoconti possono essere consultati per periodo, per utente, per team o gruppo, per tipo di spesa e così via. L’admin può in qualsiasi momento avere una panoramica di come, quando e perché vengono effettuate spese.

In pochi istanti è possibile esportare i report in svariati formati (pdf, xls, csv, qif, ofx) per l’invio al commercialista o il caricamento sul software di contabilità.

Integrazioni – Soldo è compatibile con alcuni importanti software specializzati nella contabilità aziendale. Il collegamento permette lo scambio automatico delle informazioni per eliminare un’ulteriore operazione manuale.

Al momento i servizi compatibili con Soldo sono Zucchetti, Sage AutoEntry, Xero HubDoc, Dext e Flux.

Assistenza clienti e recensioni degli utenti

È possibile contattare l’assistenza clienti Soldo tramite e-mail o live chat.

Per una risposta via e-mail è necessario attendere un giorno lavorativo, mentre scrivendo nella chat (accessibile sia da app che da piattaforma web in seguito all’accesso nell’area personale) si potrà conversare in tempo reale con un operatore.

La chat in tempo reale è disponibile dal lunedì al venerdì dalle ore 9:00 alle 19:00, il sabato dalle ore 9:00 alle 18:00.

Abbiamo esaminato le recensioni degli utenti sul web riscontrando una valutazione media positiva.

Le critiche giungono soprattutto a causa dei controlli minuziosi in fase di registrazione: in molti segnalano richieste aggiuntive di documentazione al fine di eseguire le dovute verifiche. Sebbene possa apparire come un fastidio, tali controlli sono necessari per evitare eventuali frodi – del resto sono previsti dalle norme anti-riciclaggio della comunità europea.

Come aprire un conto Soldo?

La procedura per aprire un conto è semplice e breve. Deve essere svolta dal titolare (o da uno dei titolari) dell’azienda, che assumerà automaticamente il ruolo di super admin della piattaforma, vale a dire di amministratore principale con accesso a tutte le funzioni di controllo e gestione.

Prima di iniziare la registrazione sul sito Soldo si consiglia di tenere a portata di mano le seguenti informazioni e documenti:

• Dati anagrafici
• Numero di cellulare
• Indirizzo e-mail aziendale
• Carta d’identità
• Prova di residenza
• Informazioni generali sulla società
• Dati anagrafici di altri eventuali utenti

Le informazioni sopraelencate, nonché il documento d’identità e la prova di residenza, devono appartenere alla persona che si occupa dell’apertura del conto. Soldo esegue una verifica dell’identità per assicurarsi della veridicità delle informazioni.

Consigliamo, al fine di evitare prolungamenti del periodo di verifica, di caricare immagini chiare e nitide. Il documento d’identità deve risultare facilmente leggibile poiché, in caso contrario, sarà richiesto un nuovo caricamento.

Terminata la registrazione si dovrà attendere qualche giorno lavorativo per la conferma tramite e-mail, dopo la quale l’amministratore può accedere con le sue credenziali, effettuare il bonifico per aggiungere fondi a Soldo (l’accredito richiede 1-2 giorni lavorativi) e iniziare con la configurazione degli utenti.

Dopo aver aggiunto gli utenti alla piattaforma, le carte prepagate aziendali saranno spedite in circa 7 giorni lavorativi, mentre le carte virtuale vengono emesse in breve tempo.

A questo punto, con i fondi presenti nel wallet e gli utenti inseriti nella piattaforma, l’amministratore può procedere a trasferire le somme desiderate alle varie prepagate aziendali.

La nostra opinione

Prima di concludere la nostra recensione è bene ricordare un’ultima volta che Soldo non è un conto corrente, bensì una piattaforma per gestire le spese aziendali.

Gli amministratori delle aziende che già utilizzano questa soluzione apprezzano in modo particolare la possibilità di personalizzazione dei limiti di spesa individuali, cioè per singola carta, nonché il sistema di digitalizzazione delle ricevute.

Grazie alle ricevute digitali si elimina la procedura manuale per la revisione delle spese e soprattutto i tempi di attesa per la consegna dei giustificativi. Il dipendente che effettua una spesa potrà caricare scontrini e fatture dopo alcuni minuti o, qualora non venga fatto, ricevere un promemoria automatico.

Il sistema è completato dalla gestione dei rimborsi per le spese anticipate dai dipendenti (tramite la funzione delle spese pre-approvate) e dalla reportistica avanzata che permette tra l’altro di tenere sotto controllo gli addebiti ricorrenti.

Un ottimo compromesso tra qualità e prezzo.