Recensione Soldo: prepagate aziendali e sistema di controllo spese

Cos’è Soldo?

Prima di addentrarci nella recensione urge precisare che Soldo non è un conto corrente, bensì una piattaforma digitale per la gestione delle spese aziendali.

Non può dunque sostituire un conto bancario, anzi, quest’ultimo servirà a “ricaricare” Soldo e da lì distribuire budget e gestire carte, ruoli degli utenti e spese.

I fondi ricaricati sulla piattaforma potranno essere “prelevati” in qualsiasi momento, trasferendoli tramite bonifico allo stesso IBAN utilizzato per la ricarica. Occorre precisare che non è possibile inviare bonifici a terzi.

È una soluzione sicura e affidabile. In Italia, i fondi depositati vengono custoditi da Banca Sella e garantiti dal Fondo Interbancario di Tutela dei Depositi (FITD).

Tra i clienti di questa società compaiono aziende del calibro di Rai, Bauli, Bata, DeAgostini, Sony e Mitsubishi.

Caratteristiche e funzioni della piattaforma

Scopriamo subito caratteristiche e funzionalità del servizio.

N.B. La disponibilità delle funzioni di seguito elencate dipende dal piano sottoscritto (Pro, Premium, Enterprise).

Carte prepagate aziendali

Le prepagate business sono disponibili in tre versioni:

• Fisica
• Virtuale
• Virtuale temporanea

Possono essere nominative o multiutente. Nel primo caso riportano il nome della persona a cui viene assegnata la carta (titolare), nel secondo riportano il nome dell’azienda e vengono assegnate a reparti aziendali, a categorie di spesa e così via.

Solo la carta fisica dà la possibilità di prelevare contante ma, qualora non fosse necessario per i propri dipendenti o collaboratori, si può tranquillamente optare per le carte virtuali.

Pagina di richiesta di una carta Soldo. L’amministratore dovrà scegliere tipo di carta, valuta e titolare.

La carta virtuale può essere usata per pagamenti in negozio e online. Per pagare in presenza, su POS, basta registrarla su Apple Pay (utenti iOS) o Google Pay (utenti Android) e avvicinare lo smartphone al terminale nel momento del pagamento.

Da non sottovalutare l’utilità della carta virtuale temporanea, perfetta in caso di assegnazione a collaboratori o, in generale, per acquisti occasionali. Hanno validità di 7 giorni, inoltre si può impostare un numero massimo di transazioni. Alla scadenza dei sette giorni o al raggiungimento del numero massimo di transazioni la carta sarà sospesa automaticamente.

Grazie al circuito Mastercard le carte Soldo sono accettate senza problemi in tutto il mondo. Al momento della richiesta è possibile selezionare la moneta di emissione tra EUR, USD e GBP – utili per risparmiare sul tasso di cambio quando si è in trasferta negli Stati Uniti o nel Regno Unito (o anche per eseguire transazioni su siti che si servono di queste valute).

Immagine: Soldo

Regole di spesa

Le regole di spesa sono il cuore di questo servizio.

L’amministratore ha a disposizione una serie di impostazioni per definire nel dettaglio i limiti delle singole carte. Ogni titolare di carta avrà dunque regole di spesa personalizzate.

La gestione può avvenire anche da app.

L’admin della piattaforma può impostare, su ogni carta:

• Budget disponibile
• Tipo di pagamento abilitato (in presenza, online)
• Categorie di spesa autorizzate
• Prelievo contanti

Oltre a conferire un determinato budget è possibile abilitare o disabilitare determinate operazioni (es. pagamenti online, prelievi di contante). L’amministratore può altresì bloccare le transazioni per specifiche categorie di spesa (es. intrattenimento, alimentari, ecc.) oppure per paesi.

Team, ruoli e permessi

Un ulteriore livello di personalizzazione è reso possibile dalla gerarchia degli utenti.

Ogni utente può essere contrassegnato come Dipendente, Manager, Amministratore o SuperAdmin. A ognuno di questi ruoli corrispondono determinati permessi operativi sulla piattaforma di Soldo.

L’amministratore accede alla totalità dei movimenti, alla distribuzione del budget e alle regole di spesa. Solo il SuperAdmin può tuttavia modificare la gerarchia degli utenti e i relativi permessi.

Gli utenti con il ruolo di dipendente accedono solo a informazioni e spese personali; non visualizzano le transazioni di altri utenti.

Infine il manager, autorizzato a visualizzare l’attività dei dipendenti che gestisce, a modificare i loro limiti e le loro regole di spesa.

Immagine: Soldo

Abbonamenti

Soldo offre un efficiente strumento di controllo delle spese fisse mensili, ad esempio gli abbonamenti con addebito diretto su carta.

In un’unica pagina si controllano tutti i pagamenti ricorrenti, si filtrano per periodo e per azienda. L’amministratore può impostare notifiche al raggiungimento di un saldo minimo, in modo che possa aggiungere fondi alla carta tempestivamente.

Costi e commissioni

Alla registrazione è necessario selezionare un piano tra Pro e Premium. Esiste in realtà un terzo piano tariffario, Enterprise, personalizzato e dedicato esclusivamente alle grandi aziende.

Di seguito vediamo le principali voci di spesa:

Ogni piano prevede un numero massimo di utenti e carte attivabili, mentre entrambi richiedono un numero minimo di tre carte attive. Su ogni carta attiva si applica un canone mensile (6 euro per gli utenti Pro, 10 euro per gli utenti Premium).

Sulle carte aggiuntive si dovrà inoltre pagare una quota di rilascio, sia sulle fisiche (5 euro) sia sulle virtuali (1 euro).

Un numero di carte virtuali temporanee (5 con Pro, 10 con Premium) sono invece incluse ogni mese; al superamento la loro emissione costerà 50 centesimi e avranno validità di 7 giorni.

La carta carburante costa invece 2 euro al mese, sempre per singola carta.

Abbiamo visto che Soldo facilita, con carte e wallet dedicati, la gestione delle cosiddette domiciliazioni. Solo un determinato numero di addebiti mensili è però incluso: 3 e 5 rispettivamente con Pro e Premium. Al superamento delle domiciliazioni gratuite ogni addebito diretto aggiuntivo costerà un euro.

Nessuna differenza tra i due piani per quanto riguarda il prelievo di contante e la maggiorazione sul tasso di cambio per i pagamenti all’estero.

La commissione minima sul prelievo è di 2 euro, non esattamente economica ma accettabile per un servizio il cui obiettivo primario è la digitalizzazione delle spese aziendali. Dispendioso ma coerente.

La maggiorazione sul cambio valuta viene addebitata quando si usa la carta in un paese con moneta diversa dall’Euro o su un sito web che utilizza una divisa estera. Non è così elevata rispetto alla concorrenza, tuttavia esistono soluzioni più economiche quando si parla di conversione, tasso di cambio e trasferte all’estero (in tali circostanze consigliamo l’ottimo Revolut Business).

Contabilità e integrazioni

Non mancano i metodi per semplificare la contabilità delle spese effettuate tramite le carte Soldo.

Ricevute digitali

Le ricevute digitali costituiscono una piccola rivoluzione per la contabilità aziendale. I titolari di carte potranno trasmettere tempestivamente scontrini e fatture delle transazioni eseguite: basta avviare l’app Soldo, selezionare il pagamento in questione e scattare una foto della ricevuta.

Scontrini, fatture e ricevute potranno dunque essere controllati immediatamente dall’amministratore.

Se il dipendente dimentica di caricare il giustificativo di spesa, l’admin può servirsi dei promemoria automatici per sollecitare. Dopo un determinato numero di ore o di giorni, a seconda di quanto deciso dall’amministratore, il sistema invierà una notifica all’utente invitando a trasmettere i documenti necessari.

Immagine: Soldo

Report di spesa

I resoconti possono essere consultati per periodo, per utente, per team o gruppo, per tipo di spesa e così via. In qualsiasi momento si può consultare una panoramica di come, quando e perché vengono effettuate spese.

L’esportazione dei report è disponibile in diversi formati (pdf, xls, csv, qif, ofx), già pronti per l’upload nel software di contabilità usato dall’azienda oppure da inviare al commercialista per gli adempimenti fiscali.

Integrazioni

Soldo è compatibile con alcuni importanti software specializzati nella contabilità aziendale; il collegamento con questi software permette lo scambio automatico delle informazioni al fine di eliminare un’ulteriore operazione manuale.

Al momento i servizi compatibili con Soldo sono Zucchetti, Sage AutoEntry, Xero HubDoc, Dext e Flux.

Limiti operativi

L’amministratore del conto Soldo può fissare le regole di spesa delle prepagate aziendali entro i limiti massimi previsti per l’utilizzo delle carte, che riportiamo di seguito:

Fatta eccezione per il limite singolo e giornaliero (forse un po’ restrittivo in ambito business), gli importi massimi applicati a settimana, mese e anno sono abbastanza estesi considerando che, non dimentichiamo, si tratta di “semplici” prepagate.

Assistenza clienti e recensioni degli utenti

È possibile contattare l’assistenza clienti Soldo tramite e-mail o live chat.

Per una risposta via e-mail è necessario attendere un giorno lavorativo, mentre scrivendo nella chat (accessibile sia da app che da piattaforma web in seguito all’accesso nell’area personale) si potrà conversare in tempo reale con un operatore.

La chat in tempo reale è disponibile dal lunedì al venerdì dalle ore 9:00 alle 19:00, il sabato dalle ore 9:00 alle 18:00.

Abbiamo esaminato le recensioni degli utenti sul web riscontrando una valutazione media positiva.

Le critiche giungono soprattutto a causa dei controlli minuziosi in fase di registrazione: in molti segnalano richieste aggiuntive di documentazione al fine di eseguire le dovute verifiche. Sebbene possa apparire come un fastidio, tali controlli sono necessari per evitare eventuali frodi – del resto sono previsti dalle norme anti-riciclaggio della comunità europea.

Come aprire un conto Soldo?

La procedura per aprire un conto è semplice e breve. Deve essere svolta dal titolare (o da uno dei titolari) dell’azienda, che assumerà automaticamente il ruolo di super admin della piattaforma, vale a dire di amministratore principale con accesso a tutte le funzioni di controllo e gestione.

Prima di iniziare la registrazione sul sito Soldo si consiglia di tenere a portata di mano le seguenti informazioni e documenti:

• Dati anagrafici
• Numero di cellulare
• Indirizzo e-mail aziendale
• Carta d’identità
• Prova di residenza
• Informazioni generali sulla società
• Dati anagrafici di altri eventuali utenti

Le informazioni sopraelencate, nonché il documento d’identità e la prova di residenza, devono appartenere alla persona che si occupa dell’apertura del conto. Soldo esegue una verifica dell’identità per assicurarsi della veridicità delle informazioni.

Consigliamo, al fine di evitare prolungamenti del periodo di verifica, di caricare immagini chiare e nitide. Il documento d’identità deve risultare facilmente leggibile poiché, in caso contrario, sarà richiesto un nuovo caricamento.

Terminata la registrazione si dovrà attendere qualche giorno lavorativo per la conferma tramite e-mail, dopo la quale l’amministratore può accedere con le sue credenziali, effettuare il bonifico per aggiungere fondi a Soldo (l’accredito richiede 1-2 giorni lavorativi) e iniziare con la configurazione degli utenti.

Dopo aver aggiunto gli utenti alla piattaforma, le carte prepagate aziendali saranno spedite in circa 7 giorni lavorativi, mentre le carte virtuale vengono emesse in breve tempo.

A questo punto, con i fondi presenti nel wallet e gli utenti inseriti nella piattaforma, l’amministratore può procedere a trasferire le somme desiderate alle varie prepagate aziendali.

La nostra opinione

Quando si sottoscrive Soldo è fondamentale capirne la funzione base: non un conto corrente, bensì una piattaforma per la gestione delle spese e distribuzione del budget aziendale.

Al centro del servizio vi sono le carte prepagate business e il sistema attraverso cui queste vengono amministrate nei dettagli. Ogni carta – che può essere assegnata a una persona oppure a un reparto, a un veicolo, ecc. – ha le proprie regole di spesa e il proprio budget.

A stabilire tali regole sono l’amministratore e il manager, nominati dal cosiddetto SuperAdmin, l’utente che ha creato l’account Soldo per conto dell’azienda. Solo il SuperAdmin può gestire la gerarchia degli utenti, assegnando loro ruoli e relativi permessi operativi.

La piattaforma risulta efficiente e il suo uso è semplificato da una piattaforma intuitiva, sia nella versione web sia nell’applicazione per smartphone.

Costi e commissioni del servizio non sono tra i più economici, ma il rapporto qualità-prezzo è ottimo.

Chi sceglie Soldo dovrà mettere in conto una procedura di verifica non velocissima, nel corso della quale gli operatori potrebbero richiedere documentazione aggiuntiva che provi la piena legittimità della propria impresa. Forse un po’ fastidioso, ma indispensabile per rispettare la normativa europea applicata ai servizi finanziari.

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