Sempre più aziende fanno affidamento alle prepagate aziendali per dipendenti, ma come funzionano?
Si tratta di una soluzione meno impegnativa rispetto alla carta di credito, accessibile a tutti i tipi di impresa e, soprattutto, più adatta alle gestione delle regole di spesa.
Nel presente articolo vediamo cos’è, come funziona e a cosa serve la carta prepagata business per la distribuzione del budget tra personale e reparti della propria azienda.
Come funziona la prepagata aziendale
In Italia abbiamo una certa familiarità con le carte prepagate, comunemente usate per acquisti online e pagamento di abbonamenti.
Da qualche anno riscuotono successo anche in campo business, impiegate soprattutto nella ripartizione del budget tra dipendenti, collaboratori, soci e team.
Prima di approfondire funzioni e caratteristiche delle carte prepagate aziendali, diamo un’occhiata alle nozioni base sul loro funzionamento.
Cos’è una prepagata aziendale?
Per definizione, la prepagata deve essere ricaricata all’occorrenza. Nel caso delle business prepaid questa operazione avviene con modalità diverse rispetto a quelle di una comune carta personale.
La ricarica non è una vera e propria ricarica, bensì il trasferimento di una somma dal conto principale (amministrato dall’azienda) a uno o più conti secondari, ognuno dei quali abilitati appositamente per dipendenti, collaboratori o altre figure aziendali.
La prepagata business non è dunque isolata, al contrario è parte di un sistema interconnesso che permette all’amministratore del conto di distribuire il budget in modo rapido ed efficiente – e di controllare in modo minuzioso le spese effettuate dai dipendenti.
Piattaforma di gestione delle spese
Questo tipo di servizio si è evoluto nel tempo fino a diventare qualcosa di molto simile a un conto corrente aziendale.
Oltre alla gestione delle prepagate per dipendenti, l’amministratore potrà:
- Effettuare pagamenti (bonifici, bollette, domiciliazioni)
- Attivare sotto-conti
- Tenere sotto controllo le domiciliazioni
- Consultare statistiche globali o per singolo utente/prepagata
Parliamo dunque di un vero e proprio centro di controllo delle spese in ambito aziendale, che siano effettuate dallo stesso amministratore, da soci o altro personale a cui sia stata concessa una carta o altro tipo di permessi.
Buona parte delle piattaforme forniscono conti muniti di IBAN, dai quali è dunque possibile inviare e ricevere bonifici. In alcuni casi potrebbero perfino sostituire il classico conto corrente aziendale.
Differenze con il conto business di tipo bancario
Abbiamo appena detto che le piattaforme di gestione delle spese somigliano sempre di più ai tradizionali conti bancari per aziende. La varietà di funzioni e strumenti di pagamento le rende talvolta indistinguibili dalle banche, eppure le differenze sono significative.
Cosa manca (solitamente) a una piattaforma per la gestione di carte prepagate aziendali?
- Carte di credito
- Prestiti
- Scoperto di conto
- Versamento contanti
- Incasso assegni
Per quanto equipaggiati, i conti di pagamento per la gestione delle spese aziendali hanno per loro natura alcune carenze.
Non avendo licenza bancaria non possono offrire ai loro utenti servizi di credito, mentre l’assenza di una rete fisica di filiali e ATM rende impossibili operazioni come il versamento di denaro contante e l’incasso di assegni.
Funzioni di controllo delle prepagate per dipendenti
Vediamo quali sono le caratteristiche, le funzioni e gli strumenti che permettono all’amministratore della piattaforma di monitorare e regolare l’uso delle singole carte assegnate ai dipendenti.
Nominative e non nominative
È possibile attivare diverse tipologie di prepagata aziendale:
- Nominativa: assegnata a un determinato dipendente, che diventa dunque il titolare della carta. Può essere utilizzata esclusivamente da quest’ultimo e tutte le spese sono rincondubili al solo titolare.
- Non nominativa: non è previsto un unico titolare, viene bensì assegnata a un reparto, a un progetto oppure a un veicolo. Possono essere utilizzate da più persone.
Le carte aziendali possono essere altresì temporanee, la cui validità si limita a un breve periodo (es. 30 giorni). Questo tipo di carta è ideale per mettere a diposizione un budget a collaboratori esterni o agli stessi dipendenti per spese occasionali.
Regole e monitoraggio delle spese
Oltre alla semplice assegnazione di un budget alle carte, gli amministratori del conto potranno impostare regole di spesa per ogni prepagata.
Si potrà ad esempio impedire a un certo dipendente di effettuare acquisti che rientrano in una determinata categoria di spesa, o ancora di eseguire un determinato tipo di operazione (es. prelievo contanti, transazioni online)
Digitalizzazione delle ricevute
Funzione basilare quanto utile è la digitalizzazione delle ricevute cartacee. Per ogni transazione effettuata, l’utente può allegare scontrino, fattura o altro tipo di documento scattando una foto dello stesso.
È prevista la possibilità di inviare promemoria automatici per sollecitare l’inserimento del giustificativo, in modo da automatizzare questo tipo di comunicazione breve ma fastidiosa.
Gestione notifiche
L’amministratore del conto personalizza le notifiche in base alle sue esigenze.
Qualora necessario si potranno ricevere notifiche in tempo reale dei pagamenti effettuati o delle operazioni di prelievo (se consentite).
La personalizzazione permette di scegliere il tipo di operazione e/o l’importo a partire dal quale la piattaforma avvisa l’admin.
Carta carburante
Solo alcuni servizi offrono carte dedicate al rifornimento dei mezzi di trasporto dell’azienda.
Il vantaggio è innanzitutto quello di poter controllare con esattezza i consumi, poiché le transazioni in altre categorie di spesa non sono in questo caso autorizzate.
Inoltre, ogni mezzo può disporre della sua prepagata: la carta carburante non è attribuita alla persona bensì alla vettura.
Coperture assicurative
Potrebbe essere fondamentale per alcune imprese la scelta di una soluzione che includa polizze assicurative per ogni ricaricabile attiva.
Tra le coperture incluse con alcuni conti business troviamo spese mediche e legali di emergenza, ritardo e annullamento dei voli, ritardo o smaltimento del bagaglio, assistenza sul posto.
Piattaforme con prepagate business in Italia
Le imprese italiane hanno oggi a disposizione molteplici opzioni tra cui scegliere.
In apparenza sembrano tutte simili, ma sono i dettagli a fare la differenza.
Nella seguente tabella abbiamo selezionato alcuni dei servizi più adatti al mercato italiano, mettendone le funzionalità:
| Qonto | Revolut Business |
Soldo | Intesa Sanpaolo |
|
|---|---|---|---|---|
| IBAN | Sì | Sì | Sì | Sì |
| Bonifico in entrata | Sì | Sì | Sì | Sì |
| Bonifico in uscita | Sì | Sì | – | Sì |
| Regole per ogni carta | Sì | Sì | Sì | – |
| Carte carburante | – | – | Sì | – |
| Digitalizzazione ricevute | Sì | Sì | Sì | – |
| Versamento contanti | – | – | – | Sì |
| Sottoconti con IBAN | Sì | – | – | – |
| Wallet multivaluta | – | Sì | Sì | – |
| Pagamento F24 | Sì | – | – | Sì |
| Finanziamenti | Sì | – | – | Sì |
Tutte le soluzioni presenti in tabella sono munite di IBAN, tuttavia nel caso di Soldo può essere utilizzato solo per aggiungere fondi alla piattaforma.
Qonto, Revolut Business e Soldo offrono un ottimo sistema per il controllo delle spese e la personalizzazione di regole e budget sulle singole prepagate business, mentre i concorrenti “tradizionali” fanno tuttora fatica ad adeguarsi.
Vantaggio di Intesa Sanpaolo, Unicredit e soluzioni vecchio stampo è indubbiamente la possibilità di versare contante. Grazie alla loro rete di sportelli automatici danno la possibilità di depositare denaro cash e incassare assegni, diversamente dai concorrenti più innovativi ma privi del fattore “fisico”.
Solo Qonto può competere con le banche in tema di prestiti. Pur non avendo licenza bancaria, si affida a partner esterni specializzata in finanziamenti veloci per piccole imprese.
Confronta le alternite nell’articolo Soluzioni per gestire le spese aziendali
