Prepagate aziendali: caratteristiche, vantaggi e opzioni in Italia

Sentiamo sempre più spesso parlare di prepagate aziendali come alternative alle classiche carte di credito o carte di debito.

Perché questo tipo di servizio comincia a diffondersi nelle realtà professionali e imprenditoriali?

Nel presente articolo scopriamo le loro caratteristiche, vantaggi e svantaggi, infine diamo un’occhiata a qualche interessante opzione da considerare.

Le caratteristiche della prepagata aziendale

La carta prepagata aziendale – conosciuta anche come conto di moneta elettronica o conto di pagamento – offre soluzioni molto interessanti per imprese e professionisti che necessitano di gestire la ripartizione di fondi tra collaboratori e dipendenti, o semplicemente per differenziare i flussi di cassa ed ottimizzare la contabilità.

Si distingue dalla carta di debito (il cosiddetto “bancomat”) perché non attinge direttamente dal conto corrente, bensì da un proprio fondo. Deve essere quindi di volta in volta alimentata attraverso l’operazione comunemente conosciuta come “ricarica”.

Le ricariche possono avvenire con diversi metodi, variabili a seconda della carta scelta. Il bonifico è la modalità più comune, generalmente disponibile con tutte le prepagate, mentre la ricarica con altra carta di pagamento e il versamento di contanti non sempre sono messi a disposizione.

Quando scegli una prepagata aziendale, assicurati che sia disponibile un metodo di ricarica adatto alla tua attività.

Le transazioni delle carte si aggiornano in tempo reale sulla piattaforma dell’amministratore.

Il vantaggio delle ricaricabili per aziende sta innanzitutto nel maggiore controllo che l’imprenditore può esercitare sul budget attribuito al lavoratore.

Le carte prepagate da utilizzare a scopo professionale si sono evolute negli anni fino a diventare strumenti di gestione delle finanze aziendali. Oggi, infatti, mettono alcuni prodotti offrono molteplici funzionalità che facilitano la distribuzione del budget e in generale la gestione dei flussi di cassa (ne parliamo più avanti in un elenco delle funzioni più interessanti attualmente presenti in alcune soluzioni).

Sicurezza e controllo non dipendono più dalla scelta di ricaricare solo la somma necessaria in un dato momento per un determinato collaboratore.

I conti di pagamento con prepagate per dipendenti non possono offrire prestiti né carte di credito.

Quando oggi si parla di ricaricabili per aziende si fa in realtà riferimento a conti correnti simili a quelli bancari, nel cui ambito la “ricarica” non indica più il versamento di fondi sul conto bensì la distribuzione dal conto principale verso le prepagate ad esso associate, assegnate ai lavoratori dell’azienda oppure ai soci della stessa.

A tal riguardo occorre però sottolineare che, pur approssimandosi sempre di più ai servizi offerti dalle banche, questo tipo di conto presenta alcuni limiti e non sempre è in grado di rimpiazzare il tradizionale conto bancario. Gli istituti di moneta elettronica non sono infatti autorizzati a fornire servizi finanziari che prevedono rischi di insolvenza, dunque vengono meno strumenti talvolta fondamentali per l’attività aziendale.

I conti di moneta elettronica presentano carenze significative in ottica imprenditoriale, tra cui la mancata disponibilità di carte di credito, prestiti, autorizzazione allo scoperto bancario.

Le funzioni che fanno la differenza

Di seguito elenchiamo alcune delle più utili funzioni presenti sulle prepagate aziendali, mentre nella prossima sezione scopriamo quali prodotti le mettono a disposizione.

Nominative e non nominative – Alcuni servizi permettono all’amministratore del conto di richiedere sia carte nominative da assegnare a soci e dipendenti, sia carte non nominative da utilizzare, ad esempio, per collaboratori occasionali o ancora da destinare a reparti aziendali o progetti.

Regole e monitoraggio spese – L’amministratore può impostare regole di spesa per ogni prepagata associata al conto business. Oltre alla semplice assegnazione di un budget, chi amministra la distribuzione può impedire ad una singola carta di effettuare acquisti in determinate categorie di spesa, oppure bloccare un certo tipo di operazioni (es. prelievo contanti, transazioni online).

Ricevute e movimenti in tempo reale – Il controllo non si ferma alla ripartizione dei fondi e all’impostazione di regole per ogni utente. L’imprenditore può consultare in tempo reale le transazioni effettuate da tutte le carte attive.

Dipendenti e collaboratori hanno la possibilità di caricare subito il giustificativo della spesa, semplicemente scattando una foto a ricevute, scontrini e fatture. Qualora ciò non venga fatto, l’admin può inviare in tempo reale una richiesta cliccando sul movimento e poi sull’apposito pulsante.

Immagine: Qonto

Carte carburante – Solo alcuni servizi offrono carte dedicate al rifornimento dei mezzi di trasporto dell’azienda. Il vantaggio è innanzitutto quello di poter controllare con esattezza i consumi, poiché le transazioni in altre categorie di spesa non sono in questo caso autorizzate. Inoltre, ogni mezzo può disporre della sua prepagata: la carta carburante non è attribuita alla persona bensì alla vettura.

Sotto-conti  – Le aziende con esigenze particolari hanno la possibilità di aprire gratuitamente sotto-conti ai quali viene assegnato un proprio IBAN. Ognuno di questi sotto-conti può, ad esempio, essere dedicato ad un determinato settore aziendale oppure ad una categoria specifica di entrate o uscite.

Integrazioni – Alcuni conti possono essere collegati a servizi esterni, ad esempio  a strumenti per la contabilità. In questo modo le transazioni di ogni prepagata aziendale vengono registrate in modo automatico.

Coperture assicurative – Potrebbe essere fondamentale per alcune imprese la scelta di una soluzione che includa polizze assicurative per ogni ricaricabile attiva. Tra le coperture incluse con alcuni conti business troviamo spese mediche e legali di emergenza, ritardo e annullamento dei voli, ritardo o smaltimento del bagaglio, assistenza sul posto.

Quali sono le opzioni in Italia?

In Italia sono disponibili alcune soluzioni interessanti, altre meno. Le aziende che intendono gestire al meglio le finanze in ogni loro aspetto potranno scegliere i moderni conti di moneta elettronica con ricaricabili per il team.

Il recente successo di questo tipo di carta ha spinto anche le banche ad offrire servizi simili, ma saranno all’altezza dei concorrenti giunti da poco sul mercato?

Qonto e Soldo sono le ricaricabili aziendali per eccellenza. Entrambe le soluzioni dispongono di IBAN, ma solo il primo permette di inviare bonifici (il codice bancario di Soldo serve unicamente per ricaricare il conto).

Le loro piattaforme sono efficienti, intuitive e permettono all’amministratore di gestire facilmente tutti gli aspetti delle carte (budget, limiti, regole) – sia da computer che da smartphone o tablet, grazie all’applicazione per dispositivi Android e Apple.

Qonto presenta il vantaggio dei conti multipli per una migliore gestione dei flussi di cassa. Soldo invece offre wallet multivaluta (EUR, GBP, USD) per risparmiare sul tasso di cambio non solo in occasione di trasferte all’estero ma anche per le transazioni online.

Le prepagate business delle banche tradizionali, invece, presentano solo funzioni basilari, ossia il fatto di poter ricaricare la carta del dipendente dalla piattaforma web.

Conclusioni

Parlare di “prepagata aziendale” è ormai riduttivo, o quantomeno occorre osservare questo tipo di servizio sotto una nuova luce.
Alcune opzioni si presentano come una sorta di conto corrente, altri aggiungono funzionalità tipiche dei programmi gestionali o contabili.

È difficile che delle semplici ricaricabili possano sostituire in tutto e per tutto il conto corrente bancario, almeno non quando si hanno esigenze di crediti, scoperti di conto corrente e simili.

Se invece si è agli inizi e si intende fare affidamento esclusivo alle proprie disponibilità, è possibile che almeno una delle soluzioni menzionate nella sezione precedente sia in grado di soddisfare tutte le necessità.

Tra i conti business più interessanti con prepagate aziendali spiccano indubbiamente Qonto e Soldo. Se tuttavia l’impresa è già correntista presso una banca, nulla costa informarsi sulle condizioni economiche ivi proposte, fermo restando che il servizio offerto sarà basilare, senza particolari funzioni gestionali.