Confronto piattaforme per la gestione spese aziendali

Indice

Confronto
Tabella di riepilogo
Costi e commissioni
Rimborso spese
Metodi di pagamento
Integrazioni

Piattaforme
Qonto
Wallester
Airwallex
Soldo
Revolut Business
Pleo

Costi e commissioni

Sebbene i costi ricorrenti siano un aspetto importante per la scelta di una soluzione, le imprese con particolari esigenze gestionali dovrebbero valutarne prima di tutto la qualità e l’efficienza.

Inutile dire che spesso il prezzo riflette questi due aspetti cruciali.

Nella seguente tabella un elenco dei costi fissi mensili (canone, carte):

Canone mensile

C’è un motivo per cui abbiamo iniziato con la premessa del rapporto qualità-prezzo.

Qonto ha il piano base (Essential) con il canone più alto, ma al contempo è la soluzione più completa. Come vedremo più avanti, è l’unica piattaforma a offrire conto corrente aziendale con IBAN italiano, pagamenti locali e internazionali, gestione spese e carte dipendenti.

Wallester è l’unica soluzione con un piano gratuito. Detto ciò, le carte fisiche sono opzionali e i piani avanzati decisamente costosi. Consigliamo di considerare eventualmente solo il piano Free senza canone.

Aiwallex – specializzata in trasferimenti internazionali – parte da 19 € ma in caso di saldo superiore a 10.000 euro non addebita canone.

Fatta eccezione per il piano gratuito di Wallester, è Revolut Business a offrire conto business più economico con il piano Basic. Parliamo di un conto corrente business con funzioni gestionali (come Qonto), tuttavia presenta qualche inconveniente: è situato in Lituania e l’assistenza lascia a desiderare.

Soldo e Pleo sono specializzate in gestione spese. Non possono sostituire un conto corrente, bensì coadiuvarlo. Numerosi e interessanti gli strumenti di gestione, ma segnaliamo che Pleo è disponibile solo in lingua inglese.

Carte business

Qonto è la soluzione a includere più carte fisiche nel piano base (5 carte fisiche senza costo), seguito da Revolut (3 carte) e Soldo.

Le altre piattaforme concedono soprattutto carte virtuali, mentre richiedono un costo una tantum o periodico per quelle fisiche.

Parliamo di carte di debito, ossia con addebito istantaneo della spesa effettuata. Solo Qonto dà la possibilità, agli utenti idonei, di ottenere una carta con addebito differito; in questo caso viene applicato canone mensile sulla suddetta carta.

Integrazioni con app di terze parti

In azienda vengono utilizzati numerosi servizi per contabilità, comunicazione, archiviazione – per citare solo alcuni aspetti della gestione.

Per semplificare, le piattaforme per la gestione delle spese aziendali consentono il collegamento a servizi di terze parti.

Mettiamo a confronto la compatibilità:

*con piani avanzati

Nota: per ognuna delle piattaforme abbiamo elencato solo le integrazioni più note. Si può consultare l’elenco completo sui rispettivi siti web; in alcuni casi si dovrà contattare l’assistenza per avere certezza della compatibilità con un determinato servizio.

A prevalere in questo campo sono Soldo e Pleo, le due soluzioni specializzate esclusivamente in gestione spese.

Solo Revolut Business e Qonto aprono all’integrazione con TeamSystem, mentre Xero e Quickbooks sono presenti in Wallester, Airwallex e Soldo.

Se un servizio non è presente tra quelli compatibili è comunque possibile servirsi delle API. Attenzione: Revolut e Soldo le rendono accessibili solo con i piani avanzati.

Gestione rimborsi e spese anticipate

Obiettivo di queste piattaforme è la digitalizzazione delle operazioni, grazie alla quale è possibile automatizzare o rendere più efficienti i processi gestionali.

Le carte aziendali giocano un ruolo importante nella semplificazione: l’amministratore può configurarle singolarmente e impostare per ogni carta limite di spesa, operazioni consentit e non, permessi, ecc.

Tale sistema consente di fatto di eliminare i rimborsi spesa, ossia le spese anticipate da dipendenti e collaboratori di tasca propria.

Detto ciò, in alcune realtà non è possibile farne a meno, motivo per cui quasi tutte le soluzioni offrono un sistema di gestione delle spese anticipate:

Il dipendente, accedendo al suo profilo personale, potrà aggiungere la spesa anticipata, relativi scontrini e ricevute. L’amministratore del conto riceve una notifica e procede con approvazione o rifiuto del rimborso.

Fatta eccezione per Wallester, tutte le soluzioni dispongono un sistema di gestione rimborsi, tuttavia solo Qonto e Airwallex lo mettono a disposizione di tutti gli utenti, anche quelli con piano base.

Con Revolut Business, Soldo e Pleo è accessibile solo con piani avanzati.

Pagamenti e operazioni disponibili

Altro aspetto fondamentale delle piattaforme per la gestione delle spese aziendali è rappresentato dalle modalità di pagamento disponibili.

Le soluzioni nate in Italia o quantomeno con succursale italiana offrono una localizzazione migliore.

Approfondiamo il confronto dei metodi di pagamento:

Quando, nella sezione costi, si accennava al rapporto qualità-prezzo, parlavamo anche di questo.

Qonto è sì più costoso ma è anche il migliore in Italia. Gli utenti italiani possono pagare le imposte tramite F24 (o delegare il pagamento al commercialista) e bollettini PagoPA/CBILL.

Le altre piattaforme si limitano al bonifico (con limiti geografici) e all’addebito diretto.

A proposito di bonifici, vediamo quale tipo di trasferimento è disponibile:

Tipo di bonifico

*A partire da piano Revolut Business Grow

Sui bonifici si adeguano quasi tutte le piattaforme, a eccezione di Soldo che si limita a ricezione di bonifico europeo come metodo di ricarica del conto.

Qonto, Airwallex e Pleo includono tutte le modalità di trasferimento in tutti i piani di abbonamento, mentre Revolut concede l’invio massivo (utilizzato per esempio per il pagamento stipendi) solo agli utenti con piano avanzato.

Pro

Contro

Qonto è la soluzione più completa tra le opzioni presenti in questo confronto.

È un conto business pensato per gestire entrate e uscite, include fatturazione elettronica (non con tutti i piani di abbonamento), permette di pagare F24 e PagoPA, domiciliare utenze e così via.

Non essendo un conto corrente di tipo bancario, non può tuttavia offrire prodotti finanziari che implicano un rischio, ad esempio carte di credito e prestiti.

In compenso, fornisce un sistema di carte di debito aziendali con addebito istanteo sul conto.

Gestione budget e rimborsi via app

Molteplici le funzionalità dedicate alla gestione spese, tra cui:

• Carte fisiche e virtuali
• Impostazioni personalizzate per ogni carta
• Aggiunta delle ricevute con fotocamera
• Ruoli e autorizzazioni personalizzati
• Carte Istant per spese occasionali
• Sotto-conti dedicati per team

Un’ottima soluzione per necessita di gestire e controllare minuziosamente l’attività degli impiegati e dei collaboratori non dipendenti. In quest’ultimo caso tornano utili le carte virtuali – anche temporanee – per evitare le spese anticipate e avere dunque un maggiore controllo.

Immagine: Qonto

Ogni piano di abbonamento include un numero di carte fisiche gratuite, alle quali è possibile aggiungere carte supplementari con canone.

Le carte virtuali sono invece sempre gratuite e possono essere usate anche per pagare in negozio tramite Apple Pay e Google Pay.

Tutti i piani prevedono una prova gratuita di 30 giorni.

Se si sceglie di rimanere dopo la prova gratuita, consigliamo di optare per il pagamento annuale anziché quello mensile: il risparmio sul canone è significativo.

Pro

Contro

Wallester è una piattaforma specializzata nell’emissione di carte business, anche in versione white label, completamente personalizzate, con logo della propria impresa.

Questa soluzione sembra non conoscere vie di mezzo, dato che propone un piano base senza canone (Free), uno intermedio a 199 euro mensili (Premium), uno avanzato a 999 euro mensili. Si aggiunge infine il piano Enterprise Suite, dedicato esclusivamente alle grandi aziende.

Immagine: Wallester

Ogni piano include un numero massimo (abbastanza generoso) di carte virtuali gratuite. Emettere carte virtuali aggiuntive ha invece un costo di 0,35 € mensili per il pacchetto Free, 0,20 € per il pacchetto Premium, appena 0,10 € al mese con Platinum.

Anche le carte fisiche sono gratuite, tuttavia si paga spedizione.

Se non vi è necessità di prelevare contanti (la tariffa sui prelievi è elevata, pari al 2% dell’importo prelevato), optare per le sole carte virtuali ha i suoi vantaggi: si può pagare in negozio attraverso Apple Pay e Google Pay, oltre che effettuare pagamenti online e domiciliare utenze.

Immagine: Telepass

L’amministratore potrà aggiungere fondi al conto tramite bonifico, mentre non è possibile depositare contanti. Il conto online Wallester ha IBAN estone (EE), dunque sarà necessario dichiarare la giacenza media annua in fase di dichiarazione.

Sui pagamenti in valuta esterà si applica la maggiorazione del 2% al tasso di cambio. Le aziende che operano con clienti e fornitori esteri troveranno maggiore convenienza nel conto multivaluta di Revolut Business.

Pro

Contro

Revolut Business fa concorrenza diretta a Qonto, proponendosi come servizio che punta a sostituire il classico conto corrente bancario.

A differenza del competitor, però, offre IBAN lituano.

Cosa significa? È considerato un conto estero, dunque occorre compilare il quadro RW in fase dichiarazione fiscale.

In teoria non dovrebbero esservi ulteriori inconvenienti, tuttavia non è insolito incorrere in casi di cosiddetta discriminazione IBAN.

Tutti i pacchetti danno accesso a un conto business multivaluta.

È possibile creare gratuitamente sotti-conti in valuta estera (25+ valute) per conservare, ricevere e pagare direttamente con la moneta più conveniente.

Ai clienti esteri si potranno comunicare le coordinare del sotto-conto più adatto (USD, GBP, EUR, ecc.) in modo da conservare la valuta senza conversione, e soprattutto evitando le commissioni salate dei bonifici esteri bancari.

Le aziende con fornitori e cliente non europei dovrebbero puntare senza alcun dubbio su Revolut Business.

La pecca principale di questo conto aziendale online riguada la mancata possibilità di pagare F24, bollettini postali e CBILL, mentre è possibile effettuare pagamenti su circuito PagoPA.

Per il resto è un conto davvero interessante, poiché offre – oltre alla gestione delle spese di impresa e alla distribuzione del budget con carte fisiche e virtuali – un sistema per ricevere pagamenti online e in presenza, rispettivamente tramite gateway di pagamento per negozi online e terminale.

Si segnala infine che, pur avendo licenza bancaria, al momento Revolut Business non offre né finanziamenti né carte di credito.

Pro

Contro

Soldo è un gestionale “puro”, vale a dire che non ha funzioni di conto corrente. È dedicato unicamente alla gestione dei pagamente e distrubuzione del budget tra i membri dello staff.

Forse è la soluzione che nel tempo meno si è evoluta se confrontata con i competitor, ma rimane tuttora un buon prodotto gestionale.

Non è possibile inviare bonifici da Soldo, bensì solo riceverne sotto forma di ricarica del conto, cioè per aggiungere fondi da distribuire attraverso le carte.

Immagine: Soldo

Il canone mensile dipende dalle carte richieste, tuttavia entrambi i piani disponibili prevedono un numero minimo di utenti (3), dal quale scaturisce il costo base mensile di 18 € per il piano Pro, di 30 € per il piano Premium.

Con Premium si ha accesso al wallet multivaluta in euro, dollaro americano e sterlina britannica – un numero decisamente inferiore alle decine di valute disponibili con il concorrente Revolut Business.

Immagine: Soldo

Ruoli, permessi e limiti di spesa sono regolabili per singola carta tramite piattaforma web o applicazione. L’amministratore accede a tutti i movimenti in tempo reale, regolando anche le opzioni di notifica.

Ogni utente può avere – oltre che la carta fisica o virtuale – anche il proprio accesso in app, dalla quale potrà caricare la foto delle ricevute e degli scontrini relativi alle spese effettuate.

Disponibili anche le carte multiutente (da assegnare ad esempio a un team) e le carte carburante (da assegnare al singolo dipendente o al veicolo aziendale). Anche in questo caso l’amministratore potrà limitare la spesa per rifornimenti o ricariche dei veicoli elettrici, pedaggi e così via.