L’obbligo di conservazione e trasmissione telematica dei corrispettivi delle attività commerciali è all’ordine del giorno da ormai qualche tempo, più volte prorogato per agevolare la sua implementazione.

In questa breve guida scopriamo quanto tempo si ha ancora a disposizione per adeguarsi ai regolamenti, chi è obbligato e chi invece può adottare metodi alternativi, come usufruire delle agevolazioni fiscali sull’acquisto dei dispositivi.

Il Registratore Telematico è obbligatorio?

La risposta breve è sì, il Registratore Telematico (RT) è obbligatorio in tutte le attività che esercitano cessione di beni o prestazione di servizi. La regola generale prevede dunque che tutti gli esercizi commerciali dispongano di un registratore di cassa in grado di memorizzare e trasmettere per via telematica i corrispettivi.

Fanno eccezione solo alcune attività, elencate nei decreti del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) pubblicati nel 2019 in data 10 maggio e 24 dicembre. Tra le attività esonerate compaiono:

  • Cessione di tabacchi e beni del monopolio
  • Cessione di prodotti agricoli in regime speciale
  • Cessione di giornali, quotidiani e periodici
  • Prestazioni di notai con onorari stabiliti in misura fissa
  • Mense aziendali, scolastiche e universitarie

Per l’elenco completo è necessario consultare i decreti sopraindicati, reperibili in Gazzetta Ufficiale (GU) oppure sul sito dell’Agenzia delle Entrate (AdE). Si tratta tuttavia, come si può intuire dalle voci riportate nel nostro breve elenco, di casi particolari che riguardano perlopiù attività di interesse pubblico che coinvolgono in maniera diretta o indiretta lo Stato.

Registratore Telematico e Scontrino Elettronico non riguardano invece liberi professionisti, lavoratori autonomi e altre attività non registrate presso la Camera di Commercio, che invece devono adottare la Fatturazione elettronica. Anche in questo caso sono previste eccezioni:

Entrata in vigore e proroga

Per le attività con un volume di affari pari o superiore a 400.000 euro annui, la data di entrata in vigore dell’obbligo risale al 1° luglio 2019, mentre dal 1° gennaio 2021 sono chiamate in causa tutte le altre attività, indipendentemente dal volume fatturato.

Diverse proroghe sono state poi emesse nel tempo per consentire a tutti l’adeguamento ai nuovi sistemi telematici. L’ultima proroga, approvata in seguito alle difficoltà portate dall’epidemia di Covid-19, estende il tempo transitorio fino al 1° gennaio 2022.

A partire dal prossimo anno, si rischieranno sazioni in caso di mancato adempimento.

Esercenti e imprenditori che non hanno ancora avuto la possibilità di acquistare un RT o di adeguare un dispositivo già in loro possesso, potranno nel frattempo usufruire della procedura manuale di trasmissione telematica, disponibile nel portale Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle Entrate.

Si può accedere al portale tramite Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID), Carta di Identità Elettronica (CIE) o Carta Nazionale dei Servizi (CNS), cioè la tessera sanitaria dotata di chip e abilitata ai servizi online della Pubblica Amministrazione.

Nel portale Fatture e Corrispettivi si può selezionare la Procedura Web denominata Documento commerciale online per la compilazione manuale.

Tale modalità di trasmissione dei dati è in tutta evidenza una soluzione poco praticabile per gli esercizi commerciali con un flusso continuo di entrate, ed è da considerarsi in ogni caso – come già anticipato – una modalità transitoria.

Requisiti del registratore di cassa

Cos’è, innanzitutto, un Registratore Telematico? Per semplificare, possiamo dire che è un registratore di cassa collegato al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, al quale invia automaticamente i corrispettivi. In termini pratici, rende più semplice una procedura rispetto al passato.

Un registratore di cassa telematico può assumere diverse sembianze: un tradizionale registratore di cassa con tastiera fisica, un computer o ancora un moderno terminale multifunzione con touchscreen. A renderlo conforme è unicamente il collegamento al SdI nonché la conservazione e trasmissione dei dati secondo gli standard dettati dal Governo.

Immagine: Olivetti

Il registratore telematico può assumere anche le sembianze del vecchio registratore di cassa

Olivetti offre registratori di cassa “tradizionali” ma conformi alla trasmissione telematica.

Immagine: Mobile Transaction

I registratori telematici possono essere integrati anche ai POS smart.

La disponibilità di ulteriori funzioni – ad esempio gestionale dell’attività, dell’inventario e degli ordini, programmi fedeltà, buoni regalo e così via – dipende unicamente dalla scelta fatta dall’esercente. Insomma, è possibile acquistare un RT senza funzioni “extra” (più economico) oppure una soluzione che includa un software gestionale completo (più costoso ma più efficiente).

Installazione e attivazione

I registratori telematici devono rispettare tutti i requisiti tecnici stabiliti dal Governo e riportati nei decreti ministeriali. Devono inoltre essere certificati dall’Agenzia delle Entrate.

Saranno i produttori dei sistemi ad occuparsi della certificazione nonché dell’attivazione presso le singole attività commerciali.

Quando si acquista o si sottoscrive un servizio, sarà un tecnico abilitato ad installare, configurare ed attivare il registratore telematico. L’attivazione consiste nella richiesta del cosiddetto certificato dispositivo (dalla validità di 8 anni) e nel collegamento al già citato Sistema di Interscambio.

Una volta terminata l’attivazione, nell’area personale del portale Fatture e Corrispettivi si potrà trovare un codice QR. Tale codice deve essere stampato ed esposto sul registratore di cassa, reso disponibile a chiunque voglia controllare lo stato di attivazione del sistema.

Il controllo può essere effettuato semplicemente inquadrando il suddetto codice QR con la fotocamera di uno smartphone, oppure tramite un’apposita app in grado di leggere questo tipo di codice.

Scontrino elettronico e documento commerciale

Insieme all’obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi è entrato in vigore lo scontrino elettronico. Quest’ultimo viene automaticamente prodotto, conservato e trasmesso al sistema dell’Agenzia delle Entrate.

Non esiste più lo scontrino fiscale cartaceo, ma poco cambia nel rapporto con il cliente per quanto riguarda la consegna consegna delle ricevute.

Al cliente viene infatti fornito un documento commerciale, prodotto dallo stesso registratore di cassa telematico e pressoché identico, nelle sembianze, al tradizionale scontrino cartaceo. Il documento commerciale «costituisce titolo per l’esercizio dei diritti di garanzia contro i vizi della cosa», come stabilito dal decreto ministeriale.

Caratteristiche del documento commerciale

Il documento commerciale è valido ai fini fiscali e contiene le seguenti informazioni:

  • Denominazione dell’attività
  • Indirizzo della sede
  • Partita IVA
  • Data e ora di emissione
  • Numero del documento
  • Descrizione dei beni o servizi
  • Importo totale e indicazione delle imposte

La versione elettronica del suddetto documento contiene ulteriori informazioni di carattere tecnico, ad esempio i dati di trasmissione, del fornitore del software e così via. Sulla versione cartacea saranno invece riportate unicamente le informazioni utili al cliente.

Cambiano dunque le caratteristiche tecniche dello scontrino e della ricevuta, mentre nella sfera pratica resta tutto invariato: l’esercente consegna la ricevuta (documento commerciale) al cliente, e quest’ultimo potrà utilizzarla per il reso o eventuali cambi.

L’unica differenza sta nella possibilità da parte dell’esercente di consegnare – previo accordo con il cliente – un documento commerciale informato digitale in luogo di quello cartaceo.

I moderni registratori di cassa consentono infatti di selezionare l’invio della ricevuta digitale via SMS, e-mail o altre app di messaggistica, come Whatsapp, Messenger e Telegram. Questa scelta – che, ricordiamo, deve essere comunque condivisa dal cliente – permette di risparmiare sul consumo di carta termica e di ridurre l’impatto ambientale della propria attività.

Il credito di imposta per acquistare un RT

È prevista un’agevolazione per l’acquisto o adeguamento ai nuovi standard di un vecchio registratore di cassa.

Si tratta di un credito d’imposta – altresì noto come Bonus Registratore Telematico – da usare in compensazione nel modulo di pagamento delle imposte. In altre parole, il cosiddetto bonus permetterà di ridurre le imposte dovute in funzione della spesa effettuata.

Il credito d’imposta consiste nel:

  • 50% della spesa effettuata per l’acquisto di un RT (fino ad un massimo di 250 euro);
  • 50% della spesa effettuata per adeguare un registratore di cassa ai nuovi standard (fino ad un massimo di 50 euro).

Collegando il registratore telematico al terminale di pagamento per accettare pagamenti con carta, si può inoltre usufruire del cosiddetto Bonus POS al 100%. Il credito ammonta invece al 30% se il POS non è collegato al registratore di cassa telematico.

Le suddette agevolazioni potranno essere applicate fino al giugno 2022.