Lo vedi continuamente in ogni negozio e probabilmente lo hai già installato ed utilizzato nella tua stessa attività, ma la domanda rimane: come si usa un registratore di cassa?
I vecchi registratori di cassa non si collegano al POS né ad app gestionali
I punti cassa moderni sono modulari, formati da diverse componenti – alcune delle quali opzionali:
- Monitor computer o schermi tablet
- Software gestionale
- Terminale POS
- Cassetto per contanti
- Stampante scontrini
- Scanner codici a barre
Il registratore di cassa serve principalmente a memorizzare le vendite. Oggi i due metodi di pagamento più utilizzati sono i contanti e le carte di pagamento. Vediamo come procedere con entrambi i metodi.
Come accettare i pagamenti tramite carta
I pagamenti tramite carta possono essere accettati generalmente in due modi: tramite l’inserimento manuale oppure automaticamente, tramite un sistema collegato.
In entrambi i casi è richiesto un lettore di carte di credito: un terminale autonomo per gli inserimenti manuali o un terminale integrato per un sistema collegato. Indipendentemente dal tipo di terminale, quest’ultimo dovrà connettersi ad internet via cavo, WiFi o scheda SIM.
Lo schermo del registratore di cassa dove viene inserito l’articolo acquistato prima di elaborare il pagamento tramite terminale POS.
Un terminale autonomo è indipendente dal software del registratore di cassa. Non c’è alcuna comunicazione tra i due apparecchi. Ciò significa che, una volta selezionati gli articoli da vendere sul registratore di cassa, si dovrà digitare l’importo sulla tastiera del POS (due operazioni diverse). A questo punto il terminale si connetterà con circuito o banca per approvare la transazione. La ricevuta sarà stampata se il lettore ha una stampante incorporata, o apparirà semplicemente un messaggio sul diplay per confermare il pagamento.
Un terminale integrato è connesso con il registratore di cassa, dunque, quando i prodotti vengono selezionati, il software centrale invierà direttamente l’importo della transazione al terminale POS (unica operazione). Quest’ultimo di solito si illumina e mostra automaticamente il totale da pagare, consentendo al cliente di procedere al pagamento. Con questo metodo non deve essere inserito nulla manualmente. Il pagamento viene elaborato tramite linea telefonica o internet.
Come ricevere pagamenti in contanti
I punti cassa moderni hanno solitamente un monitor touchscreen con un’interfaccia che permette di inserire i prodotti venduti e l’importo da pagare. Nel momento in cui si riceve un pagamento in contanti, il commerciante inerisce l’importo pagato dal cliente e il software calcola il resto dovuto. A questo punto, la somma ricevuta deve essere riposta nel cassetto portasoldi.
Quando il cassetto contanti non è utilizzato deve essere chiuso in maniera sicura per evitare furti. Nei punti cassa moderni, i cassetti sono generalmente integrati con il computer principale o con il software del tablet, in modo da aprirsi automaticamente una volta che viene inserito l’importo pagato sullo schermo. Se queste due componenti non sono collegate, potrebbe essere necessario aprire manualmente il cassetto.
Un cassetto rendiresto dovrebbe avere banconote e monete ben organizzate, in modo da poter dare velocemente il resto al cliente.
Chiusura di fine giornata con un registratore di cassa
Alla fine di ogni giornata si deve procedere con la chiusura della cassa, che attraverso un report mostra il totale delle vendite divise in base ai metodi di pagamento utilizzati, ad esempio contanti, carte di credito, assegni, buoni sconto, ecc.
Con il lettore di carte di credito, si deve il più delle volte effettuare il report anche sul terminale, in modo da confrontare il totale delle vendite tramite carta con quello che risulta dal punto cassa. Il report di chiusura giornaliera può essere eseguito sullo schermo della cassa o sull’applicazione mobile associata al servizio.
Utilizzando i tasti del terminale è possibile confermare l’importo delle vendite, modificare le impostazioni o ottenere il reporto delle vendite giornaliere
Se hai un terminale autonomo puoi confrontare il report di chiusura del terminale con il report di chiusura del registratore di cassa per controllare se i pagamenti tramite carta corrispondono.
Se non corrispondono, potrebbe significare che un pagamento tramite carta non è stato registrato dal registratore di cassa, o che un pagamento è stato erroneamente registrato come pagamento tramite carta quando invece è stato effettuato tramite contanti.
Se accetti pagamenti in contanti dovrai contare anche il denaro liquido depositato nel cassetto, detrarre il denaro contante presente all’inizio della giornata e, infine, comparare il risultato con quello del report di chiusura.
Se i due importi corrispondono, significa che durante la giornata è stato dato il resto corretto a tutti i clienti che hanno pagato in contanti. Se è superiore o inferiore all’importo del report di chiusura, la differenza dovrà essere annotata nei conteggi.
Ad ogni modo, è un requisito imprescindibile registrare tutte le transazioni in un sistema di contabilità. I moderni registratori di cassa solitamente fanno tutto ciò: basta inserire tutte le transazioni nel software gestionale, inclusi i pagamenti con carta, contanti, buoni e così via.
