Dal 2024 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutti.

Terminato il periodo transitorio durante il quale veniva concessa l’esenzione a determinate categorie di contribuenti, oggi tutti i titolari di partita IVA – inclusi i professionisti in regime forfettario – sono tenuti a emettere fatture elettroniche.

Non pochi si sentiranno spaesati, tuttavia basta conoscere alcuni elementi cruciali delle piattaforme per abituarsi in breve tempo.

Nel presente articolo scopriamo:

  • requisiti ed elementi obbligatori
  • come funziona l’emissione
  • come funziona la ricezione e consultazione

Spoiler: non è sempre necessario sottoscrivere servizi a pagamento per emettere e ricevere documenti fiscali elettronici.

Requisiti della fattura elettronica

Partiamo dalle basi: con l’espressione fattura elettronica si fa riferimento, in Italia, a un formato specifico di file redatto secondo i requisiti tecnici dettati dall’Agenzia delle Entrate.

In altre parole, un semplice documento compilato a computer e inviato in formato PDF o simili non è fattura elettronica, bensì una semplice fattura digitale senza valore legale.

Quali sono i requisiti per la creazione di un documento valido ai fini fiscali?

  • il file deve essere in formato XML
  • una serie di campi deve essere compilata obbligatoriamente
  • il documento deve essere trasmesso tramite SDI

Fortunatamente non dovremo preoccuparci dei requisiti tecnici, in quanto le piattaforme di fatturazione elettronica fanno in modo che l’utente debba compilare un semplice modulo online come tanti altri. Ai requisiti informatici pensano loro.

Le fatture elettroniche devono essere inviate tramite il sistema di interscambio dell'agenzia delle entrate

Tra i campi obbligatori spicca il codice destinatario o SDI. Trattasi di un codice alfanumerico di 7 cifre atto individuare correttamente la destinazione dell’invio.

Se dobbiamo emettere fattura, assicuriamoci che il destinatario fornisca anche questo codice. Anticipiamo però che non tutti ne sono in possesso (es. privati, aziende estere): in questo caso potremo inserire un codice generico affinché il sistema accetti il nostro documento.

In ultimo, la trasmissione della fattura deve avvenire tramite Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Anche questa volta, l’utente dovrà solo assicurarsi di configurare correttamente la piattaforma di fatturazione e sarà quest’ultima a occuparsi di tutto.

Dai un’occhiata al nostro articolo Piattaforme di fatturazione per piccole imprese

Guida pratica alla compilazione

Questa guida si basa sulla piattaforma di fatturazione dell’Agenzia delle Entrate, completamente gratuita e accessibile a tutti i titolari di partita IVA.

Si tratta di un sistema abbastanza macchinoso e caotico, tuttavia basta un po’ di pratica per utilizzarlo senza difficoltà.

Accessibile a tutti ma non adatta a tutti.

Imprese e professionisti che emettono e ricevono numerose fatture farebbero meglio a trovare una soluzione a pagamento, meglio organizzate e con funzioni aggiuntive che permettono di tenere traccia dello stato dei pagamenti.

Insomma, si può scegliere liberamente se usare il sistema gratuito dell’AdE o sottoscrivere un servizio in abbonamento. Saranno le esigenze dei singoli a dettare la scelta.

Come emettere una fattura elettronica

Prima di tutto occorre accedere al sito dell’Agenzia delle Entrate.

Per accorciare il percorso previsto dal caotico sito consigliamo di cercare “fatture e corrispettivi” su Google o altri motori di ricerca, dunque cliccare sulla pagina dell’AdE. In questo modo si finirà subito nella sezione di nostro interesse.

In alternativa si può accedere da agenziaentrate.gov.it (pagina principale) ma – avvisiamo – è facile disorientarsi. Il percorso è in ogni caso il seguente: Accesso ai servizi > Accesso per professionisti e imprese > digitare “fatturazione” nella barra di ricerca > cliccare su infine su Vai al servizio.

Ricordiamo che l’accesso si effettua con una delle seguenti modalità:

  • Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID)
  • Carta di Identità Elettronica (CIE)
  • Carta Nazionale dei Servizi (CNS)

A questo punto, nel riquadro Fatturazione elettronica e Conservazione clicchiamo sul link con la stessa dicitura:

Nel riquadro Fatturazione elettronica e Corrispettivi si clicca sull'omonimo link per accedere alla pagina per creare le fatture

Area riservata del portale Fatture e Corrispettivi dell’AdE

Per creare una fattura dovremo innanzitutto selezionare il tipo di documento tra:

  • Fattura ordinaria
  • Fattura semplificata
  • Fattura PA

Come si può vedere dall’immagine, è altresì possibile importare (cioè caricare) un file XML già compilato.

È tuttavia consigliabile, per evitare errori, di compilare il documento direttamente dalla piattaforma.

La fatturazione elettronica gratuita è disponibile nella sezione Fatture e Corrispettivi del sito Agenzia delle Entrate

Selezione del tipo di fattura sulla piattaforma AdE

Dopo aver selezionato il tipo di fattura si apre innanzitutto la scheda Cliente, dove inseriremo:

  • Partita IVA e/o codice fiscale
  • Denominazione
  • Nome e cognome
  • Indirizzo

Naturalmente i campi relativi a denominazione e partita IVA non dovranno essere compilati se il destinatario è un privato senza partita IVA. Basterà lasciarli in bianco.

Troveremo altri due campi relativi al cliente, di cui uno obbligatorio:

  • Codice destinatario
  • Indirizzo PEC

Mentre l’indirizzo PEC è facoltativo (consigliamo comunque di inserirlo in modo che il cliente riceva una notifica), sarà obbligatorio il cosiddetto codice destinatario.

Il codice destinatario è un campo obbligatorio

Il codice destinatario è composto da 7 caratteri

Il codice destinatario deve essere fornito dallo stesso cliente.

Se il cliente non può fornire questo dato (come nel caso dei privati senza partita IVA e delle aziende estere), basterà compilare il campo con il codice generico XXXXXXX (sette volte la lettera X).

A proposito di aziende estere, come compilare il campo relativo alla partita IVA?

Fattura elettronica verso clienti esteri

Persone fisiche e giuridiche domiciliate all’estero non sono in possesso né di codice fiscale italiano né del codice destinatario.

Come compilare, dunque, una fattura verso clienti non italiani?

La risposta arriva dall’Agenzia delle Entrate, a pagina 28 del documento Risposte alle domande più frequenti sulla fatturazione elettronica. Riassumiamo il chiarimento nella seguente tabella:

Campo Codice
Codice destinatario XXXXXXX
(sette volte la lettera x)
Partita IVA
  • Codice paese: sigla del paese secondo lo standard ISO 3166-1 alpha 2
  • Numero: identificativo del cliente (es. equivalente della p.IVA o del codice fiscale); in alternativa il codice generico 99999999999 (undici volte il numero nove)
  • Codice fiscale: lasciare vuoto
Indirizzo Domicilio del cliente
CAP 00000
(cinque volte il numero zero)
Campo Codice
Codice destinatario XXXXXXX
(sette volte la lettera x)
Partita IVA
  • Codice paese: sigla del paese secondo lo standard ISO 3166-1 alpha 2
  • Numero: identificativo del cliente (es. equivalente della p.IVA o del codice fiscale); in alternativa il codice generico 99999999999 (undici volte il numero nove)
  • Codice fiscale: lasciare vuoto
Indirizzo Domicilio del cliente
CAP 00000
(cinque volte il numero zero)

Essendo un identificativo emesso solo in Italia, per i clienti esteri useremo il codice destinatario generico riportato in tabella (il medesimo utilizzato per i clienti italiani che non ne sono muniti).

Il campo codice fiscale deve essere lasciato in bianco, mentre nel campo della partita IVA digiteremo il codice paese (es. ES per la Spagna, DE per la Germania, CN per la Cina) seguito da un numero identificativo fornito dal cliente.

Consigliamo, nel caso di clienti UE, di inserire l’equivalente della partita IVA o del codice fiscale. Per i clienti non comunitari possiamo invece usare il codice generico di undici cifre (vedi tabella).

Cliccando sull’apposito pulsante si passa alla scheda relativa ai dati della fattura:

Compilazione dati della fattura elettronica

Nei dati della fattura è possibile aggiungere campi extra (es. termini di pagamento)

La prima cosa da fare è selezionare il tipo di documento tra le numerose opzioni disponibili:

Tra i tipi di documento da scegliere vi è fattura, acconto su fattura, parcella, autofattura, nota di credito o di debito, integrazione, estrazione beni, ecc.

Selezione del tipo di documento sulla piattaforma AdE

Si prosegue con la selezione del proprio regime fiscale (es. ordinario, forfettario, minimi, editoria, agricoltura, ecc.) e con l’inserimento del numero progressivo della fattura.

Nella sezione Beni e servizi si clicca su Aggiungi per inserire le righe necessarie.

Per ogni riga gli elementi obbligatori da compilare sono i seguenti:

  • Descrizione
  • Prezzo unitario
  • Aliquota IVA

Se selezioniamo l’aliquota allo 0% dovremo inoltre compilare il campo Natura scegliendo una delle opzioni proposte dal menù a tendina (es. escluse ex art. 15, non imponibili, esenti).

Nel caso dei forfettari, l’opzione da selezionare per l’aliquota IVA 0% è Non soggette – altri casi.

Come si può osservare dall’immagine precedente, nella colonna a destra si potranno selezionare campi aggiuntivi a seconda delle esigenze, ad esempio le condizioni del pagamento, il bollo elettronico e così via.

Infine si proseguirà con il riepilogo dei dati inseriti in fattura (suggeriamo di verificare un’ultima volta che siano corretti) e infine con la trasmissione attraverso Sistema di Interscambio.

Ricevere una fattura elettronica

Premessa: per ricevere una fattura elettronica non vi è alcun bisogno di attivazioni, configurazioni o altro. Chiunque può essere il destinatario di un un documento fiscale elettronico.

A cambiare è la modalità di consultazione della stessa.

Aziende e privati senza codice destinario possono fornire un indirizzo PEC al fine di ricevere una notifica dell’emissione. Per consultarla basterà accedere al portale Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate e visitare la sezione Le tue fatture.

Per comodità si potrà chiedere a chi emette fattura di inviare una copia in pdf al proprio indirizzo e-mail, tuttavia avrà valore fiscale solo la versione elettronica presente sul suddetto portale.

Se usiamo una soluzione diversa da quella AdE, affinché le fatture passive risultino automaticamente in piattaforma dovremo comunicare al nostro fornitore o prestatore di servizi il codice destinatario. Quest’ultimo deve essere fornito dalla piattaforma utilizzata.

Leggi anche il nostro articolo Conservazione delle fatture elettroniche