La fatturazione elettronica è già obbligatoria per le imprese ed alcune categorie di professionisti, ma presto l’obbligo potrebbe riguardare tutti i soggetti titolari di partita IVA.

Nel presente articolo scopriamo cos’è e come funziona la fattura elettronica, come si emette un documento valido e quali sono le alternative (anche gratuite) agli strumenti offerti dall’Agenzia delle Entrate.

I requisiti della fattura elettronica

La fattura elettronica non è un semplice documento redatto tramite videoscrittura, ad esempio con programmi come Microsoft Word o Excel, è bensì un file con determinati requisiti tecnici.

Il file deve essere in formato XML, deve contenere determinati valori e rispettare una certa nomenclatura. In altre parole, non può essere prodotto “a mano”: serve un programma specifico.

La fatturazione elettronica riduce il consumo di carta

La fatturazione elettronica è più comoda, poiché non è necessario né stampare né consegnare la versione cartacea al cliente.

Questo tipo di documento viene trasmesso in modo automatico all’Agenzia delle Entrate (AdE) e al destinatario della fattura (con qualche eccezione che vedremo più avanti) tramite Sistema di Interscambio (SDI). In tal modo i corrispettivi fatturati saranno rilevati istantaneamente dall’AdE.

Chi emette la fattura non deve preoccuparsi dei requisiti informatici. Sarà lo sviluppatore del software, ovvero il fornitore dell’applicazione o della piattaforma ad assicurare la conformità con le regole fissate dal governo.

Di seguito approfondiamo, in termini pratici, la modalità di emissione delle fatture elettroniche nonché la varietà di strumenti disponibili in Italia, gratuiti oppure a pagamento.

L’obbligo non riguarda tutti

Sono soggetti ad obbligo di fatturazione elettronica tutte le imprese, i liberi professionisti e i lavoratori autonomi che non rientrano nel regime fiscale agevolato.

Chi opera nel regime forfettario, invece, può scegliere liberamente se emettere il documento tradizionale, cioè in forma cartacea, oppure quello elettronico.

Detto ciò, sono sempre più insistenti le voci secondo cui il governo si appresta ad estendere l’obbligo a tutti i soggetti titolari di partita IVA, indipendentemente dal regime fiscale adottato.

Guida pratica alla fattura elettronica

Ci sono diverse soluzioni per inviare e ricevere fatture elettroniche, alcune delle quali gratuite.

Le soluzioni a costo zero sono offerte dalla stessa Agenzia delle Entrate, tuttavia ci sono aziende specializzate che mettono a disposizione un servizio basilare senza alcuna spesa.

Di seguito spieghiamo come emettere una fattura dal sito AdE, poi diamo un’occhiata alle altre opzioni.

Emissione

Occorre innanzitutto accedere all’area riservata del sito agenziaentrate.gov.it, cliccando su Accesso ai servizi.

L’accesso può avvenire tramite:

  • Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID)
  • Carta di Identità Elettronica (CIE)
  • Carta Nazionale dei Servizi (CNS)

Chi ha una carta di identità elettronica, cioè la tessera in plastica anziché il vecchio documento cartaceo, può utilizzarla per accedere a tutti i servizi personali della Pubblica Amministrazione, oltre a quelli relativi alla propria impresa.

In caso contrario è consigliabile puntare sullo SPID: si ottiene con una procedura online veloce e gratuita, e permette un accesso rapido a tutti i siti della PA.

La carta nazionale dei servizi – cioè la tessera sanitaria dotata di chip – ha la stessa validità, tuttavia per abilitarla ai servizi online è necessario recarsi presso un ufficio regionale, dunque potrebbe non essere l’opzione più comoda.

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Una volta effettuato l’accesso e selezionata l’utenza, nella parte bassa della pagina clicchiamo su Fatturazione elettronica. In alternativa, è possibile cercare sul motore di ricerca “agenzia delle entrate fatture e corrispettivi” per trovarsi direttamente sul portale dedicato alla fatturazione.

Clicchiamo ora su Accedi nel riquadro Fatture e Corrispettivi, quindi selezioniamo Prosegui e chiudiamo le eventuali finestre con messaggi informativi.

Immagine: Mobile Transaction

Per accedere alla fatturazione elettronica dell'Agenzia delle Entrate si clicca su Fatture e Conservazione

Area riservata del portale Fatture e Corrispettivi dell’AdE.

Selezioniamo il tipo di documento:

  • Fattura ordinaria
  • Fattura semplificata
  • Fattura PA

Immagine: Mobile Transaction

Nel portale Fatture e Compensi dell'Agenzia delle Entrate è possibile generare fatture elettroniche

Schermata per la generazione delle fattura elettronica sul sito AdE.

Oltre ai soliti dati necessari per produrre qualsiasi tipo di fattura (nome, denominazione, indirizzo, ecc.) troveremo altri due campi relativi al cliente:

  • Codice destinatario
  • Indirizzo PEC

Immagine: Mobile Transaction

Tra i campi obbligatori della fattura elettronica compare il codice destinatario

Il codice destinatario è composto da 7 cifre, rilasciato dall’AdE.

Il campo codice destinatario è obbligatorio e non si può procedere senza compilarlo. Si tratta di un codice a 7 cifre rilasciato dall’Agenzia delle Entrate o dal fornitore del servizio di fatturazione elettronica.

Il cliente deve dunque comunicare il suo codice destinatario – ma ciò non sempre è possibile, come nel caso delle aziende estere.

E se il cliente è un’azienda estera, senza codice destinatario?

Nulla da temere, la soluzione è molto rapida.

Basta inserire nell’apposito campo il codice generico XXXXXXX (sette volte la lettera X), sia per le aziende con sede nell’Unione Europea, sia per le aziende extra-UE (il Sistema di Interscambio funziona solo in Italia).

Se l’azienda ha sede fuori dall’Unione Europea e dunque non dispone di partita IVA o equivalente, nel campo Partita IVA deve essere utilizzato il codice paese (ad esempio AU per l’Australia, CN per la Cina) accompagnato dal codice generico 99999999999 (undici volte il numero 9). Il campo codice fiscale può essere lasciato vuoto.

Infine, sempre nel caso di aziende extra-UE o soggetti privati extra-UE, nel campo CAP inseriamo il codice generico 00000 (cinque volte il numero zero).

Attenzione – Le aziende estere (sia UE che extra-UE) non possono essere notificate dal sistema fiscale italiano. Chi emette la fattura dovrà quindi inviare una copia al cliente, nel modo in cui preferisce (e-mail, posta, ecc.)

In modo simile, quando il soggetto è un privato, nel campo del codice destinatario occorre inserire il codice generico 0000000 (sette volte il numero zero), mentre compilando il campo codice fiscale non sarà necessario immettere la partita IVA.

Ricezione

Chiunque può ricevere fatture elettroniche, tuttavia può cambiare il canale di consultazione.

Se comunichiamo il nostro codice destinatario all’azienda o al professionista che deve emettere la fattura, riceveremo automaticamente una notifica dall’Agenzia delle Entrate o sulla piattaforma utilizzata per la fatturazione elettronica.

In alternativa, possiamo comunicare un indirizzo PEC, che sarà inserito al posto del codice destinatario ed utilizzato per notificare ugualmente la fattura.

Nel caso in cui non venga inserito nessuno di questi elementi (come spesso avviene quando la fattura è indirizzata a soggetti privati) è possibile aderire al servizio di consultazione dell’Agenzia delle Entrate e ivi trovare tutte le fatture ricevute. In questo caso, però, non riceveremo alcuna notifica dal sistema di interscambio.

Qual è la migliore soluzione?

Abbiamo visto come emettere una fattura elettronica attraverso il portale dell’Agenzia delle Entrate, ma (fortunatamente) esistono molteplici alternative.

La piattaforma Fatture e Corrispettivi dell’AdE, come si può intuire dalle immagini presenti in questo articolo, risulta grezza e non brilla per facilità d’uso. Orientarsi al suo interno non è semplice, e per questo motivo in tanti preferiscono sottoscrivere un servizio di terze parti. Attualmente è disponibile perfino qualche soluzione gratuita.

Finom (qui la nostra recensione) propone un piano senza canone, con funzioni basilari ma comunque sufficienti per un lavoratore autonomo che gestisce un numero contenuto di fatture.

Immagine: Finom

Con Finom è possibile inviare i link della fattura anche tramite Whatsapp

Con Finom è possibile inviare la fattura anche tramite app di messaggistica.

Un’ulteriore offerta arriva da SumUp, già noto per i suoi terminali di pagamento. Anche in questo caso, il servizio può essere utilizzato in modo completamente gratuito: una tariffa viene applicata solo nel caso in cui si scelga il pagamento online con carta. Per approfondire, è disponibile la recensione SumUp Fatture.

Altre soluzioni popolari sono quelle di Aruba, Fatture in Cloud di TeleSystem, Register.it e InfoCert, già operativi da tempo nel settore di servizi come il web hosting, la posta elettronica certificata e la firma digitale. Sono tuttavia più costosi e indicati ad aziende e professionisti che emettono e ricevono un numero elevato di fatture.

I lavoratori autonomi con pochi clienti possono invece affidarsi tranquillamente ad una piattaforma gratuita. Le due soluzioni menzionate in precedenza sono molto più intuitive ed efficienti rispetto al portale dell’Agenzia delle Entrate. Quest’ultimo è piuttosto caotico, tuttavia non è un’opzione da scartare a prescindere, soprattutto se si ha già familiarità con il suddetto sito.