Le migliori piattaforme di fatturazione elettronica per piccole attività

In Italia la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le imprese e i professionisti, con un’unica eccezione: i lavoratori autonomi in regime forfettario con un fatturato inferiore a 25.000 euro. Anche tra questi, però, c’è chi scegliere volontariamente di adottare questo strumento di emissione e ricezione di fatture.

Al di là dell’obbligo, infatti, sono molteplici i vantaggi della fattura elettronica rispetto a quella cartacea:

• Archiviazione sicura dei documenti
• Possibilità di ricevere pagamenti online
• Accesso a creazione e consultazione da qualsiasi dispositivo
• Aggiornamenti automatici del sistema
• Invio di promemoria automatici ai destinatari

Scegliendo la piattaforma più adatta alle proprie esigenze è dunque possibile beneficiare di funzioni aggiuntive molto utili, o al contrario si può optare per una soluzione basilare ed economica.

Nella presente recensione mettiamo a confronto le migliori piattaforme di fatturazione elettronica per piccole imprese e professionisti, ossia soluzioni che offrono un buon compromesso tra qualità e prezzo.

Tutti i sistemi inclusi in questo articolo sono conformi alle norme e collegati al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Di seguito approfondiamo caratteristiche, funzioni e prezzi dei servizi sopraelencati.

Il presente confronto è indirizzato ad autonomi e piccole imprese. Le valutazioni qui presenti sono da considerarsi indicative poiché, al di là di elementi oggettivi come facilità e fluidità d’uso, la validità del prodoto dipende soprattutto dalle esigenze dell’utente.

Finom nasce come servizio dedicato esclusivamente alla fatturazione elettronica, intraprendendo poi la strada del conto business online. Nonostante ciò si ha la possibilità di sottoscrivere solo il servizio di fatturazione, oppure il conto online che include lo stesso servizio.

Nel presente articolo prendiamo in considerazione i piani dedicati alle sole fatture elettroniche: Invoicing Solo e Invoicing Start. Il primo è gratuito ma limitato nelle funzioni, il secondo è più completo e adatto anche ad aziende.

Immagine: Finom

Il piano base non consente di personalizzare le fatture né di monitorare lo stato dei pagamenti. Inoltre non dispone dell’assistenza prioritaria, per cui si allungano i tempi di attesa per ricevere supporto in caso di problemi o semplici dubbi da chiarire. Queste caratteristiche sono invece incluse con l’abbonamento a Start.

Quali sono i costi?

Il piano Solo non comporta alcun costo, cioè senza canone.

Con Start è previsto un canone di 6 euro mensili scegliendo di pagare di mese in mese (fatturazione mensile), mentre viene scontato a 4 euro mensili optando per il pagamento anticipato di un intero anno (fatturazione annuale).

Scegliendo la fatturazione annuale si risparmiano 24 euro l’anno, tuttavia in caso di disdetta non si potrà ricevere un rimborso per le mensilità inutilizzate. La soluzione migliore potrebbe essere quella di iniziare con la fatturazione mensile per poi passare a quella annuale qualora soddisfatti del servizio.

Non è da sottovalutare il piano gratuito nel caso di professionisti che emettono poche fatture al mese, ad esempio i lavoratori autonomi in regime forfettario.

Nel contesto aziendale invece sarebbe più opportuno sottoscrivere il piano con canone. Tra le varie funzioni aggiuntive c’è l’accesso del contabile o commercialista con un profilo in sola lettura e la personalizzazione grafica delle fatture.

Funzione interessante e di indubbia utilità è l’invio automatico di promemoria ai clienti che sono in ritardo con il pagamento. L’utente imposta un termine e un intervallo di invio degli avvisi, così da evitare il fastidio di dover procedere manualmente.

Fatture in Cloud è la soluzione più completa ma allo stesso tempo quella meno indicata per professionisti in grado di gestire la fatturazione con piattaforme più semplici, come i lavoratori autonomi in regime agevolato.

Costi più elevati e maggiore disponibilità di funzioni rendono questo servizio ideale per imprese con un flusso intenso di entrate ed uscite, con conseguente necessità di emettere numerose fatture e di tenere traccia dei documenti attivi e passivi.

Quattro i piani tariffari disponibili, il cui vincolo minimo è di 12 mesi:

• Forfettari (5 € / mese)
• Standard (10 € / mese)
• Premium (19 € / mese)
• Premium Plus (27 € / mese)

Sul sito viene indicato il canone mensile per i diversi abbonamenti, tuttavia viene subito precisato che la fatturazione del canone è annua, vale a dire che si paga in anticipo per un intero anno. In caso di disdetta non si potrà ottenere un rimborso per i mesi rimanenti alla scadenza.

I piani Forfettari e Standard includono già numerose funzioni, tra cui la possibilità di allegare ricevute degli acquisti, importare dati da servizi di terze parti, registrare F24, condividere documenti con il commercialista, gestire le incombenze tramite lo scadenziario.

Premium e Premium Plus aggiungono gestione degli incassi tramite sistema TSPay, autocompletamento delle anagrafiche, registrazione dei corrispettivi,  sistema di Tessera Sanitaria per medici), ricezione dei pagamenti con PayPal.

Solo con il piano più avanzato sono disponibili i solleciti automatici, la riconciliazione degli estratti conto, la creazione di profili per collaboratori con relativi permessi operativi. Insomma, il più completo in ottica di funzionalità ma anche il più costoso.

Infine si segnala che il limite annuo di documenti complessivi (fatture attive e passive): 400 per i primi due piani, 800 per Premium e 4000 per Premium Plus.

SumUp Fatture è una delle tante funzioni offerte dal marchio noto soprattutto per i suoi terminali POS dedicati a micro-imprese e professionisti.

Per le stesse categorie è pensata la piattaforma di fatturazione elettronica gratuita, conforme alle norme e regolarmente collegata al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Non comporta alcun canone mensile o annuo né tariffe sull’emissione di fatture B2B, B2C e PA.

La registrazione richiede circa 10 minuti con la compilazione di un breve modulo sul sito SumUp.

Immagine: Mobile Transaction

Una commissione del 2,5% viene applicata solo se l’utente sceglie di ricevere il pagamento con carta online. Non è prevista alcuna spesa se si opta per il classico bonifico o altre modalità di pagamento esterne alla piattaforma SumUp.

Si emettono fatture elettroniche in formato xml da inviare automaticamente al SDI, o in alternativa fatture digitali in pdf (utili per chi emette ancora fatture cartacee o in luogo del tradizionale proforma). Non mancano, come in tutte le altre piattaforme, le note di credito.

L’interfaccia è intuitiva e consente di modificare in modo semplice e rapido il tipo di documento, il metodo di pagamento, unità e quantità dei prodotti e dei servizi, IVA applicata e norme di riferimento. Ad esempio, gli autonomi in regime forfettario potranno selezionare l’opzione 0% IVA con indicazione alla relativa legge attraverso la semplice selezione dal menù.

FatturaElettronica App non offre un piano gratuito, ma in compenso presenta diverse funzionalità particolarmente utili agli utenti italiani.

Promette facilità d’uso, un alto livello di personalizzazione del servizio e un’assistenza clienti efficiente, raggiungibile tramite telefono, chat e mail.

Quattro gli abbonamenti disponibili, che impegnano per un periodo minimo di 12 mesi:

• Forfettari (5,99 € / mese)
• Standard (7,99 € / mese)
• Premium (14,99 € / mese)
• Unlimited (21,99 € / mese)

È poi disponibile la versione Commercialisti, grazie alla quale i consulenti potranno gestire le fatture elettroniche di tutti i loro clienti dalla piattaforma web. Il servizio in questo caso è gratuito per il commercialista, mentre i suoi clienti dovranno pagare un canone mensile.

Il piano Forfettari è accessibile solo ai lavoratori autonomi che rientrano in regime forfettario, dunque con limite di fatturato annuo di 85mila euro dal 2023 (65mila per il 2022).

L’abbonamento base e quello Standard consentono di inviare e ricevere fino a 400 fatture ogni anno, con Premium il numero di documenti attivi e passivi sale a 1.200, mentre il piano Unlimited non prevede limiti.

Immagine: FatturaElettronica App

Oltre alla creazione e all’invio di fatture elettroniche, l’utente ha la possibilità di tenere sotto controllo pagamenti e scandenze in un apposito scadenziario, notificare automaticamente il commercialista dell’emissione di nuovi documenti, pagare il bollo virtuale direttamente dalla piattaforma o app, modificare la detraibilità IVA sulle singole fatture ricevute.

Nella sezione Liquidazione IVA è possibile monitorare le imposte da versare, calcolate di volta in volta dalla piattaforma in funzione delle fatture emesse. Ciò consente di avere una panoramica delle proprie finanze anche in funzione delle tasse da pagare.

Le opinioni degli utenti sono prevalentemente positive, soprattutto rispetto all’efficienza del supporto clienti.

Riteniamo sia una soluzione molto interessante, forse la migliore dal punto di vista delle funzione. Nonostante ciò, i forfattari con pochi clienti possono tranquillamente optare per il piano gratuito di Finom.

L’applicazione mobile di  FatturaElettronica App è disponibile per Apple e Android.

La fatturazione elettronica non è il servizio principale di Qonto, bensì un servizio aggiuntivo incluso nel suo conto business.

Per tale ragione, il suo costo è più elevato rispetto alle piattaforme specializzate nella sola fatturazione, nondimeno riteniamo opportuno includerlo nel nostro confronto poiché potrebbe rappresentare una soluzione completa per la gestione delle finanze della propria azienda o professione.

Sono disponibili piani per professionisti e imprese.

La fatturazione non è disponibile nell’abbonamento base per professionisti, mentre è inclusa in tutti gli abbonamenti per aziende.

Cosa include il conto business online di Qonto, oltre le fatture elettroniche?

• IBAN italiano e conti multipli
• Bonifici europei e esteri
• Carte di debito aziendali
• Digitalizzazione delle ricevute cartacee
• Pagamento F24
• Addebiti diretti
• Accesso per il commercialista

Si tratta dunque di un conto aziendale che punta a coprire tutte le esigenze di un’impresa o di un professionista. È efficiente, completo e molto apprezzato dai suoi utenti: nel nostro confronto dei conti business vanta infatti la valutazione più alta.

Considerati i costi mensili, è evidente che Qonto non sia la soluzione adatta per la sola fatturazione, soprattutto nel caso degli autonomi in regime forfettario che sarebbero costretti a pagare l’IVA senza possibilità di detrazione.

Si possono inviare e ricevere fino a 200 fatture all’anno, indipendentemente dal piano scelto.

Immagine: Mobile Transaction

Se invece si vuole cogliere l’occasione per rimpiazzare il vecchio conto aziendale, il sistema di fatturazione è perfettamente integrato al conto business, dunque permette non solo di gestire i documenti fiscali ma anche di controllare i pagamenti associati alle fatture in modo rapido e senza spostarsi da un sito all’altro.

A rendere più veloci le operazioni c’è la rubrica dei clienti e dei fornitori, grazie alla quale si seleziona in un istante il contatto per accedere ad un modello di fattura precompilato con i dati necessari relativi al soggetto o alla società.

Nell’elenco dei documenti si verifica lo stato del pagamento che, ricordiamo, si può ricevere sullo stesso Qonto. Molto comoda ai fini della contabilità è la funzione conti multipli, che permette di creare fino a 5 sotto-conti ognuno con il proprio IBAN.

La funzione di raggruppamento delle fatture per singolo cliente o fornitore è altresì utile a non perdere traccia delle scadenze. Ad esempio, raggruppando le fatture passive possiamo verificare subito i pagamenti in scadenza da effettuare, oppure quelli da ricevere raggruppando le fatture attive; il filtro può essere usato anche per un cliente o fornitore specifico.

Infine, anche Qonto – come Finom – permette di impostare l’invio automatico di promemoria ai clienti che tendono a dimenticare.

Fatture e Corrispettivi è il portale dell’Agenzia delle Entrate (AdE) dedicato alla trasmissione telematica di fatture e corrispettivi elettronici. Non comporta alcun costo. Perché allora è ultimo? Non è il sistema più efficiente, per usare un eufemismo.

Devono coesistere due condizioni affinché il sistema AdE possa essere considerato accettabile: emissione di un numero limitato di fatture, tempo e pazienza per capire come usare la piattaforma (ed eventualmente per ripetere le operazioni interrotte da disservizi tecnici).

Urge precisare che in realtà non è imposto alcun limite su emissione e ricezione di fatture ma, presentando un sistema altamente macchinoso e poco intuitivo nell’uso, al quale si aggiungono ricorrenti problemi di natura tecnica (lentezza, errori), è sconsigliato per aziende e professionisti che producono documenti fiscali in modo frequente. Del resto, se si è alla ricerca di soluzioni gratuite si può optare per Finom o per SumUp.

Il lato positivo consiste nel fatto che, oltre a non esserci spese, non è richiesta alcuna registrazione. A Fatture e Corrispettivi si accede infatti con SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) in modo rapido.

È evidente che si debba avere un po’ di familiarità con la tecnologia e le piattaforme online, nello specifico quelle della Pubblica Amministrazione, notoriamente tediose e poco pratiche.

Chi riesce a districarsi all’interno dei numerosi portali dell’Agenzia delle Entrate troverà molto comodo poter avere il pieno controllo della propria situazione fiscale tramite un unico accesso, ma servirà più di una ricerca per capire come eseguire alcune operazioni essenziali, ad esempio il download delle ricevute di consegna e di trasmissione, il pagamento dei bolli virtuali e così via.

In questo articolo abbiamo provato a spiegare come funziona la fatturazione elettronica sul sito dell’AdE.

Riepilogo delle migliori piattaforme di fatturazione elettronica