Fatturazione elettronica: le migliori soluzioni per piccole attività

Confronto fatture e funzioni

Fatta eccezione per la piattaforma messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, ogni servizio offre diversi abbonamenti con relativo numero di fatture incluse.

Prima di sottoscrivere un abbonamento, assicuriamoci che il piano scelto fornisca un numero sufficiente di documenti in entrata e in uscita:

Indipendentemente dal piano scelto, le fatture sono illimitate con Finom, Qonto, Agenzia delle Entrate e Aruba.

Dobbiamo sottolineare che Finom e Qonto sono molto più di una piattaforma di fatturazione elettronica. Trattasi di conti business con IBAN italiano per gestione pagamenti e budget aziendale.

Attenzione al servizio di Aruba: il numero di fatture è virtualmente illimitato ma lo spazio di archiviazione massimo è di 1 GB. Cosa succede se si riempie tutto lo spazio? Saremo costretti ad acquistare 1 GB aggiuntivo, allo stesso costo del canone annuo.

SumUp offre un piano gratuito, cioè senza canone, ma con un limite di 4 fatture in uscita ogni mese. Questo piano può essere tuttavia sufficiente per un lavoratore autonomo parasubordinato o con pochi clienti.

Uno degli strumenti più utili per i servizi di fatturazione elettronica è la riconciliazione della fattura con il relativo pagamento. Quasi tutte le piattaforme – Agenzia delle Entrate esclusa – offrono tale funzione senza costi aggiuntivi, mentre con Aruba è opzionale (a pagamento).

Confronto gestione piattaforma

Tutte le soluzioni presenti nel nostro confronto sono in cloud, vale a dire che possiamo che possiamo accedervi da qualsiasi dispositivo, in qualunque momento.

Detto ciò, non tutte le app sono uguali. Qual è l’app più facile da usare?

Prima di scoprirlo, vediamo per quali sistemi operativi sono disponibili le applicazioni mobile:

Se guardiamo unicamente al fattore facilità, SumUp si distingue per un’interfaccia utente minimal e intuitiva. Dobbiamo però sottolineare che si tratta di un sistema di fatturazione basilare, adatto solo a professionisti con pochi clienti.

FatturaElettronica App nasce come piattaforma per dispositivi mobile. Le funzioni sono pensate per rendere semplice e veloce la compilazione della fattura da smartphone, e questo è un punto positivo da non sottovalutare.

Dal punto di vista dell’usabilità, a gestire meglio la varietà di strumenti e funzioni incluse troviamo Qonto e Finom.

Entrambe sono piattaforme complete (conto business, pagamenti, carte per dipendenti, distribuzione budget, gestione spese, ecc.), tuttavia l’estensione dei servizi non incide negativamente l’esperienza utente. Bene anche Fatture in Cloud.

Se il tema dell’usabilità è prioritario, meglio mettere da parte Agenzia delle Entrate e Aruba. La loro interfaccia non è certamente piacevole da usare. Il discorso è diverso se cerchiamo una soluzione economica o gratuita.

Confronto compatibilità

Il tema della compatibilità con servizi di terze parti è rilevante soprattutto per le imprese che gestiscono una quantità consistente di documenti e pagamenti in entrata e in uscita.

Vediamo quali soluzioni di fatturazione elettronica permettono di collegare la piattaforma con servizi terzi di contabilità, banking e gestionali:

Nella loro veste di piattaforme all-in-one, ancora una volta sono Finom e Qonto a servire meglio le necessità delle PMI. Le due soluzioni potranno interagire con software terzi per semplificare contabilità e gestione.

Fatture in Cloud, marchio dell’ecosistema TeamSystem, interagisce senza problemi con gli altri servizi TS, mentre le API vengono rese disponibili sono chi sottoscrive piani avanzati.

Più grezzi sono i sistemi di FatturaElettronica App e Aruba, che basano le loro interazioni con servizi esterni tramite importazione ed esportazione dei dati mediante file xml o csv.

I peggiori in questo campo sono SumUp e Agenzia delle Entrate. In questo caso ci toccherà utilizzare olio di gomito per gestire la contabilità.

Confronto costi

È giunto il momento di parlarne: quanto costano i servizi di fatturazione elettronica messi a confronto nella presente recensione?

Una buona notizia: in tre casi la riposta (parziale) è “zero”.

Diamo un’occhiata alla tabella dei prezzi e poi commentiamo:

Partiamo da zero (spese). A offrire un sistema di fatturazione gratuito vi sono al momento Finom piano Solo (per autonomi), SumUp piano Gratuito (limitato a poche fatture mensili) e infine il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Quello dell’Agenzia delle Entrare è l’unico sistema completamente senza costi, in quanto servizio offerto in modo diretto dalle istituzioni. In teoria tutti (professionisti e imprese) possono utilizzarlo, ma gli incovenienti non mancano: esperienza utente scarsa, nessun tipo di funzione aggiuntiva.

I lavoratori autonomi parasubordinati o con pochi clienti possono puntare proprio sulla piattaforma AdE, o in alternativa sulla fatturazione elettronica gratis di SumUp.

I servizi più costosi sono in apparenza quelli di Qonto e Finom, ma ricordiamo ancora una volta che le fatture elettroniche sono una funzione secondaria al conto business e piattaforma di gestione attività.

Se non serve una soluzione completa ma semplicemente un sistema di fatturazione si può puntare su Fatture in Cloud o FatturaElettronica App.

(4.3/5)

Pro

Contro

Nasce come sistema di fatturazione elettronica, poi si evolve in un conto business con IBAN e carta.

È accessibile a professionisti e imprese di piccole dimensioni.

Si può scegliere tra uno dei seguenti piani tariffari:

Pagando in anticipo per un intero anno si risparmia sul costo complessivo. Si può partire con l’abbonamento mensile e in seguito passare a quello annuale se si è convinti del servizio.

Si tenga conto che la fatturazione è solo una delle molteplici funzioni di Finom.

La nostra esperienza con questa piattaforma è positiva: intuitiva e facile da usare, con un servizio clienti di alta qualità.

Qualche inconveniente potrebbe invece giungere in fase di attivazione. Per fortuna l’assistenza sarà tempestiva nel risolvere.

Quali sono le altre funzionalità?

• Bonifico europeo e internazionale
• Carte business virtuali e fisiche
• Open banking

Grazie all’IBAN si potranno ricevere i pagamenti delle fatture direttamente sul conto Finom, oltre che pagare i documenti passivi.

Per ogni pagamento effettuato dal conto si potrà caricare la scansione della ricevuta, così da digitalizzare e conservare tutto in un unico posto.

(4.2/5)

Pro

Contro

La fatturazione elettronica non è il servizio principale di Qonto, bensì un servizio incluso. Per tale ragione il suo costo è più elevato rispetto alle piattaforme specializzate nella sola fatturazione.

Cosa include il conto business online di Qonto, oltre le fatture elettroniche?

• IBAN italiano e conti multipli
• Bonifici europei e esteri
• Carte di debito aziendali
• Digitalizzazione delle ricevute cartacee
• Pagamento F24
• Addebiti diretti
• Accesso per il commercialista

Si tratta dunque di un conto aziendale che punta a coprire tutte le esigenze di un’impresa o di un professionista. È efficiente, completo e molto apprezzato dai suoi utenti.

Considerati i costi mensili, Qonto non è la soluzione adatta per chi cerca solo un sistema di fatturazione, soprattutto nel caso degli autonomi in regime forfettario che sarebbero costretti a pagare IVA sul canone senza possibilità di detrazione.

Il sistema di fatturazione è perfettamente integrato al conto business, dunque permette di controllare i pagamenti associati alle fatture in modo rapido e senza spostarsi da un sito all’altro.

A rendere più veloci le operazioni c’è la rubrica dei clienti e dei fornitori, con selezione e compilazione rapida del modello fattura.

Nell’elenco dei documenti si verifica lo stato del pagamento che, ricordiamo, si può ricevere sullo stesso conto business Qonto (ma non è obbligatorio).

La funzione di raggruppamento delle fatture per singolo cliente o fornitore è altresì utile a non perdere traccia delle scadenze.

Ad esempio, raggruppando le fatture passive possiamo verificare subito i pagamenti in scadenza da effettuare, oppure quelli da ricevere raggruppando le fatture attive; il filtro può essere usato anche per un cliente o fornitore specifico.

Infine, anche Qonto permette di impostare l’invio automatico di promemoria ai clienti che tendono a dimenticare.

(4/5)

Pro

Contro

È la soluzione più completa ma poco indicata ai professionisti che emettono o ricevono poche fatture mensili.

Costi più elevati e maggiore disponibilità di funzioni rendono questo servizio ideale per imprese esigenti, con volumi importanti di documenti da gestire.

Quattro i piani tariffari disponibili, il cui vincolo minimo è di 12 mesi:

• Forfettari (8 € / mese)
• Standard (10 € / mese)
• Premium (19 € / mese)
• Premium Plus (27 € / mese)

Si dovrà quindi sottoscrivere un piano annuo. In caso di disdetta non si potrà ottenere un rimborso per i mesi non utilizzati.

I piani Forfettari e Standard includono già numerose funzioni, tra cui la possibilità di allegare ricevute degli acquisti, importare dati da servizi di terze parti, registrare F24, condividere documenti con il commercialista, gestire le incombenze tramite lo scadenziario.

Premium e Premium Plus aggiungono gestione degli incassi tramite sistema TSPay, autocompletamento delle anagrafiche, registrazione dei corrispettivi,  sistema di Tessera Sanitaria per medici), ricezione dei pagamenti con PayPal.

Si segnala il limite annuo di documenti complessivi (fatture attive e passive):

• 400 per Forfettari e Standard
• 800 per Premium
• 4.000 per Premium Plus

L’applicazione mobile è disponibile su Google Play (Android), App Store (iOS) e AppGallery (Huawei).

(3.8/5)

Pro

Contro

È una delle tante funzioni offerte dal marchio noto principalmente per i suoi terminali POS.

L’offerta è pensata per lavoratori autonomi e micro-imprese.

Vediamo i dettagli:

Si può scegliere tra due piani: uno gratuito ma con documenti attivi limitati, l’altro con fatture illimitate e un canone a nostro avviso elevato.

In entrambi i casi le fatture passive sono sempre illimitate.

La piattaforma è conforme alla normativa italiana, regolarmente collegata al Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate.

L’utente potrà indicare il proprio IBAN in fattura oppure riportare un link per ricevere il pagamento online con carta. In quest’ultimo caso viene addebitata una commissione del 2,50%.

Non è prevista alcuna spesa se si opta per il classico bonifico o altre modalità di pagamento esterne alla piattaforma SumUp.

Oltre alla fattura elettronica (inviata automaticamente al SDI) sarà possibile creare fatture digitali in pdf da utilizzare come proforma o preventivo. Non mancano, come in tutte le altre piattaforme, le note di credito.

Abbiamo trovato l’interfaccia molto intuitiva, con modifica rapida del tipo di documento, metodo di pagamento, unità e quantità dei prodotti e dei servizi, IVA applicata e norme di riferimento.

Gli autonomi in regime forfettario potranno selezionare l’opzione 0% IVA con indicazione alla relativa legge attraverso la semplice selezione dal menù.

(4/5)

Pro

Contro

Non offre un piano gratuito, ma in compenso presenta diverse funzionalità particolarmente utili agli utenti italiani.

Promette facilità d’uso, un alto livello di personalizzazione del servizio e un’assistenza clienti efficiente, raggiungibile tramite telefono, chat e mail.

Tre gli abbonamenti disponibili, che impegnano per un periodo minimo di 12 mesi:

• Forfettari (4,99 € / mese)
• Standard (6,99 € / mese)
• Unlimited (21,99 € / mese)

È poi disponibile la versione Commercialisti, grazie alla quale i consulenti potranno gestire le fatture elettroniche di tutti i loro clienti dalla piattaforma web. Il servizio in questo caso è gratuito per il commercialista, mentre i suoi clienti dovranno pagare un canone mensile.

Il piano Forfettari è accessibile solo ai lavoratori autonomi che rientrano in regime forfettario, dunque con limite di fatturato annuo di 85mila euro dal 2023 (65mila per il 2022).

L’abbonamento base e quello Standard consentono di inviare e ricevere fino a 400 fatture ogni anno, mentre il piano Unlimited non prevede limiti.

Oltre alla creazione e all’invio di fatture elettroniche, l’utente ha la possibilità di tenere sotto controllo pagamenti e scandenze in un apposito scadenziario, notificare automaticamente il commercialista dell’emissione di nuovi documenti, pagare il bollo virtuale direttamente dalla piattaforma o app, modificare la detraibilità IVA sulle singole fatture ricevute.

Nella sezione Liquidazione IVA è possibile monitorare le imposte da versare, calcolate di volta in volta dalla piattaforma in funzione delle fatture emesse. Ciò consente di avere una panoramica delle proprie finanze anche in funzione delle tasse da pagare.

Le opinioni degli utenti sono prevalentemente positive, soprattutto rispetto all’efficienza del supporto clienti.

L’applicazione mobile di  FatturaElettronica App è disponibile per Apple e Android.

(3.7/5)

Pro

Contro

Fatture e Corrispettivi è il portale dell’Agenzia delle Entrate (AdE) dedicato alla trasmissione telematica di fatture e corrispettivi elettronici. Non comporta alcun costo. Perché allora è ultimo? Non è il sistema più efficiente, per usare un eufemismo.

Devono coesistere due condizioni affinché il sistema AdE possa essere considerato accettabile: emissione di un numero limitato di fatture, tempo e pazienza per capire come usare la piattaforma (ed eventualmente per ripetere le operazioni interrotte da disservizi tecnici).

Urge precisare che in realtà non è imposto alcun limite su emissione e ricezione di fatture ma, presentando un sistema altamente macchinoso e poco intuitivo nell’uso, al quale si aggiungono ricorrenti problemi di natura tecnica (lentezza, errori), è sconsigliato per aziende e professionisti che producono documenti fiscali in modo frequente. Del resto, se si è alla ricerca di soluzioni gratuite si può optare per Finom o per SumUp.

Il lato positivo consiste nel fatto che, oltre a non esserci spese, non è richiesta alcuna registrazione. A Fatture e Corrispettivi si accede infatti con SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) in modo rapido.

È evidente che si debba avere un po’ di familiarità con la tecnologia e le piattaforme online, nello specifico quelle della Pubblica Amministrazione, notoriamente tediose e poco pratiche.

Chi riesce a districarsi all’interno dei numerosi portali dell’Agenzia delle Entrate troverà molto comodo poter avere il pieno controllo della propria situazione fiscale tramite un unico accesso, ma servirà più di una ricerca per capire come eseguire alcune operazioni essenziali, ad esempio il download delle ricevute di consegna e di trasmissione, il pagamento dei bolli virtuali e così via.

In questo articolo abbiamo provato a spiegare come funziona la fatturazione elettronica sul sito dell’AdE.

(3.5/5)

Pro

Contro

Aruba è un marchio piuttosto noto in Italia. La sua attività longeva nel settore dei servizi web e le campagne pubblicitarie ricorrenti hanno reso questo brand riconoscibile da qualsiasi italiano.

Ma popolarità non è automaticamente un sinonimo di qualità ed efficienza.

Senza nulla togliere alle altre soluzioni gestite da Aruba, abbiamo trovato diverse criticità già dalla prima esperienza con il sito web. Caos e grafica datata rendono difficile orientarsi al suo interno.

Giunti sulla pagina relativa alle fatture elettroniche abbiamo rinvenuto poche e basilari informazioni. Non vi è traccia di prezzi e piani tariffari, solo un pulsante che inviata a contattare un consulente commerciale.

La nostra ricerca delle recensioni pubblicate dagli utenti del servizio ha aggiunto ulteriori elementi negativi. Secondo le testimonianze, non in pochi hanno avuto problemi con l’attivazione del sistema di fatturazione, con le credenziali e infine con l’assistenza.

Al confronto con la concorrenza, Aruba sembra vivere nel decennio passato, e a testimoniarlo vi è anche l’assenza di un’applicazione per smartphone.