Le fatture sono una parte fondamentale dell’attività imprenditoriale ma, trattandosi di documenti fiscali, occorre prestare attenzione prima dell’emissione.
La fattura proforma è il metodo migliore per evitare errori, ma cos’è esattamente e come funziona?
Mentre la fattura è un documento ufficiale e vincolante, quella pro forma consiste in un documento preliminare, grazie al quale l’impresa o il professionista ha la possibilità di correggere eventuali inesattezze o apportare modifiche senza ricorrere a note di credito.
Caratteristiche della fattura proforma
La fattura proforma deve riportare gli stessi elementi che saranno contenuti nella fattura fiscale (lo scopo, come si è detto, è quello di verificarne la correttezza).
Quali sono dunque le differenze?
Come si distingue dalla fattura fiscale?
Oltre ai dati relativi a fornitore e cliente, descrizione dei prodotti, prezzi, data di emissione e così via, il documento proforma deve contenere:
- la dicitura “fattura proforma”;
- una numerazione indipendente da quella fiscale;
- il seguente riferimento di legge a fondo pagina:
“Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72).”
Immagine: Mobile Transaction
La numerazione è opzionale e indipendente da quella fiscale. Le coordinate bancarie non sono necessarie.
Si invia solo dopo aver trovato un accordo sulla fornitura di beni o la prestazione di servizi, allo scopo di fornire una “copia” della fattura fiscale. In questo modo il cliente potrà richiedere la correzione di eventuali errori nei dati del documento, verificare costi e spese nel dettaglio.
Questo tipo di documento è dunque diverso dal preventivo, redatto dal fornitore ed inviato come una sorta di proposta al cliente, prima dell’accordo definitivo sulla prestazione.
Mentre l’impresa deve emettere fattura fiscale nel momento dell’esecuzione, il lavoratore autonomo è tenuto a fatturare solo alla ricezione del pagamento. Nel caso del professionista, dunque, la fattura proforma assume un ruolo ancor più rilevante – ma rimane un documento non ufficiale: non può essere utilizzato per la contabilità né per le dichiarazioni fiscali.
Leggi anche il nostro articolo Come funziona la fatturazione elettronica
A differenza della fattura elettronica (che deve rispettare determinati standard di tipo tecnico-informatico), quella proforma può essere consegnata al cliente anche in formato cartaceo o in pdf.
Differenza tra proforma e altri documenti
Può essere utile capire la differenza tra i vari tipi di documento che precedono o seguono la vendita di beni e servizi.
Preventivo – È una stima delle spese che il cliente dovrà sostenere per la fornitura richiesta. In questo caso non è necessario riportare dati fiscali del cliente o ulteriori dettagli formali, poiché si tratta di una semplice indicazione sul prezzo.
Fattura proforma – Se il cliente decide di procedere dopo aver appreso la spesa complessiva, il fornitore può redigere ed inviare il proforma dettagliato, con tutti i dati necessari alla compilazione di una fattura fiscale – ma assicurandosi di includere gli elementi caratteristici del proforma. Lo stesso fornitore potrà apportare modifiche fino a raggiungere un accordo definitivo su spese e prestazioni.
Fattura – La fattura è un documento fiscale e vincolante. Diversamente dal proforma, obbliga il cliente a pagare entro il termine e secondo le modalità riportate nel documento; inoltre deve seguire una numerazione progressiva. Questo documento viene usato sia a fini contabili che fiscali. Se si usa la fatturazione elettronica, sarà inviato automaticamente all’Agenzia delle Entrate.
| Preventivo | Proforma | Fattura |
|---|---|---|
| Indicazione del prezzo | Provvisorio, annullabile | Documento fiscale vincolante |
| Nessun accordo raggiunto | Accordo raggiunto | Non annullabile* |
| Non vincolante | Dettaglio dei costi | Dettaglio dei costi, spesa complessiva |
| Fornitura non eseguita | Fornitura eseguita | |
| Valido per la contabilità |
| Preventivo | Proforma | Fattura |
|---|---|---|
| Indicazione del prezzo | Provvisorio, annullabile | Documento fiscale vincolante |
| Nessun accordo raggiunto | Accordo raggiunto | Non annullabile* |
| Non vincolante | Dettaglio dei costi | Dettaglio dei costi, spesa complessiva |
| Fornitura non eseguita | Fornitura eseguita | |
| Valido per la contabilità |
La fattura fiscale non può essere annullata. Per apportare eventuali modifiche alla somma già dichiarata è necessario redigere una nota di variazione, ad esempio una nota di credito o di debito.
Esempi d’uso
La fattura proforma viene generalmente utilizzata per i seguenti motivi:
Chiarezza e trasparenza – Il proforma è innanzitutto un modo per comunicare al cliente prezzi e spese del servizio. Ciò permette di evitare controversie a fattura già emessa, poiché non essendoci vincoli le due parti hanno la possibilità di discutere e trovare un nuovo accordo.
Accordo preliminare sulla fornitura di beni – Pur non trattandosi di un documento ufficiale, il proforma consente di esprimere in maniera concreta la volontà di entrambe le parti coinvolte. Nel caso del professionista costituisce una sorta di richiesta di pagamento, poiché vi è obbligo di fatturare solo alla ricezione del pagamento.
Dichiarazione del valore dei beni – Quando i beni venduti sono soggetti a spedizione internazionale, la fattura proforma può agevolare i controlli alla dogana e di conseguenza ridurre i tempi, poiché riporta in modo accurato i dettagli del contenuto (tipo di articoli, valore, peso, misure, spese di spedizione ed altre informazioni rilevanti).
Con l’entrata in vigore della fattura elettronica, software e piattaforme specializzate mettono a disposizione tutti gli strumenti necessari per produrre fatture fiscali (ed inviarle tramite Sistema di Interscambio), fatture proforma e documenti di spedizione.
