SumUp Cassa: pro e contro del registratore di cassa (anche gratuito)

Panoramica su SumUp Cassa

SumUp Cassa è un registratore di cassa telematico (RT) conforme alle leggi italiane.

Si collega al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate per l’invio automatico dei corrispettivi, come previsto dalla normativa fiscale.

Gli esercenti possono scegliere fra tre piani tariffari

• Lite (senza canone, con costo una tantum per tablet, app e POS)
• Plus (con canone, configurazione hardware a scelta)
• Pro (con canone, configurazione hardware a scelta)

La versione senza canone è un’app per gestire pagamenti in cassa, catalogo dei prodotti e inventario. Non offre funzioni specifiche per la ristorazione né strumenti avanzati.

Nella versione Plus si aggiungono funzioni avanzate adatte a qualsiasi tipo di attività commerciale, mentre il piano Pro dà accesso agli strumenti per la ristorazione.  L’hardware può essere scelto in base alle esigenze della propria attività.

L’interfaccia grafica dell’app è semplice e intuitiva

Gli esercenti che sottoscrivono un abbonamento Plus o Pro possono configurare il proprio materiale hardware scegliendo tra:

• Apple iPad
• Supporto per iPad
• Cassetto portasoldi
• Stampante fiscale
• POS mobile o portatile
• Scanner codici a barre

Numerose le funzioni disponibili con i piani Plus e Pro:

• Catalogo prodotti con sottocategorie
• Monitoraggio delle scorte e inventario
• Menù digitale
• Report e statistiche dettagliate
• Analisi prodotti più venduti
• Profili per staff

Passiamo ora al nostro giudizio, mentre più avanti esaminiamo con maggiore attenzione costi, funzioni, vantaggi e svantaggi.

Catalogo prodotti e inventario

Aggiungendo un ordine si accede automaticamente al catalogo dei prodotti, attraverso il quale l’utente può selezionare in maniera rapida gli articoli scelti dal cliente ed ottenere l’importo totale.

I prodotti che appaiono nel catalogo devono essere aggiunti preventivamente dalla sezione Back Office, della quale parleremo più avanti.

Come si osserva dall’immagine, i prodotti registrati nel catalogo possono essere divisi per categorie. Non appariranno dunque in un’unica schermata, bensì saranno divisi tra le categorie create dallo stesso utente.

Questo sistema permette di catalogare al meglio i prodotti in vendita. Ad esempio, nel nostro test abbiamo allestito un menù da ristorante dividendo gli articoli del catalogo nelle categorie primi, secondi e così via.

La navigazione risulta rapida e in pochi secondi riusciremo a selezionare gli articoli acquistati o i piatti ordinati dal cliente.

Si potrà inoltre cercare un articolo cliccando sull’apposita icona (lente di ingrandimento) e digitando i primi caratteri per ottenere l’elenco dei risultati.

Aggiungere un prodotto è semplice. Nel Back Office (pannello di amministrazione) si clicca sulla voce Prodotti nel menù a sinistra, poi su Aggiungi e si compila con le seguenti informazioni:

• Nome
• Descrizione
• SKU
• Categoria
• Prezzo IVA inclusa
• Costo d’acquisto
• Aliquota IVA

I campi sono facoltativi, sarà il ristoratore a inserire i dati necessari alla gestione della propria attività.

Dal menù a tendina si seleziona (se creata in precedenza) la categoria in cui inserire il prodotto (es. antipasti, primi, secondi). Consigliamo quindi di partire proprio dalla creazione delle categorie e solo in un secondo momento iniziare a inserire gli articoli.

Potremo altresì inserire un’immagine del prodotto scegliendola dalla libreria immagini del tablet o dal computer (il back office è accessibile anche da web).

Menù digitale con codice QR

Il menù digitale è collegato al catalogo prodotti ed è una delle funzionalità dedicate alla ristorazione.

Può essere usato nel locale come alternativa al menù cartaceo, oppure per consentire ai clienti che ordinano per telefono o via app di consultare il menù a distanza.

Quando si aggiunge un prodotto al catalogo è possibile spuntare le apposite opzioni affinché l’articolo venga mostrato anche nel menù digitale.

Immagine: Mobile Transaction

Immagine: Mobile Transaction

Esponendo il codice QR sui tavoli del proprio locale i clienti potranno scansionarlo e accedere subito alle proposte divise per categorie.

I vantaggi di questo menù sono molteplici:

• Semplificazione del servizio
• Riduzione dei tempi di attesa
• Maggiore igiene

Sebbene sia sempre consigliato offrire il cartaceo per i clienti meno avvezzi alla tecnologia, i benefici del digitale sono oggettivi. A dimostrarlo è la presenza ormai diffusa, anche nelle piccole attività, del menù digitale.

Piano di sala

Il piano di sala è destinato a bar, ristoranti, pizzerie e altre attività del settore food and drink.

È possibile allestire dal Back Office lo schema dei tavoli in una o più sale.

Nel nostro test abbiamo allestito una sala interna e una sala esterna:

Il passaggio tra una sala e l’altra nonché alla pagina dei tavoli aperti è molto rapido. Si clicca sulle schede posizionate nella barra superiore.

Ogni tavolo può essere numerato o personalizzato con un nome, sempre dal Back Office dell’applicazione.

Nel caso fosse necessario apportare modifiche è sufficiente fare login nel pannello di amministrazione del sistema cassa per aggiungere, modificare o eliminare tavoli.

Comande

Toccando il tavolo si accede automaticamente al catalogo prodotti e all’apertura di un ordine.

Se non si vuole associare una comanda ad un tavolo, ad esempio in caso di asporto o consegna a domicilio, basta cliccare sul simbolo “+”

Si naviga tra le categorie per la selezione rapida dei piatti. È altresì possibile creare un menù fisso (es. menù del giorno, business lunch, menù bambini) al fine di includere più portate all’ordine con un unico tap.

Selezionato un articolo, tenendo premuto sarà possibile modificare quantità e aggiungere commenti, ad esempio richieste speciali del cliente. Si possono inoltre aggiungere opzioni per ogni piatto (es. tipo di cottura, supplementi).

Se il cliente cambia idea oppure in caso di errore, l’ordine può essere modificato rapidamente: nella scheda relativa alla comanda basterà trascinare verso sinistra l’articolo da eliminare, poi confermare su Cancella.

Per trasmettere la comanda si clicca su Invia.

Sarà possibile aggiungere nuovi ordini per lo stesso tavolo cliccando su Aggiungi ordine e inviando nuovamente. Gli ordini aperti sono contraddistinti dal colore blu.

Vi è inoltre indicazione del tempo trascorso dall’apertura dell’ordine.

In cucina terranno traccia delle comande dalla scheda Ordini. È infatti possibile collegare fino a quattro iPad a un solo account SumUp Cassa Pro. Gli ordini potranno essere filtrati per tipo (es. sul posto, delivery e così via)

Chiusura del conto e pagamento

Per chiudere un conto e procedere con il pagamento si clicca sull’ordine e poi su Pagare.

Sulla sinistra appare la comanda, mentre in evidenza sul display compare una calcolatrice che potrà essere utilizzata in caso di divisione del conto tra più persone o tra diversi metodi di pagamento.

Immagine: MobileTransaction

I tasti /2 e /3 permettono di dividere automaticamente l’importo totale per due o per tre (operazione che può essere eseguita anche manualmente con la tastiera numerica).

Per ricevere il pagamento si seleziona il metodo dall’elenco sulla destra. In caso di divisione del conto si potrà selezionare un metodo diverso per ogni quota.

Confermato il pagamento, la comanda sarà trasferita in automatico all’elenco degli ordini chiusi.

Prenotazioni

Questo modulo può essere attivato dal Back Office dell’app.

Per prendere una prenotazione si seleziona il tavolo nel piano di sala e si procede inserendo l’ora prevista per l’arrivo dei clienti.

Il tavolo sarà contrassegnato dal colore rosso in modo automatico, dunque non ci sarà il rischio di occuparlo impropriamente durante il servizio.

Sono poi disponibili integrazioni con servizi di terze parti, grazie alle quali si potrà disporre di una migliore gestione per altri tipi di prenotazioni e ordini, ad esempio delivery e click and collect.

Back office: il pannello di amministrazione di SumUp Cassa

Dal Back Office si configura il piano di sala e si modifica il catalogo prodotti, ma non solo.

Si può accedere da app cliccando sull’icona dell’ingranaggio, oppure collegandosi da web con le stesse credenziali utilizzate per l’app SumUp Cassa.

È in questa sezione che si amministrano tutti gli aspetti del sistema di cassa, si consultano i resoconti delle vendite, si tiene traccia dell’inventario e si configurano i moduli di proprio interesse.

Diamo un’occhiata ad alcune delle sezioni presenti:

Statistiche e resoconti

Già nella Dashboard, cioè nella schermata iniziale, troviamo un riepilogo dei principali dati di vendita. Cliccando su Visualizza rapporto si accede alla pagina con i dettagli.

Le entrate possono essere filtrate per periodo (giorno, settimana, mese, anno, periodo personalizzato).

Nel rapporto contabile si può consultare anche il resoconto IVA con importi suddivisi per aliquota (10%, 22%, ecc.). Qui si consultano anche le entrate divise per metodi di pagamento (contanti, carta, buoni pasto e così via).

È altresì disponibile la classifica dei prodotti più venduti, aggiornata in tempo reale, per conoscere in qualsiasi momento i prodotti di tendenza e quelli invece meno graditi dai clienti.

Nel rapporto sugli ordini si accede all’elcon completo degli ordini ricevuti e al relativo stato (aperto, chiuso, annullato).

Per ogni riga è indicata la data e l’ora di apertura, il nome dell’ordine (nome personalizzato o numero tavolo), durata dell’ordine dall’apertura alla chiusura, il nome dell’utente (ad esempio il cameriere che ha gestito l’ordine o il commesso che si è occupato del cliente) e infine il relativo incasso (“fatturato”).

Tutte le statistiche e i resoconti possono essere esportati in formato CSV sul tablet o su qualsiasi altro dispositivo usato per accedere al back office con le proprie credenziali.

Gestione del personale

Ogni membro del personale può avere un profilo proprio nell’app SumUp Cassa, in modo che ogni ordine venga associato al dipendente che lo ha gestito.

È l’amministratore dell’applicazione a scegliere i permessi da attribuire ad ogni profilo: apertura del cassetto contanti, storni, chiusura cassa e così via. Non tutti i profili avranno dunque piena operatività.

Con questa funzionalità l’esercente può verificare chi ha gestito l’ordine e il volume di entrate generato da un determinato membro dello staff, dunque può essere utilizzato per monitorare la produttività del personale.

App market e integrazioni di servizi terzi

SumUp si connette con piattaforme di terze parti per estendere le funzionalità del gestionale. Dobbiamo però sottolineare che le versioni Cassa Lite e Cassa Plus offrono ben poche possibilità di integrazione, mentre la versione avanzata Pro è più aperta.

Con il registratore di cassa gratuito nonché con il piano da 19 € al mese è possibile collegare i software di contabilità Xero, QuickBook e Sage. Una volta collegati, tutti i dati di vendita vengono trasferiti automaticamente da SumUp al servizio esterno.

Se siete interessati ad altre integrazioni non vi è alternativa e bisogna puntare sul più costoso Cassa Pro, compatibile con servizi come UberEats, Deliveroo, Deliverect, CoverManager, GetYourBill

Se non è abbastanza, con Pro è possibile servirsi delle API al fine di implementare e personalizzare i collegamenti con piattaforme esterne.

Guida alla registrazione

Al contrario dei POS SumUp, per i quali è possibile registrarsi in pochi minuti ed altrettanto rapidamente acquistare un terminale, il sistema di cassa prevede una procedura molto diversa.

Trattandosi di una scelta fondamentale per la propria attività, oltre che un impegno economico non indifferente, SumUp preferisce guidare l’utente passo per passo durante la dimostrazione d’uso del sistema cassa.

Come funziona? Sulla pagina dedicata a Cassa Pro si clicca su Prenota una demo, si inseriscono i propri dati (nome, cognome, indirizzo e-mail e numero di telefono) e si conferma la richiesta.

Un operatore vi chiamerà per fissare un appuntamento.

La dimostrazione d’uso (demo) si svolgerà in videochiamata. L’utente non avrà la possibilità di testare in autonomia l’applicazione, potrà tuttavia porre domande e chiedere all’operatore di eseguire determinate operazioni.

Assistenza clienti

Gli utenti SumUp Cassa hanno a disposizione i seguenti canali di assistenza:

• Lite: dalle 8:00 alle 21:00 dal lunedì al venerdì, dalle 11:00 alle 20:00 nel fine settimana
• Plus: 24 ore su 24, 7 giorni su 7 con priorità
• Pro: 24 ore su 24, 7 giorni su 7 con priorità, supporto dedicato dalle 8:00 alle 19:00

La chat è raggiungibile direttamente dall’applicazione, cliccando su Assistenza all’interno del menù. Nella stessa app troveremo anche l’indirizzo e-mail, utile per trasmettere screenshot e immagini relative al problema da segnalare.

Gli utenti con piano Plus e Pro hanno a disposizione il servizio clienti prioritario 24 ore su 24, raggiungibile anche tramite telefono. In particolare, gli utenti Pro godono di assistenza dedicata negli orari riportati nell’apposita sezione nell’area personale della piattaforma.

Pagina Supporto nell’app SumUp Cassa

Precisiamo che gli utenti con piano registratore di cassa senza canone (Lite) non beneficiano del servizio clienti h24, motivo per cui il supporto non è tempestivo quanto quello dei piani in abbonamento.

Quando si necessita di aiuto per l’installazione dell’hardware, prima di contattare il servizio clienti suggeriamo di consultare i video formativi disponibili per tutti gli utenti. In tal modo si potranno risolvere i dubbi autonomamente e in modo tempestivo.

Recensioni degli utenti

Occorre distinguere tra le recensioni che riguardano il POS SumUp e il software RT e gestionale Cassa, poiché le opinioni degli utenti sono decisamente diverse tra un servizio e l’altro.

Se il terminale è molto apprezzato, le valutazioni sul registratore di cassa telematico sono meno entusiasmanti.

Opinioni negative emergono soprattutto nei confronti dell’assistenza, inefficiente e di bassa qualità secondo le testimonianze che abbiamo trovato in rete.

Gli utenti lamentano di non aver ricevuto supporto adeguato in fase di attivazione. Essendo un software per sua natura complesso, in effetti è proprio nella fase iniziale che l’utente dovrebbe essere seguito con particolare attenzione. Dobbiamo però precisare che la novità dei video formativi risolve almeno in parte il problema.

Da sottolineare che non viene offerta assistenza sul posto. A differenza dei registratori di cassa tradizionali, SumUp non ha tecnici che si recano presso l’attività per installare e fornire assistenza. Al contrario, vengono forniti i mezzi affinché lo stesso esercente possa configurare e in seguito ottimizzare il software per le proprie esigenze.

Alcune persone interessate a Cassa Pro segnalano altresì di aver ricevuto chiamate senza appuntamento da parte di operatori insistenti.

Questo è l’aspetto peggiore del servizio, da migliorare quanto prima.