Ancora novità in materia di pagamenti elettronici. La Legge di Bilancio 2025 introduce un ulteriore obbligo che riguarda Registratore Telematico (RT) e POS.
Gli esercenti sono chiamati a mettersi in regola prima del nuovo anno, quando le nuove regole entreranno in vigore.
Nel presente articolo rispondiamo in modo sintetico alle seguenti domande:
- Per quali attività è obbligatorio il registratore di cassa telematico?
- Quali requisiti deve avere un RT?
- Come adeguarsi alle ultime richieste entro il 2026?
Obbligo registratore di cassa e attività esonerate
Il Registratore Telematico (abbreviato RT) è obbligatorio per tutte le attività che esercitano cessione di beni o prestazione di servizi.
La regola generale prevede che tutti gli esercizi commerciali dispongano di un registratore di cassa in grado di memorizzare e trasmettere per via telematica i corrispettivi giornalieri.
Fanno eccezione solo alcune attività, elencate nei decreti del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) pubblicati nel 2019 in data 10 maggio e 24 dicembre.
Tra le attività esonerate compaiono:
- Cessione di tabacchi e beni del monopolio
- Cessione di prodotti agricoli in regime speciale
- Cessione di giornali, quotidiani e periodici
- Prestazioni di notai con onorari stabiliti in misura fissa
- Mense aziendali, scolastiche e universitarie
L’elenco completo si consulta nei decreti sopraindicati, reperibili in Gazzetta Ufficiale oppure sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Si tratta in tutta evidenza di casi particolari che riguardano attività di interesse pubblico che coinvolgono in maniera diretta o indiretta lo Stato.
Liberi professionisti, lavoratori autonomi e altre attività per le quali non è richiesta registrazione presso la Camera di Commercio non dovranno preoccuparsi di questa incombenza. Per loro vi è invece obbligo di emissione della fattura elettronica – indipendentemente dal regime fiscale e dal fatturato.
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Requisiti del registratore di cassa
Il Registratore Telematico (abbreviato RT) è un registratore di cassa collegato al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate (AdE).
Questo collegamento consente l’invio automatico, tramite connessione internet, dei corrispettivi giornalieri, ossia degli incassi dell’attività.
Dal punto di vista puramente estetico, il registratore di cassa telematico può presentarsi in diverse forme:
- un tradizionale registratore con tastiera fisica
- un sistema di cassa con appositi dispositivi input e output
- un tablet o un computer
La conformità non è data dalla forma bensì dalla sostanza, ossia il collegamento alla piattaforma AdE.
Immagine: Olivetti
Olivetti offre registratori di cassa “tradizionali” ma conformi
Immagine: Mobile Transaction
I registratori telematici possono essere integrati su smartPOS
La disponibilità di ulteriori funzioni – ad esempio gestionale attività, inventario e ordini, programmi fedeltà, buoni regalo e così via – dipende dalla scelta dell’esercente.
È possibile acquistare un RT economico (senza funzioni “extra”) oppure una soluzione che includa un software gestionale completo o modulare. La scelta dovrebbe essere guidata dalle esigenze di gestione anziché dai costi.
Installazione e attivazione
I registratori telematici devono rispettare tutti i requisiti tecnici stabiliti dal Governo e riportati nei decreti ministeriali. Devono altresì essere certificati dall’Agenzia delle Entrate.
L’esercente non deve occuparsi direttamente della certificazione. Saranno i produttori dei registratori telematici a gestire l’aspetto burocratico e tecnico del sistema.
Sarà un tecnico abilitato a installare, configurare e attivare il registratore telematico.
L’attivazione consiste nella richiesta del cosiddetto certificato dispositivo (dalla validità di 8 anni) e nel collegamento al già citato Sistema di Interscambio.
Una volta terminata l’attivazione, nell’area personale del portale Fatture e Corrispettivi si potrà trovare un codice QR. Tale codice deve essere stampato ed esposto sul registratore di cassa e consente di verificare la regolare attivazione del RT.
Per verificare lo stato di attivazione del registratore di cassa basterà inquadrare il suddetto codice e visitare il link generato.
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Scontrino elettronico e documento commerciale
Insieme all’obbligo di trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri è entrato in vigore lo scontrino elettronico.
Questo documento digitale viene automaticamente prodotto, conservato e trasmesso al sistema dell’Agenzia delle Entrate dal registratore telematico. Lo scontrino fiscale cartaceo è stato superato.
Il RT produce altresì un documento commerciale, una sorta di scontrino da consegnare al cliente per garantire il diritto di reso in caso di vizi del bene acquistato.
Caratteristiche del documento commerciale
Il documento commerciale è valido ai fini fiscali e contiene le seguenti informazioni:
- Denominazione dell’attività
- Indirizzo della sede
- Partita IVA
- Data e ora di emissione
- Numero del documento
- Descrizione dei beni o servizi
- Importo totale e indicazione delle imposte
La versione elettronica del suddetto documento contiene ulteriori informazioni di carattere tecnico, ad esempio i dati di trasmissione, del fornitore del software e così via. Sulla versione cartacea saranno invece riportate unicamente le informazioni utili al cliente.
Cambiano dunque le caratteristiche tecniche dello scontrino e della ricevuta, mentre nella sfera pratica resta tutto invariato: l’esercente consegna la ricevuta (documento commerciale) al cliente; quest’ultimo potrà utilizzarla per reso o eventuali cambi.
L’unica differenza sta nella possibilità da parte dell’esercente di consegnare – previo accordo con il cliente – un documento commerciale in formato digitale in luogo di quello cartaceo.
I moderni registratori di cassa consentono di selezionare l’invio della ricevuta digitale via SMS, e-mail o altre app di messaggistica, come Whatsapp, Messenger e Telegram. Questa scelta permette di risparmiare sul consumo di carta termica.
Collegamento tra POS e RT
Arriviamo infine agli sviluppi più recenti.
Nella Legge di Bilancio 2025 il governo Meloni ha introdotto un ulteriore requisito tecnico e pratico allo scopo di combattere ancor meglio l’evasione fiscale.
A partire dal 1° gennaio 2026 i terminali di pagamento dovranno essere collegati al registratore di cassa.
Oggi, se il POS non è collegato al RT l’esercente deve inserire manualmente la transazione. Vale a dire che la registrazione del pagamento non avviene in modo automatico, bensì è affidata al buon senso del negoziante.
Il collegamento tra POS e Registratore Telematico non lascia scelta. Il pagamento con carta elaborato dal terminale viene trasmesso automaticamente al registratore di cassa e di conseguenza all’Agenzia delle Entrate.
Come adeguarsi ai nuovi requisiti? Sarà sufficiente rivolgersi al fornitore del software RT, il quale provvederà a eseguire il collegamento tra i due dispositivi. Si ha tempo fino al 31 dicembre 2025.
Compatibilità tra dispositivi
Un problema che potrebbe presentarsi è quello della mancata compatibilità tra POS e Registratore Telematico.
Sebbene buona parte dei software RT sono compatibili con i terminali di pagamento più diffusi (es. Ingenico, PAX, Verifone), alcuni potrebbero presentare un sistema chiuso.
Un esempio lampante è il registratore di cassa SumUp, compatibile esclusivamente con POS dello stesso marchio. Chi è abbonato a questo sistema di cassa non potrà che servirsi del suo terminale (e delle sue tariffe).
Attenzione dunque alla scelta del registratore telematico. Assicuriamoci – prima della sottoscrizione a un servizio – che il software preveda la compatibilità con il nostro terminale di pagamento.
