Se i commercianti di lunga data conoscono significato e funzione del resoconto X e del resoconto Z, gli imprenditori più giovani potrebbero non avere idea di cosa siano. Nella maggior parte dei casi, infatti, i nuovi registratori di cassa – soprattutto quelli basati sul cloud – adottano una terminologia diversa.
Con procedure e termini differenti, il passaggio da un tipo di registratore all’altro può risultare può risultare ostico. Cos’è l’assetto X e l’assetto Z in un registratore telematico (RT)? Come individuarli sui sistemi tradizionali e su quelli moderni?
Nel presente articolo proponiamo una breve guida sui report prodotti dai registratori di cassa.
Definizione
Assetto X: Un riepilogo delle attività della giornata in corso (totale delle vendite, vendite divise per metodi di pagamento, storni, ecc.)
Può essere generato in qualsiasi momento. Non vengono azzerati i dati della giornata in corso.
Assetto Z: Anche noto come chiusura cassa, il report Z si esegue alla fine della giornata lavorativa.
Mostra il totale generale e un riepilogo delle operazioni di cassa. Azzera tutte le attività della giornata appena chiusa.
Il resoconto X è una panoramica dei totali di vendita e delle attività di cassa registrate fino al momento in cui il report viene generato. Può essere eseguito in qualunque momento della giornata fino alla chiusura giornaliera, cioè fino al resoconto Z.
L’assetto X non modifica alcun dato e può essere eseguito più volte al giorno.
Questo tipo di report viene utilizzato generalmente per verificare eventuali discrepanze – soprattutto a fine di un turno – tra i dati del registratore telematico e il contante presente in cassa.
Il resoconto Z serve invece a fini fiscali. Deve essere generato solo al termine della giornata lavorativa, dopo aver chiuso l’attività.
Non si limita infatti a mostrare il riepilogo e il totale delle entrate registrate in cassa, bensì effettua un reset – cioè un azzeramento – di tutti i dati giornalieri, preparando così il sistema di cassa alla registrazione dei dati per il giorno successivo.
Il resoconto Z non può essere generato due volte. Nel caso in cui siano necessarie modifiche, queste dovranno essere rimandate al giorno successivo, all’apertura della cassa.
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Quali informazioni contengono i resoconti X e Z?
A seconda del software adottato dall’utente, nei report vengono riportati diversi livelli di informazioni.
Un registratore di cassa economico non riporta, ad esempio, le vendite annullate o il totale delle mance; altri potrebbero non fare distinzioni tra i circuiti di pagamento se la transazione avviene tramite carta.
Software RT avanzati e collegati direttamente al POS forniscono invece informazioni dettagliate, con possibilità da parte dell’utente di personalizzare i report in base alle sue esigenze.
Tra le informazioni incluse nei resoconti X e Z potrebbero esservi:
I report X e Z sui terminali POS
Anche i terminali di pagamento tradizionali, come alcuni modelli di Ingenico e Verifone, sono in grado di stampare report in assetto X e assetto Z – naturalmente solo per le operazioni effettuate sullo stesso POS. Tra i dati inclusi nei suddetti resoconti compaiono i totali divisi per circuito (Visa, Mastercard, American Express, Maestro, PagoBancomat, ecc.) e il tipo di operazione, ad esempio storni e pagamenti.
Qualora registratore telematico e terminale non fossero collegati tra loro, è importante includere il report Z generato dal POS con il report Z generato dal registratore, poiché solo i totali del terminale garantiscono l’esattezza del dato relativo ai pagamenti con carta elaborati. Le informazioni inserite manualmente nel registratore di cassa potrebbero infatti contenere errori causati dall’utente.
Confrontare i resoconti di POS e RT è fondamentale nelle operazioni di chiusura cassa nel caso in cui si utilizzi un sistema non integrato. Se invece POS e registratore sono collegati tra loro non sarà necessario inserire manualmente i pagamenti con carta ricevuti, di conseguenza l’assetto Z del terminale può essere ignorato.
Affinché i due dispositivi possano essere collegati per garantire lo scambio automatico dei dati, i loro software devono essere compatibili.
Per approfondire consulta l’articolo Vantaggi del POS compatibile con la cassa
Come eseguire assetto X e Z sui registratori in cloud?
I vecchi modelli di registratori di cassa richiedevano combinazioni o sequenze di tasti per giungere alle operazioni in assetto X o assetto Z. Oggi, per fortuna, generare i resoconti delle attività giornaliere risulta più semplice.
Nei moderni RT basati su cloud, vale a dire che funzionano tramite internet, troveremo sezioni interamente dedicate a dati e statistiche. Lì basterà cliccare su voci come Report delle vendite giornaliere, Analisi di crescita o espressioni simili, di per sé abbastanza esplicative.
Per quanto riguarda l’assetto X, sui sistemi di cassa in cloud questo tipo di resoconto perde la sua ragion d’essere perché l’utente può consultare in tempo reale tutte le statistiche di vendita previste dal software. Non è più necessario “generare” report.
Quali dati sono disponibili? Naturalmente saranno riportate, di base, le informazioni essenziali necessarie per contabilità e adempimenti fiscali. A seconda del registratore di cassa scelto o del piano di abbonamento sottoscritto saranno poi disponibili una serie di informazioni che esplorano nel dettaglio le attività dell’esercizio commerciale.
Spesso vengono proposte soluzioni “modulari”, che permettono all’utente di costruire un’offerta adatta alle esigenze della sua attività, dunque aggiungendo o rinunciando a determinate statistiche. Maggiori sono i dati forniti dal software, maggiore sarà il costo della soluzione.
Avendo valore fiscale, i resoconti Z sono presenti in qualsiasi tipo di RT ma potrebbero funzionare diversamente. In alcuni casi, ad esempio, si dovrà impostare l’ora di chiusura dell’attività per eseguire in modo automatico l’assetto Z e generare il relativo resoconto a fine giornata. In tal caso il report apparirà in un’apposita sezione del programma oppure sarà inviato all’indirizzo e-mail dell’utente.
Sistemi più avanzati permettono di generare il report Z alla vecchia maniera, cioè manualmente. Anche in questo caso, però, è probabile che venga utilizzato un termine diverso per indicare l’operazione, ad esempio Chiusura cassa, Chiusura giornaliera e così via.
