I registratori di cassa moderni sono caratterizzati da uno schermo tattile a colori che li rende molto più facili da usare rispetto ai vecchi modelli. Nonostante ciò possiamo incontrarli non di rado nei piccoli negozi.

In entrambi i casi devono essere collegati al Sistema di Interscambio (SdI) e trasmettere in modo automatico i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate (AdE), come stabilito dalla legge. Le differenze sono tuttavia enormi sia in termini di facilità d’uso che di utilità.

Quali sono le differenze tra i “vecchi” registratori di cassa e quelli con touchscreen?

Leggi di più nel nostro articolo Guida all’obbligo Registratore Telematico (RT)

Quali sono le differenze fisiche?

I registratori di cassa tradizionali presentano una tastiera fisica e un display dalle dimensioni ridotte, mentre le casse touchscreen sono dotate di un ampio display che simula di volta in volta, a seconda delle necessità, una o più tastiere virtuali.

Immagine: Casio

Registratore di cassa tradizionale prodotto da Casio, modello SES400

Il cassetto portasoldi o cassetto rendiresto è integrato al corpo del registratore di cassa vecchio modello. Nelle casse tattili può invece essere indipendente o integrato, a seconda del dispositivo scelto dall’esercente.

Altra particolarità delle casse tradizionali: su molti modelli delle marche Casio, Sharp e Olivetti, avvio e chiusura delle operazioni di cassasi effettuano girando una chiave e posizionandola in corrispondenza degli appositi segni.

Il display delle casse tattili può essere un iPad, un tablet oppure un apposito schermo più dimensioni più grandi, simile a quello di un computer desktop, realizzato appositamente per l’uso in cassa.

Immagine: Olivetti

Olivetti Form 500

Olivetti Form500.

I gestionali touchscreen possono ispirarsi ai vecchi registratori di cassa per l’interfaccia utente.

Ad esempio, nonostante abbia rinnovato completamente la sua gamma di prodotti, Olivetti mantiene anche nelle attuali casse un aspetto quasi datato sia nell’hardware che nel software, pur essendo a tutti gli effetti delle casse smart, con schermo tattile e funzionalità di gestione dell’attività.

I registratori telematici più moderni hanno invece ripensato completamente l’aspetto oltre le caratteristiche software, adottando modelli ergonomici che permettono al personale di impararne l’utilizzo in breve tempo.

Le casse tattili per PC e tablet sono molto più intuitive e facili da usare rispetto ai tradizionali registratori di cassa.

Perché così tanti tasti?

Sui vecchi modelli di registratore telematico sono presenti da 30 a 80 tasti.

Perché questa abbondanza?

Questo tipo di cassa non comporta unicamente una tastiera numerica, bensì una serie di tasti:

  • Tasti alfanumerici
  • Tasti per richiamare prodotti pre-registrati
  • Tasti di servizio

I nomi dei tasti di servizio non sono facili da capire senza manuale, e anche per questo è necessario più tempo per imparare il corretto uso dell’apparecchio.

Esempio di tastiera nei modelli Olivetti:

Le casse alfanumeriche possono offrire molte funzioni utili, tuttavia è richiesto più tempo per imparare ad usarle.

Cose che si possono fare con i due tipi di cassa

Se le casse con tastiera hanno mantenuto per lungo tempo la loro popolarità, è perché i progressi in campo elettronico ed informatico le hanno dotate di numerose funzionalità.

Ecco un elenco di operazioni che è possibile effettuare con entrambi i tipi di registratore di cassa:

  • Registrare e annullare le transazioni
  • Stampare scontrini
  • Generare rapporti di cassa X e Y, rapporti mensili e annuali
  • Fare sconti
  • Accettare diversi tipi di pagamento per una transazione (es. una parte con carta e un’altra in contanti)
  • Accettare un reso
  • Registrare un catalogo di articoli per categoria, con prezzo e IVA
  • Usare un lettore di codici a barre

Il catalogo dei prodotti nelle casse tradizionali può essere molto esteso: decine di categorie e migliaia di articoli. Quando ci sono un numero elevato di prodotti da gestire, è evidente che sia più semplice farlo da una cassa touchscreen che permette l’accesso rapido al catalogo ed una modifica più semplice delle singole schede.

La programmazione dei registratori tradizionali è molto macchinoso poiché occorre utilizzare diversi tasti di servizio in un determinato ordine, accontentandosi al contempo di poche informazioni mostrate su un piccolo e poco intuitivo display.

L’uso del catalogo è molto più semplice con i registratori di cassa touchscreen: invece di digitare un codice, si clicca sul nome dell’articolo che peraltro può essere accompagnato da una foto, con etichette di colore diverso in base alle categorie di prodotti.

I punti di forza delle casse touchscreen

Abbiamo già capito che, dal punto di vista dell’interfaccia utente, le casse dotate di schermo tattile mostrano vantaggi significativi rispetto a quelle tradizionali con tastiera fisica e display di dimensioni ridotte.

Ma la superiorità delle casse moderne si spinge oltre e si manifesta anche in tema di funzionalità:

Compatibilità con dispositivi esterni – Le casse con tastiera fisica sono compatibili con cassetti portasoldi e lettori di codici a barre. Anche quelle touch lo sono, e in più possono comunicare con terminali di pagamento, bilance, lettori di badge per l’identificazione del personale, schermi per la cucina e così via.

L’estensione di un gestionale di cassa attraverso l’installazione di dispositivi esterni porta numerosi vantaggi. Ad esempio, collegando un POS al registratore l’esercente non dovrà digitare l’importo della transazione sul terminale, poiché la cassa invia automaticamente l’informazione al dispositivo.

Gestionali di cassa specializzati – Il display touchscreen, unito ad un sistema operativo adeguato, apre la strada a programmi specializzati per ogni tipo di attività commerciale (es. supermercato, panetteria, fioraio) oppure alla creazione di softwarre universali ma personalizzabili.

Un esempio sono i gestionali dell’attività nel settore della ristorazione, dove funzioni specializzate sono fondamentali – ad esempio la gestione del piano di sala, dei tavoli e così via. Naturalmente, più un software è specializzato più complicato è il suo uso, soprattutto a causa dell’abbondanza di funzioni e possibilità di personalizzazione.

Immagine: Mobile Transaction

SumUp Cassa.

Inventario e magazzino – I  registratori di cassa tattili offrono solitamente gli strumenti necessari per tenere sotto controllo del magazzino, aggiornando le scorte man mano che il prodotto viene venduto. È inoltre possibile impostare notifiche in modo da ricevere per tempo notizia degli articoli che stanno per terminare.

Conservazione dei dati – Le casse tradizionali conservano i dati delle transazioni su una memoria locale, mentre quelle tattili permettono di archiviarle in uno spazio cloud. Ciò riduce il rischio di perdere i dati in caso di guasto dell’apparecchio, poiché vengono conservati in un server esterno (una sorta di memoria che si trova in rete e non sullo stesso registratore di cassa).

Aggiornamento del sistema – Un software aggiornato è indispensabile sia per la conformità del sistema con la normativa fiscale sia per la sicurezza dell’esercente. I registratori tradizionali richiedono l’importazione di un file nella memoria locale del dispositivo, mentre le casse tattili basta seguire le istruzioni che compaiono a schermo.

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Marketing – I gestionali con schermo touch sono in grado di raccogliere dati sui clienti al fine di analizzare i loro acquisti e dunque di fidelizzarli con promozioni personalizzate.

Vendita online – Il catalogo delle casse con touchscreen può essere sincroniccato con quello di un negozio online, così da avere un unico inventario da gestire.

Connessione ad altre app – I sistemi di cassa aperti offrono un app market per consentire all’esercente di scaricare applicazione e così estendere le funzionalità disponibili. Ad esempio, molti market digitali propongono app per la gestione delle prenotazioni, delle consegne a domicilio, gestione dello staff e così via.

Resoconti e statistiche – Rispetto ai vecchi modelli, i moderni sistemi di cassa generano molti più resoconti e statistiche, spesso presentati attraverso grafici interattivi. È possibile ad esempio verificare le vendite di un determinato periodo o prodotto, di un’intera categoria, gli orari più redditizi per l’attività, lo staff più efficiente, ecc.

Conclusione: i registratori tattili sono più utili e pratici

I vecchi registratori di cassa con tastiera fisica appaiono oggi fuori dal tempo.

Il loro vantaggio principale è il prezzo, dato che si possono acquistare a poche centinaia di euro e non richiedono l’abbonamento mensile o annuale ad un software online.

Ad esempio, un registratore pagato 400 euro e utilizzato per 5 anni ha un costo equivalente a 7 euro al mese – attenzione però agli aggiornamenti e alla manutenzione, generalmente inclusi nel prezzo per un periodo limitato di tempo.

Un sistema di cassa con touchscreen costa di più (vedi Quanto costa un registratore di cassa?). Di solito prevede la sottoscrizione di un abbonamento con canone mensile o annuo, tuttavia include assistenza e aggiornamenti, che altrimenti dovrebbero essere pagati a parte.