Chi si appresta ad avviare una piccola attività può affidarsi ad una soluzione gratuita per la sua gestione. Square Point of Sale è un’app ricca di funzionalità valide che trasformano smartphone o tablet in un registratore di cassa basato su cloud.
In questo articolo passeremo in rassegna le caratteristiche di Square, evidenziandone i punti di forza da un lato, i limiti dall’altro. Può un’app gratuita sostenere l’onere della gestione di un negozio?
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Gestire l’attività con un’app a costo zero
Risparmiare sui costi è indispensabile per le attività che partono da zero. Venire a conoscenza di una soluzione senza oneri può in effetti svincolare le giovani realtà da impegni gravosi, generalmente rappresentati dai tradizionali registratori di cassa.
Square Point of Sale è un’applicazione mobile gratuita, disponibile per smartphone e tablet con sistema operativo iOS e Android.
Le rispettive versioni si trovano su App Store e Google Play, tuttavia la lingua italiana non rientra tra quelle supportate.
L’app è disponibile in inglese, francese, spagnolo e giapponese. L’italiano non è supportato.
Agli strumenti digitali è possibile affiancare hardware compatibile, come stampanti e cassetti. L’imprenditore sarà costretto però a dotarsi di un sistema autonomo per la stampa degli scontrini fiscali, qualora imposti per legge.
Il richiamo di questo software inizia dal suo design. Un’interfaccia pulita ed intuitiva consente un uso immediato delle funzioni front office. non meno semplificata è l’area dedicata alle attività back office di gestione dell’inventario e analisi delle vendite.
Il catalogo personalizzabile e gli open tickets sono ideali per bar e ristoranti. Foto: Square
Le funzionalità gratuite
Sono davvero tante le funzioni offerte nella versione gratuita dell’app, alcune delle quali – come vedremo – si adattano perfettamente al settore della ristorazione / food and beverage.
Inventario
La gestione dell’inventario è pensata per ottimizzare i tempi e ridurli al minimo indispensabile. È possibile importare i dati da un file .csv oppure aggiungere ed aggiornare in tempo reale dall’applicazione stessa.
Ogni prodotto o servizio può essere arricchito da un’immagine, oltre che con informazioni relative al prezzo e al numero di articoli disponibili in magazzino. Impostando di avvisi di esaurimento scorte per ognuno dei prodotti, il software avverte in tempo reale e consente al titolare intervenire in modo tempestivo.
Open tickets
Il sistema degli open tickets è una funzione particolarmente interessante per le attività del settore food and beverage – come ristoranti, bar, pizzerie e venditori ambulanti.
L’app consente infatti di gestire le comande dei clienti salvandole in open tickets, ossia in singole schede relative agli ordini aperti. Gesti semplici e immediati consentiranno di riprendere tali schede in vista di un aggiornamento dell’ordine o della chiusura del conto.
Conto, mance e ricevute
Il calcolo del totale può avvenire nel può classico dei modi o, su richiesta dei clienti, effettuando una rapida divisione del conto tra più persone. Vi è inoltre la possibilità di inserire all’interno del conto le mance che i clienti desiderano lasciare allo staff.
Alla chiusura del conto, lo scontrino può essere inviato ai clienti in versione digitale, via e-mail o sms, ed essere integrato con un sistema di valutazione del servizio.
L’analisi dettagliata delle vendite è inclusa nella versione gratuita dell’app. Foto: Square
Feedback e profilo dei clienti
Le opinioni dei clienti sono fondamentali per la crescita del proprio business. I feedback permettono al titolare dell’attività di conoscere i punti di forza da mantenere vivi – ma anche e soprattutto gli aspetti insoddisfacenti da migliorare.
Square Point of Sale include, nella sua versione gratuita, un sistema di feedback integrato all’invio degli scontrini digitali. Insieme al conto, il cliente potrà valutare direttamente nella sua mail l’esperienza. Il commerciante avrà dunque la possibilità di comunicare in modo efficace con il cliente insoddisfatto per recuperare la sua fiducia.
Attraverso la gestione del profilo dei clienti, il titolare può tenere traccia delle abitudini della clientela più fedele e agire di conseguenza per rafforzare il rapporto tra persona e attività.
Stampanti e cassetti
Square Point of Sale può essere associato ad una gamma di dispositivi compatibili che ne estendono le capacità anche in campo materiale. Cassetti portasoldi, lettori di codici a barre e stampanti per scontrini sono gli elementi integrabili all’applicazione.
Molteplici sono le stampanti Star Micronics da abbinare all’app – tra cui i modelli SM-S220i, SM-S230i, SM-T300i e TSP654II. Per il marchio Epson è invece possibile associare il modello TM-m10 Bluetooth. Integrando una stampante compatibile, la stampa della ricevuta sarà automaticamente avviata alla chiusura del conto. Non sono attualmente supportate stampanti per scontrini fiscali.
Il cassetto può essere connesso a Square tramite una stampante per l’apertura automatica – Foto: Square
Star Micronics offre inoltre una varietà di cassetti compatibili, con apertura automatica. I modelli supportati sono i seguenti: CD3 1616, CD3 1313, SMD2-1617, SMD2-1317.
Scelta limitata per quanto riguarda i lettori di codici a barre (barcode scanner). Unico modello compatibile è il Socket Mobile 7Ci, in versione mobile o fissa.
I punti deboli
Le peculiarità di Square Point o Sale riescono a cogliere l’interesse di chi muove i primi passi nel mondo del commercio. L’assenza totale di costi per le funzioni di cui si è parlato completa un quadro innegabilmente allettante.
Dopo aver stilato una panoramica delle feature di questo registratore di cassa gratuito basato su cloud, dobbiamo tuttavia approfondire gli aspetti che ne mitigano in modo considerevole le virtù.
Occorre innanzitutto sottolineare che non è ancora disponibile una versione dell’app tradotta in italiano. Al momento, le lingue supportate sono inglese, francese, spagnolo e giapponese.
Mentre negli Stati Uniti e in pochi altri paesi l’azienda offre un servizio completo di software e hardware, in Italia il campo di azione è circoscritto alla contabilità e alla gestione dell’esercizio attraverso i suoi strumenti virtuali.
Il lettore di carte portatile disponibile sul mercato estero non appare, del resto, tra le soluzioni più convenienti per una piccola attività. Oltre al piano tariffario opinabile, sono due i dispositivi da acquistare per disporre di un reader compatibile con qualsiasi tipo di carta (chip and pin, banda magnetica e contactless).
Da non sottovalutare è l’aspetto fiscale della gestione di un attività. Laddove la normativa italiana richiede obbligatoriamente il rilascio di uno scontrino fiscale, l’esercente dovrà dotarsi di un sistema idoneo – non fornito da Square Point of Sale, né presente tra gli strumenti hardware compatibili.
Le soluzioni da considerare
Square è un’app di gestione dell’attività indiscutibilmente valida, anche nella sua versione gratuita. Le lacune della sua offerta possono essere colmate da una scelta oculata degli strumenti da affiancarvi.
Se a dettare la scelta del commerciante o ristoratore è il risparmio sui costi, un’opzione interessante per arricchire le funzioni dell’app è incarnata dal POS mobile.
Il POS mobile è un lettore di carte portatile che, collegato a smartphone o tablet con connessione internet, elabora in pochi secondi la transazione elettronica. Si ricorda tuttavia che non è possibile integrare i due sistemi, i quali lavoreranno in modo autonomo con applicazioni diverse.
Qualora le entrate dell’attività poggino soprattutto sul contante, l’esercente ha la possibilità di completare il sistema di cassa con una soluzione economica che consente di eliminare i costi fissi. Il POS mobile SumUp si distingue per il suo piano tariffario fisso, adatto agli esercizi commerciali che fanno un uso ridotto di pagamenti con carta.
Un alto volume di transazioni elettroniche potrebbe invece rendere più interessanti servizi analoghi forniti dalle banche, per i quali si consiglia tuttavia di valutare con attenzione i costi.
La scelta delle periferiche risulta meno complicata con iZettle. La sua proposta base include un’app gratuita per la gestione del negozio e un POS per smartphone, ai quali è possibile aggiungere supporti per tablet con cassetti, stampanti per scontrini e barcode scanner.
