Ogni attività commerciale con vendita diretta deve essere provvista di un registratore di cassa.

Il registratore di cassa è un sistema che elabora i pagamenti effettuati di persona dai clienti.

Con l’espressione “registratore di cassa” non si fa riferimento ad un apparecchio o ad un processo operativo, ma ad una varietà di elementi che permettono di elaborare efficacemente le transazioni e agevolare il processo di vendita.

Questo sistema può variare in aspetto e funzioni in base alla tecnologia scelta, ai metodi di pagamento accettati, alla produzione o meno di uno scontrino fiscale, al modo in cui si registrano le vendite e si organizza la chiusura a fine giornata, al sistema di inventario utilizzato per i propri prodotti.

Vediamo come vengono elaborate le transazioni, di quali elementi si compone solitamente un registratore di cassa e quali sono le opzioni ad oggi disponibili per le attività commerciali.

I registratori di cassa ieri ed oggi

Fino a qualche decennio fa, il registratore di cassa classico rappresentava l’unico elemento di un punto cassa. I primi registratori di cassa non “conoscevano” neanche il prezzo dei prodotti. La persona incaricata doveva inserire manualmente le informazioni, spesso aiutandosi con le etichette che le riportavano.

A questo punto riceveva il denaro – che inseriva nel cassetto della cassa – e forniva al cliente uno scontrino fiscale. In alcuni casi, l’unica registrazione della transazione era rappresentata dalla copia cartacea del rotolo dello scontrino.

Con la loro evoluzione, i registratori di cassa si sono gradualmente automatizzati, iniziando a memorizzare un database dei prodotti su computer.

Oggi, grazie all’arrivo dei lettori di codici a barre, l’esercente può memorizzare elettronicamente i dettagli delle transazioni in pochi istanti.

Registratore di cassa di vecchia generazione, con stampante integrata e inserimento manuale del prezzo

Oggi i sistemi sono molto più sofisticati. Mentre alcuni rivenditori utilizzano ancora i vecchi sistemi, non dissimili da quello mostrato nell’immagine qui riportata, molti iniziano a preferire sistemi avanzati could-based, basati su cloud, in cui i dati sono archiviati online.

Le componenti di un registratore di cassa

I registratori di cassa moderni sono formati da componenti hardware e software. Il software registra, processa e archivia i dettagli delle transazioni. Il modo in cui questi dettagli vengono archiviati e utilizzati è ciò che rende i vari software molto diversi fra loro.

Software

Tutti i registratori di cassa moderni hanno un’interfaccia di front-end dedicata alla vendita e una di back-end (spesso chiamata backoffice) per le funzioni di analisi e gestione.

Lo staff che elabora le transazioni utilizza un’interfaccia di front-end, solitamente su un monitor touchscreen o sullo schermo di un tablet. Il back-end è accessibile separatamente da un browser o da un’applicazione sullo stesso dispositivo o su un dispositivo separato.

Indipendentemente dal tipo di software utilizzato, front-end e back-end saranno connessi e sincronizzati. Ci sono però due metodi di archiviazione dei dati:

On-site

  • Il software è installato sul server, cioè su un computer
  • Richiede l’acquisto di una o più licenze d’uso del software
  • L’aggiornamento e la manutenzione vengono eseguiti manualmente
  • Si basa sulla rete chiusa del computer, quindi non richiede l’accesso ad internet

Cloud-based

  • Il sistema è ospitato online. I dati si trovano su server del provider. Si può accedere da qualsiasi computer con username e password.
  • Conosciuto anche come Software-as-a-service (SaaS), questo sistema è gestito e aggiornato dal provider del registratore di cassa.

Per alcuni anni, i software on-site hanno rappresentato la norma nei punti cassa computerizzati. Ad oggi, però, è diventato più comune l’utilizzo di sistemi cloud o di sistemi ibridi, basati cioè sia su internet che sull’hosting locale. Configurare un registratore di cassa on-site tende ad essere piuttosto costoso, e inoltre richiede spesso assistenza e manutenzione da parte di professionisti. I registratori di cassa basati su cloud sono invece più economici (generalmente hanno un costo fisso mensile) e permettono più opzioni di integrazione con altri programmi software.

Infine, le applicazioni possono differire enormemente in termini di caratteristiche e layout. Ogni settore commerciale ha le proprie esigenze, per le quali esistono delle applicazioni specifiche. I ristoranti, ad esempio, potrebbero aver bisogno di un layout con la mappa dei tavoli a cui abbinare gli ordini, o un’interfaccia per i menu self-service che permetta ai clienti di ordinare direttamente dal loro tavolo. Le applicazioni specializzate per i ristoranti possono offrire queste e altre funzioni.

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Hardware

Le attività commerciali hanno bisogni diversi quando si tratta di hardware. Vediamo le più importanti componenti di un hardware:

  • Interfaccia/dispositivo che registra i dettagli della transazione: ad esempio un registratore di cassa con i tasti, un monitor touchscreen, o un dispositivo mobile con determinate applicazioni.
  • Cassetto portasoldi o rendiresto: utilizzato per conservare le entrate in contanti, assegni, voucher, fatture ecc.
  • Stampante fiscale: utilizzata per stampare gli scontrini fiscali per i clienti o i report di chiusura.
  • Scanner per codici a barre: utilizzato di solito in attività con una grande varietà di prodotti. È collegato generalmente al sistema di inventario del registratore di cassa, in modo da poter aggiornare automaticamente l’inventario dei prodotti in base a quelli venduti.
  • Lettore di carte di credito o terminale POS: utilizzato per elaborare i pagamenti fatti attraverso carte di credito e debito, oppure pagamenti da smartphone tramite NFC. I terminali tradizionali richiedono l’installazione di un software (se non incluso), e una SIM card o un cavo, mentre i terminali basati sull’applicazione utilizzano il WiFi o la rete di un dispositivo mobile collegato.
  • Dispositivi di rete: che sia un sistema cloud-based oppure on-site, è necessario un dispositivo di rete quale ad es. un modem, un router on un hub per la connessione internet o per collegare il proprio sistema di computer ai locali.

I diversi tipi di registratori di cassa

Quali siano i migliori hardware e software dipende dall’attività per cui essi sono utilizzati. Un cassetto portasoldi potrebbe ad esempio non essere necessario se la maggior parte delle transazioni vengono fatte tramite carta di credito. O potrebbe essere utile un sistema mobile che funzioni anche a distanza oltre che all’interno dei locali. Vediamo alcuni esempi di punti cassa.

Semplici registratori di cassa basati su cloud per i piccoli caffè

Un piccolo bar potrebbe utilizzare un’applicazione basata su cloud su un iPad connesso ad un lettore di carte Bluetooth portatile. Se si accettano contanti, un cassetto diventa indispensabile per ragioni di sicurezza. Al giorno d’oggi, le applicazioni inviano direttamente le ricevute tramite email o messaggio, per cui in teoria non sarebbe necessaria neanche una stampante fiscale. Tuttavia, in alcuni paesi è ancora obbligatorio fornire la ricevuta cartacea quando richiesta.

L’utilizzo di un iPad con un lettore di carte portatile è ora comune in molti caffè, pub e bar in tutto il mondo. Foto: Emily Sorensen, Mobile Transaction

Con il registratore di cassa basato su cloud il titolare dell’attività può controllare le vendite da casa direttamente dal proprio account di backoffice, e inviare ogni giorno un report in Excel al proprio contabile. Lo staff che effettua la chiusura cassa deve solo effettuare il check out sull’iPad, controllare eventuali discrepanze tra le transazioni registrate e le effettive entrate, ed organizzare le attività bancarie ed ogni altra attività necessaria.

Registratori di cassa on-site per vendita al dettaglio

Un negozio potrebbe scegliere un registratore di cassa on-site se la connessione ad internet non è affidabile o se i titolari preferiscono avere tutti i dati archiviati esclusivamente nei propri locali. Gli apparecchi di solito non sono portatili, l’installazione richiede aiuto professionale, e i software richiedono solitamente un esperto di informatica che li configuri in loco. Tutte queste attività tendono ad alzare i costi, ed è per questo che solo i grandi rivenditori con molte risorse a disposizione tendono ad optare ancora per questa tipologia di punti cassa.

I sistemi dei supermercati sono solitamente più articolati a causa del volume e della varietà di prodotti in vendita (a volte prezzati in base al peso), con apparati antitaccheggo, imbustamento, ecc.

Ci sono anche funzioni speciali generalmente integrate nei registratori di cassa dei negozi, a partire dall’inventario per tenere traccia delle quantità di prodotti venduti, fino ad arrivare a strumenti hardware come la bilancia alla cassa (per gli alimenti a peso), i lettori di codici a barre, o i dispositivi per togliere o disattivare i sistemi antitaccheggio. I sistemi più complessi sono generalmente quelli dei supermercati, a causa della grande varietà di prodotti venduti. Più variegati sono i prodotti venduti, più articolati possono essere i punti cassa.

Registratori di cassa ibridi per le catene di ristoranti

I settori dedicati a cibo e bevande, come i ristoranti, richiedono software con caratteristiche differenti. Potrebbe ad esempio essere necessario inviare le comande in cucina in tempo reale (attraverso una stampante da cucina), o tenere traccia dei tavoli riservati attraverso un sistema di prenotazioni.

Esempio di registratore da ristorante con software touchscreen Lightspeed, una stampante per scontrini collegata, un lettore di carte di credito e un cassetto per denaro contante.

Se i ristoranti hanno scelto un registratore di cassa basato su cloud ma la connessione internet non è affidabile al 100%, possono collegarsi ad un server on-site, permettendo al software di funzionare quando internet è assente e di sincronizzare i dati al cloud a connessione ripristinata. Ciò consente alle catene di ristoranti di beneficiare di un sistema cloud attraverso il quale registrare tutti i dettagli delle vendite nei vari punti vendita, monitorabili in tempo reale da qualsiasi computer, ma di potersi sempre affidare ad un sistema di hosting locale come backup.

In alternativa, alcuni software offrono una modalità offline che mantiene il registratore di cassa in funzione anche in assenza di rete, e poi sincronizza i nuovi dati non appena la connessione viene ripristinata.