Fatture elettroniche: obbligo e requisiti di conservazione

Quando scatterà l’obbligo per tutti i titolari di partita IVA?

Se in un primo momento l’obbligo era previsto solo per imprese e professionisti con un determinato fatturato annuo, le regole sono cambiate in modo significativo e culmineranno con la fatturazione elettronica obbligatoria per tutti i soggetti con partita IVA.

Già dal 2022, la platea tenuta a fatturare in modalità elettronica si è estesa anche ai lavoratori autonomi in regime forfettario, in particolare a coloro che nel corso dell’anno fiscale precedente hanno fatturato più di 25.000 euro.

Comma 3, art.18 Decreto-legge n.36 del 30/04/2022:

“La disposizione di cui al comma 2 si applica a partire dal 1° luglio 2022 per i soggetti che nell’anno precedente abbiano conseguito ricavi ovvero percepito compensi, ragguagliati ad anno, superiori a euro 25.000, e a partire dal 1° gennaio 2024 per i restanti soggetti.”

Al terzo comma dell’art.18 del Decreto legge 36/2022 si fissa anche la data di entrata in vigore dell’obbligo: dal 1° gennaio 2024 la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutte le imprese e tutti i professionisti, indipendentemente dal fatturato annuo e dal regime fiscale adottato, forfettari inclusi.

Come emettere fatture elettroniche?

Abbiamo appena visto che nessuno, dal prossimo anno, è esentato dalla modalità elettronica per l’emissione delle fatture. Ma come funziona?

No, la fatturazione elettronica non è un semplice documento compilato con un programma come Word o Excel, ai quali del resto eravamo già abituati per l’emissione delle fatture cartacee o tradizionali.

La legge fissa specifici requisiti tecnici che il file del documento deve rispettare, oltre al fatto che – al di là della mera compilazione – deve essere “timbrato” da una piattaforma autorizzata e trasmesso per via telematica all’Agenzia delle Entrate.

Immagine: Mobile Transaction

Sistema di fatturazione dell’Agenzia delle Entrate.

I titolari di partita IVA, indipendentemente che si trattino di persone fisiche o giuridiche, dovranno dunque sottoscrivere un apposito servizio online oppure servirsi del sistema dell’Agenzia delle Entrate (poco consigliato in quanto complesso).

Fortunatamente esistono soluzioni economiche o addirittura gratuite, come vedremo più avanti.

A meno che non abbiate esigenze particolari (es. aziende medio-grandi con numero elevato di documenti attivi e passivi da gestire), diffidate dai servizi che richiedono decine e decine di euro mensili per la semplice emissione di qualche fattura elettronica. Tariffe elevate sono giustificate unicamente dalla presenza di funzionalità destinate alla gestione e ai pagamenti.

Requisiti per la conservazione delle fatture elettroniche

A meno che non si deleghi un contabile o commercialista, è bene sapere che anche la conservazione della fattura deve compiersi in modalità telematica secondo criteri specifici.

Cosa vuol dire? Non è sufficiente scaricare sul proprio computer, telefono o supporto di memoria il file relativo alla fattura e alla sua ricevuta di trasmissione. Dal punto di vista legale, un documento semplicemente “scaricato” su un supporto di memoria non ha alcun valore.

La conservazione elettronica delle fatture consiste in una procedura telematica con determinati requisiti tecnici. Non può essere eseguita in autonomia, bensì su una piattaforma autorizzata e conforme agli standard fissati dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

I sistemi abilitati procedono alla creazione dei cosiddetti pacchetto di versamento e rapporto di versamento, all’interno dei quali i documenti fiscali sono accompagnati da firma elettronica qualificata e ulteriori elementi informatici che certificano e sigillano le fatture emesse da un utente nel corso di un determinato anno fiscale.

Per quanto tempo occorre conservare le fatture elettroniche? Esattamente come per le “vecchie” fatture cartacee, anche quelle elettroniche devono essere conservate secondo i criteri tecnici sopraindicati per 10 anni.

Appurato che l’archiviazione digitale delle fatture elettroniche non consiste nel semplice download sul computer, a chi dobbiamo rivolgerci per conservare i documenti fiscali secondo gli standard normativi? Esistono soluzioni gratuite o quantomeno economiche per farlo? Lo scopriamo subito.

Soluzioni economiche per fatturazione e conservazione

I sistemi che offrono il servizio di fatturazione elettronica prevedono, al contempo, il servizio di conservazione delle stesse.

Esistono servizi gratuiti (anche se si contano sulle dita di una mano) per emettere fatture elettroniche, tuttavia sono sconsigliati a chi deve gestire un numero elevato di documenti.

Le piattaforme gratuite sono infatti basilari e non presentano funzioni che aiutano nel tracciamento dei pagamenti e nell’archiviazione organizzata dei file. Alcune sono efficienti e intuitive, altre richiedono un po’ di familiarità. Di seguito vediamo quali sono.

SumUp Fatture è un sistema di fatturazione elettronica completamente gratuito, senza canone fisso né commissioni variabili – a meno che non si scelga di ricevere pagamenti online dai clienti tramite il sistema SumUp (non è obbligatorio e il titolare può servirsi di metodi tradizionali come bonifico e contanti, senza alcun costo).

Immagine: Mobile Transaction

Piattaforma di SumUp dedicata alla fatturazione elettronica.

Come si nota dall’immagine precedente, SumUp Fatture presenta un’interfaccia grafica semplice e piacevole da usare, ideale per chi ha poca familiarità con gli strumenti digitali. È conforme agli standard previsti dalla legge; si collega al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate dopo una rapida configurazione iniziale.

Decisamente diverso è il sistema gratuito fornito dall’Agenzia delle Entrate. Macchinoso, complesso e talvolta soggetto ai disservizi che colpiscono i sistemi web delle istituzioni. Rimane una buona soluzione per chi vanta abbastanza familiarità con la piattaforma.

Per quanto riguarda la conservazione delle fatture, occorre sottolineare che questo servizio prevede un’attivazione aggiuntiva, poiché l’utente dovrà prestare consensi specifici. Assicuriamoci dunque di informarci e attivare altresì il servizio di conservazione, dato che – ricordiamo – si ha obbligo di conservare a norma i documenti per 10 anni.