Come condividere documenti con il commercialista?

Condividere report di vendita e documenti con il commercialista o il contabile è una pratica fondamentale per le aziende, incluse le piccole e micro imprese. Un’attività da espletare regolarmente, dalla quale non è possibile sottrarsi.

Rendere efficiente la condivisione dei report di vendita e di tutti i dati relativi a entrate e uscite non solo eviterà controversie con il fisco, ma farà altresì risparmiare tempo e stress.

Di seguito scopriamo le diverse modalità di condivisione – telematiche o fisiche – dei report di vendita. Parleremo di pro e contro di ognuno di questi metodi, così da poter compiere la scelta giusta per il proprio profilo aziendale.

Usare un foglio Excel

I fogli di calcolo o fogli elettronici sono uno dei metodi più utilizzati per trasmettere informazioni contabili al commercialista. Possono essere creati, modificati o semplicemente visualizzati con i seguenti programmi:

• Microsoft Excel
• Google Sheets
• Numbers di Apple
• Calc di LibreOffice

Excel è il programma più popolare, tuttavia solo la sua versione web è gratuita. Numbers è gratuito per tutti gli utenti Apple. Sheets di Google è accessibile onloine, senza costi, dal proprio account Google. Infine LibreOffice permette di scaricare e installare gratuitamente il suo Calc su computer con sistema operativo Windows, macOS o Linux.

Dal momento che molte micro-imprese, ditte individuali, lavoratori autonomi e liberi professionisti presentano bassi volumi di vendita, il foglio di calcolo può essere sufficiente a riportare in modo dettagliato tutte le entrate e le uscite.

I fogli di calcolo possono essere inviati in versione digitale o stampati su carta.

È possibile creare il proprio foglio di calcolo secondo le necessità del proprio business ma, per semplificare e velocizzare la contabilità, è importante prendere alcune precauzioni, ad esempio:

• Creare un foglio di calcolo per ogni mese di attività, dunque organizzare i diversi mesi in un’unica cartella. In questo modo le ricerche saranno rapide.
• Creare schede per ogni tipo di informazione: entrate, uscite, buste paga, altri movimenti, ecc.

• Dettagliare le informazioni creando colonne con i dati di interesse per il commercialista, ad esempio importo della vendita, numero della ricevuta, imposte trattenute.

Prima di impostare un foglio di calcolo di propria iniziativa, consigliamo di parlare con il contabile; egli stesso potrebbe configurare e fornire un modello adatto alla propria attività. In questo modo si evita di inserire dati e informazioni non necessarie allo scopo.

La domanda successiva è: Come condividere queste informazioni con il commercialista? Sì, potremmo semplicemente inviare il file per e-mail oppure caricarlo su una piattaforma di archiviazione cloud come Google Drive o Dropbox, ma è bene tener presente che non è sempre la soluzione più sicura.

Concedere l’accesso alla piattaforma di contabilità

Una soluzione solitamente migliore è concedere l’accesso alla piattaforma di contabilità usata dall’azienda, creando un profilo dedicato al ruolo del commercialista.

Sconsigliamo invece di girare le proprie credenziali di accesso, poiché ogni profilo corrisponde a un ruolo con permessi specifici. In generale, per qualsiasi tipo di servizio, comunicare ad altre persone i propri dati di login non è sicuro.

Nel caso in cui non tutte le informazioni presenti in piattaforma sono rilevanti per il commercialista, l’imprenditore potrà esportare in un foglio di calcolo i dati richiesti e poi condividerli via e-mail, app di messaggistica o simili.

Esempio di ruoli associati a profili d’accesso su piattaforme di contabilità e conti online.

Sul mercato sono disponibili diversi sistemi di contabilità, ad esempio TeamSystem, Zucchetti, Wolters Kluver. È possibile trovare anche qualche soluzione gratuita, tuttavia con molti limiti nelle funzionalità disponibili.

La cosa importante è accertarsi che il prodotto fornisca effettivamente tutte le caratteristiche di cui abbiamo bisogno. Mai sottoscrivere un servizio senza verificare prima, una per una, tutte le funzioni di nostro interesse.

Molti i vantaggi nell’usare un sistema di contabilità per condividere i report con il commercialista:

• Si avranno sempre a disposizione tutte le informazioni aggiornate, da condividere anche in tempo reale.
• Possibilità di accedere, sia per l’amministratore che per il commercialista, alla versione mobile della piattaforma semplicemente aprendo l’apposita app.
• Il contabile avrà accesso alle informazioni di cui ha bisogno… quando ne avrà bisogno. Non sarà costretto a contattare il cliente per ottenere i dati.

Gli svantaggi riguardano soprattutto i costi. Oggi queste piattaforme vengono messe a disposizione perlopiù con abbonamento mensile o annuo, dunque rappresentano un ulteriore impegno economico per piccoli imprenditori e professionisti.

Il cartaceo non è molto pratico

Nulla impedisce agli imprenditori di trasmettere i dati di vendita su carta, ma ha senso? No, oggi non ha alcun senso stampare e portare un plico di fogli al commercialista, dal momento che l’alternativa consiste nell’inviare una mail o, ancor meglio, limitarsi a creare un profilo d’accesso dedicato al consulente.

Se qualcuno ama comunque le pratiche tradizionali, sono diversi gli inconvenienti ai quali dovrà sottoporsi. La stampa dei report di vendita implica costi aggiuntivi e ed evitabili, ad esempio:

• Consumo extra di carta
• Consumo extra di toner/cartucce
• Consumo extra di carburante (e tempo) per la consegna dei report

Per non parlare di altri eventuali inconvenienti che possono presentarsi, ad esempio la perdita di qualche foglio, ordine errato che finisce per arrecare fastidi al contabile e così via.

Dovremo in ogni caso produrre la documentazione fiscale in formato digitale, per di più rispettando precisi standard stabiliti dalla normativa vigente (dalla quale peraltro non scappa più nessuno, neanche gli autonomi in regime forfettario).

Insomma, non ci sono vantaggi nello stampare i resoconti su carta se non per esplicita richiesta del commercialista. Chi proviene dal “tradizionale” avrà sicuramente qualche difficoltà ad adattarsi, ma una volta compiuta la transizione ne trarrà beneficio sia in termini di spese sia di tempo risparmiato.

Per telefono o di persona

Qualcuno potrebbe perfino pensare di trasmettere le informazioni al commercialista per telefono o addirittura di persona. Ma se è già chiaro che consegnare rapporti stampati non è una buona idea, farlo senza alcuna traccia scritta è ancora peggio.

È possibile che la creazione di resoconti non sia il nostro forte e al contempo che le conversazioni siano la nostra arma segreta ma, quando si tratta di gestione delle finanze aziendali, forse è meglio fare affidamento a un sistema di contabilità.

Passare informazioni contabili al telefono non è sicuro, e neanche farlo di persona potrebbe essere la strada migliore:

• Rischio di fraintendimenti.
• Rischio di dimenticare e trasmettere informazioni incomplete.
• Necessità di spostarsi continuamente per incontrare il commercialista.

Sicuramente vi sarà la necessità, di tanto in tanto, di incontrare il proprio consulente fiscale per ricevere chiarimenti, spiegazioni o gestire eventuali controversie con l’Agenzia delle Entrate, ma senza ombra di dubbio non per fornire i dati di vendita mensili.