Cosa serve per aprire un conto aziendale?

L’apertura del conto aziendale richiede documenti relativi all’impresa o alla professione e, in alcuni casi, può essere eseguita solo da persone che coprono un ruolo specifico nell’azienda.

Nel presente articolo scopriamo in quali casi vige l’obbligo di apertura del conto business, quale documentazione è richiesta e quali sono i passaggi per l’apertura online.

Chi ha l’obbligo di apertura del conto corrente aziendale?

Non tutti i titolari di partita IVA sono tenuti ad aprire un conto business, cioè un conto corrente dedicato all’attività professionale o imprenditoriale.

L’obbligo riguarda esclusivamente le società di persone e di capitali, ad esempio le imprese registrate nella forma giuridica di Snc, Sas, Srl, Srls e così via.

I titolari di P.IVA non iscritti alla Camera di Commercio – es. lavoratori autonomi, artigiani e liberi professionisti – possono invece utilizzare un conto di tipo personale (cioè non associato alla partita IVA) anche per la propria attività professionale.

Fatta salva la libertà di scelta per i soggetti non iscritti al Registro delle Imprese, in presenza di un flusso elevato di movimenti (entrate ed uscite) è comunque consigliabile separare le finanze professionali da quelle personali: la semplificazione della contabilità è fondamentale soprattutto in caso di controllo fiscale.

Quali documenti servono?

La documentazione richiesta varia a seconda del tipo di attività.

Per quanto riguarda le società, indipendentemente dalla loro forma giuridica, a richiedere l’apertura del conto deve essere l’amministratore o un rappresentante con delega.

Alle imprese vengono richiesti i seguenti documenti:

• Documento di identità e tessera sanitaria della persona che richiede l’apertura
• Documenti di identità di ogni titolare dell’azienda
• Visura camerale

Qualora si tratti di una cooperativa, si dovranno invece fornire i documenti d’identità di presidente e vice-presidenti del consiglio di amministrazione.

Nel caso di associazioni ed enti no profit, ad esempio le onlus, saranno richiesti gli atti costitutivi regolarmente registrati; inoltre l’apertura del conto deve essere effettuata dal presidente dell’ente. Alcuni istituti potrebbero chiedere una copia del verbale del consiglio direttivo, nel quale sia espressamente riportata l’assegnazione di tale compito alla persona del presidente.

Alle persone fisiche (lavoratori autonomi, liberi professionisti) sono invece richiesti:

• Documento d’identità e tessera sanitaria
• Certificato di assegnazione della Partita IVA

Per quanto riguarda il documento di identità, in tutti casi sopraelencati viene accettata la carta di identità rilasciata dal Comune e, in alternativa, la patente di guida o il passaporto – naturalmente in corso di validità. Alcuni istituti potrebbero supportare il solo documento cosiddetto elettronico (ossia la tessera dotata di chip) e non accettare quello tradizionale (cartaceo).

Nel caso in cui si tratti di una persona non residente in Italia o in uno dei paesi dell’Unione Europea, dovrà invece essere fornito un permesso di soggiorno in corso di validità.

Differenze tra conto tradizionale e online

Partiamo dal presupposto che oggi tutti i conti, compresi quelli “tradizionali”, offrono la funzione dell’online banking, grazie alla quale si gestisce e si opera autonomamente senza doversi recare in filiale.

Quali sono dunque le differenze tra un conto aziendale online e uno tradizionale? Oltre ai canali di comunicazione (prevalentemente gli stessi, ad eccezione della filiale fisica prerogativa della banca tradizionale), le differenze più rilevanti riguardano la disponibilità o meno di determinati strumenti finanziari (es. prestiti e finanziamenti), i costi e l’efficienza delle piattaforme dedicate alla gestione online del conto.

Ognuna delle due opzione ha vantaggi e svantaggi, che cerchiamo di riepilogare di seguito.

I conti business online appartenenti agli istituti nativi digitali potrebbero non mettere a disposizione prestiti, finanziamenti e carte di credito (preferendo le prepagate aziendali oppure le classiche carte di debito). Il conto tradizionale, quello delle grandi banche – come UniCredit, Intesa San Paolo o Banca Sella – offre invece tali strumenti, rischiosi ma talvolta con condizioni agevolate per l’acquisto di attrezzatura o altri beni destinati alla produzione.

Gestione, distribuzione del budget a collaboratori e dipendenti tramite prepagate aziendali e operatività sono generalmente più efficienti sulle piattaforme degli istituti nativi digitali o challenger banks. Le banche online sono per loro natura predisposte al digitale, ed è sulla massima efficienza che puntano per conquistare i clienti.

In ultimo, potrebbe essere più fastidiosa l’apertura del conto corrente business tradizionale, in quanto è spesso necessario fissare un appuntamento in filiale ed ivi recarsi con tutta la documentazione richiesta. L’apertura del conto online richiede invece pochi minuti, a meno che non si abbia difficoltà con le classiche procedure online (che comunque non differiscono da quelle per l’apertura del conto personale).

Come si apre un conto aziendale online?

La procedura per aprire un conto per aziende online è alquanto rapida. Richiede all’incirca 15 minuti e consiste nella compilazione di moduli digitali e upload (caricamento) dei documenti.

È poi necessario tenere a portata di mano posta elettronica aziendale e numero di cellulare, poiché si riceveranno codici di conferma da immettere in appositi campi.

Indirizzo e-mail e numero di cellulare saranno in seguito richiesti per l’accesso al conto oppure per il recupero delle password, sempre tramite il sistema dei codici temporanei (che innalza il livello di sicurezza del conto).

Si inizia, come accennato, con la compilazione di semplici moduli online. Negli appositi campi si dovranno immettere i dati anagrafici personali e, nel caso delle società, di quelli aziendali.

Documenti e immagini da caricare devono essere perfettamente leggibili.

Si dovrà in seguito procedere alla trasmissione dei documenti, ossia al caricamento delle foto o delle scansioni. A seconda delle banca, possiamo trovarci di fronte a due modalità di caricamento:

• Selezione di un file già presente su computer, tablet o smartphone;
• Procedura guidata per lo scatto simultaneo della foto.

Se la registrazione avviene da smartphone o tablet risulta più semplice lo scatto simultaneo con procedura guidata, in quanto rapida e istantanea. Se invece eseguiamo la procedura da computer, potrebbe essere più comodo caricare in anticipo i documenti e selezionarli all’occorrenza.

Se scegliamo (o siamo costretti) allo scatto della foto da computer, assicuriamoci che la webcam sia in grado di produrre foto nitide.

Caratteristiche dei file da caricare

L’upload dei documenti è una fase particolarmente importante dell’apertura del conto; per questo motivo tutti gli enti finanziari – siano essi banche o istituti di pagamento – fissano determinati standard rispetto alle immagini da poter caricare.

Sempre più spesso è richiesta una semplice fotografia e non più la scansione del documento. Vengono supportati i formati più comuni, ad esempio i file con estensione jpeg o png.

Non è in genere supportato il formato raw che alcuni smartphone – come l’iPhone – utilizzano per produrre foto di elevata qualità. Non è comunque un problema: nelle impostazioni del telefono, alla voce fotocamera basterà selezionare l’opzione “formato più compatibile” o simili.

Al di là dei formati supportati (che potrebbero variare a seconda della banca), la regola comune è la qualità, o meglio la leggibilità dei documenti. L’immagine deve risultare nitida, non sfocata, e tutte le scritte presenti sui documenti devono potersi leggere agevolmente.

È inoltre sconsigliata (talvolta vietata) la modifica dei colori attraverso applicazioni o uso dei filtri.

Una modifica consentita è invece il taglio delle parti non necessarie dell’immagine, ad esempio l’ambiente circostante il documento. Tagliare l’immagine potrebbe peraltro essere necessario nel caso in cui il file ecceda la dimensione massima consentita (solitamente di 3-4 MB).

Occorre infine verificare l’identità della persona che effettua la richiesta di apertura del conto aziendale. Le modalità di verifica sono le seguenti:

• Registrazione di un breve video con pronuncia di determinate frasi.
• Autoscatto del volto in primo piano (il cosiddetto selfie) in cui compare anche il documento di identità.
• Bonifico bancario effettuato da un altro conto corrente intestato alla persona che richiede l’apertura.
• Videochiamata con un operatore.
• Riconoscimento di persona, in filiale.

A seconda dell’istituto scelto, potrebbero essere disponibili una o più modalità di verifica. Per evitare inconvenienti o rallentamenti, si consiglia di consultare, prima di iniziare la procedura, la sezione Domande frequenti o FAQ della banca scelta.

Infine si fa presente che alcune banche tradizionali (ad esempio Intesa Sanpaolo) non permettono di aprire il conto business tramite procedura online, mentre altre (come Unicredit) lo consentono.

L’apertura in filiale prevede in realtà gli stessi passaggi di quella online, tuttavia vengono svolti con l’assistenza di un addetto.