Con l’espressione POS virtuale si indicano due diversi strumenti per ricevere pagamenti con carta.
In entrambi i casi parliamo di transazioni a distanza, online ma con modalità e scopi differenti.
Nel presente articolo scopriamo cos’è e come funziona un terminale virtuale, come fare per iniziare ad usarne uno e quali sono le migliori opzioni per piccole attività.
Cos’è un POS virtuale? Significato
Si definisce POS virtuale – in contrapposizione con il POS fisico (o semplicemente POS) – un terminale in grado di elaborare transazioni elettroniche senza il supporto di un apposito dispositivo fisico.
Si tratta dunque di uno strumento online, attraverso il quale imprenditori, professionisti e artigiani possono ricevere pagamenti a distanza.
Vediamo ora in termini pratici cos’è un terminale virtuale:
POS virtuale per e-commerce
In questo caso parliamo nello specifico di un gateway di pagamento.
Il gateway di pagamento è una piattaforma che assicura i collegamenti tra le varie parti di un sistema di pagamento, per consentire all’esercente di ricevere pagamenti in un negozio online e al cliente di poter pagare da remoto con la sua carta.
Quando si effettua un acquisto su un sito ecommerce, la transazione viene elaborata grazie al gateway.
Il processo è completamente automatico e non serve l’intervento dell’esercente. Il cliente esegue il pagamento in autonomia.
Non avviene la stessa cosa per il secondo tipo di terminale virtuale, ossia il MO/TO o PAN manuale.
POS virtuale MO/TO (o PAN manuale)
Questo tipo di terminale virtuale non offre una procedura automatizzata: l’esercente esegue manualmente le transazioni immettendo i dati della carta comunicati a voce dal cliente.
MO/TO è infatti l’acronimo di Mail Order / Telephone Order (in italiano “ordine via mail / ordine telefonico”), pensato per ricevere pagamenti da remoto in occasione di un ordine o una prenotazione via telefono, e-mail, ecc.
PAN è invece l’acronimo di Primary Account Number, il codice a 16 cifre riportato generalmente sul fronte della carta. Da qui l’espressione PAN manuale, ossia inserimento manuale del numero della carta.
Il terminale virtuale con inserimento manuale dei dati viene usato perlopiù nel settore ricettivo e in quello della ristorazione per ricevere una caparra in garanzia della prenotazione.
Per riassumere, abbiamo due tipi di POS virtuale:
- Per siti e-commerce (gateway di pagamento)
- Per ordini telefonici (MO/TO o PAN manuale)
Sebbene il MO/TO sia indispensabile per alberghi e altre strutture ricettive, oggi sempre più spesso viene rimpiazzato da piattaforme che facilitano e conciliano prenotazione e pagamento, consentendo al cliente di effettuare la scelta e pagare in modo autonomo.
Gateway di pagamento
Per permettere ai clienti del proprio negozio online di pagare con carta in maniera autonoma, l’esercente deve integrare il gateway nel proprio sito e-commerce. Il fornitore del servizio mette a disposizione tutti gli strumenti necessari.
Sono due le modalità che permettono di aggiungere il gateway al negozio online: il plugin e le API.
Immagine: Mobile Transaction
Il POS virtuale per e-commerce si integra ai negozi online.
L’implementazione tramite plugin è elementare e può essere effettuata da chiunque abbia familiarità con la gestione di un sito web. Si tratta infatti dell’installazione di una componente aggiuntiva all’interno di un sito già esistente o in costruzione.
Basteranno pochi clic e una rapida configurazione per mettere a punto il sistema di pagamento del negozio online. Questa è la modalità preferita dai piccoli commercianti digitali.
Molto diversa è l’integrazione di un gateway tramite API. Tale metodo prevede l’intervento di sviluppatori esperti, ed è generalmente utilizzato in assenza di plugin compatibili oppure nel caso in cui si abbiano particolari esigenze di personalizzazione.
PAN manuale
Anche il POS virtuale in modalità PAN manuale può essere accessibile in due modi.
La funzione può essere inclusa anche nel POS fisico, soprattutto nel caso dei moderni terminali smart.
Dal menù del dispositivo si accede all’apposita funzione, dunque si procede con l’inserimento dei dati tramite tastiera.
Immagine: Mobile Transaction
Il POS virtuale MO/TO è utile per ordini telefonici.
Alcuni fornitori di servizi mettono invece a disposizione una piattaforma web, accessibile da qualsiasi dispositivo connesso ad internet – ad esempio un computer, uno smartphone o un tablet. L’esercente in questo caso effettua il login e accede alla pagina in cui potrà digitare i dati della carta.
Quali sono i dati della carta da inserire? Per effettuare la transazione da remoto oppure ottenere la preautorizzazione ad un pagamento si dovranno immettere le seguenti informazioni: nome completo del titolare della carta, numero PAN, scadenza, codice di sicurezza.
Attenzione – Si tratta di dati sensibili che danno accesso al plafond della carta. L’esercente è responsabile per un eventuale uso illecito di tali dati; è importante seguire gli standard di sicurezza previsti per la loro conservazione ed eliminazione.
Come attivare un terminale virtuale? A chi rivolgersi?
Alcune offerte sono convenienti solo su volumi elevati di transazioni, quindi è fondamentale scegliere l’opzione giusta. Piccole imprese e professionisti hanno però a disposizione alcune soluzioni pensate per loro.
Se abbiamo un volume modesto di transato online (poche migliaia di euro al mese), il primo dei consigli è di non rivolgersi alle banche.
Gli istituti bancari propongono piani tariffari poco adatti ai piccoli venditori, e inoltre potrebbero aggiungere condizioni contrattuali come il transato minimo, costi di gestione e così via. Meglio guardare altrove.
Quali sono le soluzioni più economiche?
Per quanto riguarda il POS virtuale per ecommerce, Revolut Business e Stripe offrono buone commissioni e nessun costo fisso sugli abbonamenti base. Entrambi mettono a disposizione plugin compatibili per l’installazione facile sulle principali piattaforme di negozi online.
Satispay Business è un sistema alternativo per pagamenti in presenza e online. Ha tariffe convenienti ma non può rimpiazzare i metodi classici; rappresenta più che altro un buon metodo aggiuntivo.
Non può mancare PayPal in un negozio online. La sua elevata popolarità lo rende indispensabile anche se molto caro: le commissioni sul transato sono irragionevoli soprattutto per i piccoli imprenditori.
C’è poi un’alternativa interessante per chi gestisce un numero limitato di pagamenti a distanza: SumUp. Insieme al suo POS fisico, include richieste di pagamento via link e perfino un negozio online da configurare in pochi step anche da telefono. Può essere utile per gli ordini telefonici, ma sempre se in numero limitato.
Dai un’occhiata al Confronto tra soluzioni per ricevere pagamenti online
Il terminale virtuale con inserimento manuale del PAN può essere invece attivato tramite gestore del POS fisico.
Axerve, ad esempio, dà la possibilità di elaborare transazioni da remoto sul suo POS Android. Per ulteriori dettagli può consultare la Recensione Axerve.
Anche SumUp permette di ricevere pagamenti da remoto tramite terminale virtuale, ma con inserimento dei dati su piattaforma web. Rispetto al POS fisico la commissione è più elevata, dunque è economico solo su un transato basso.
