Nonostante ancora oggi presentino alcune problematiche, accettarli è talvolta indispensabile per alcuni tipi di attività.

Per poterlo fare è tuttavia necessario stipulare convenzioni con una o più società.

Come accettare buoni pasto? Come funziona l’incasso? Ci sono costi da sostenere?

Nel presente articolo illustriamo gli aspetti essenziali da conoscere, mettendo in evidenza pro e contro di questo particolare strumento di pagamento.

Cos’è un buono pasto?

Il buono pasto, conosciuto anche come ticket restaurant, è lo strumento attraverso il quale le aziende offrono ai propri dipendenti un servizio sostituivo di mensa.

Si tratta tecnicamente di un documento di legittimazione e non di un metodo di pagamento. Cosa implica questa particolare definizione? Innanzitutto, non può essere convertito in denaro.

Il lavoratore che utilizza uno o più ticket (è possibile usarne fino a 8 per una sola spesa) dovrà necessariamente cedere l’intero valore nominale, senza diritto al resto.

Ad esempio, se il conto ammonta a 12 euro e noi siamo in possesso di due buoni pasto del valore complessivo di 16 euro, non avremo diritto ai 4 euro di resto.

Il buono pasto offre vantaggi alle imprese, ai lavoratori e anche agli esercizi commerciali convenzionati, tuttavia per questi ultimi si pone la questione dell’effettiva convenienza nell’accettarli, come vedremo più avanti.

La legge non obbliga le aziende a fornire buoni pasto ai propri dipendenti, a meno che non sia specificamente disposto dal contratto collettivo nazionale relativo alla propria categoria.

Il datore di lavoro può fornire buoni pasto a:

  • Dipendenti con contratto a tempo pieno
  • Dipendenti con contratti part-time
  • Collaboratori

Possono inoltre essere assegnati ai collaboratori dell’azienda, anche in assenza di un rapporto di subordinazione.

Infine, anche lavoratori autonomi, liberi professionisti e ditte individuali hanno la possibilità di acquistarli per sé allo scopo di beneficiare degli sgravi fiscali ad essi concessi.

Quali sono i vantaggi del ticket restaurant?

I buoni pasto presentano pro e contro. Prima di parlare degli svantaggi è giusto riepilogare brevemente anche i loro benefici:

Per il commerciante

Il primo aspetto positivo per i commercianti è l’aumento del volume d’affari.

In Italia sono circa 2,8 milioni i lavoratori che ogni giorno utilizzano i ticket restaurant per consumare pasti nei locali, acquistare alimenti nei supermercati o altre attività del settore alimentare.

Nonostante esercenti e ristoratori non incassino l’intero valore nominale del ticket (si è soggetti ad una commissione), molte piccole attività possono potenzialmente beneficiare dei 500 milioni di buoni pasto emessi ogni anno.

Un altro fattore importante è costituito dalla promozione indiretta della propria attività, rispetto ad altre che non accettano buoni pasto. I clienti titolari di buoni pasto apprezzeranno l’offerta di un servizio aggiuntivo e non obbligatorio; come naturale conseguenza aumenterà il tasso di fidelizzazione.

Per il datore di lavoro

Le imprese che integrano lo stipendio dei propri dipendenti con i buoni pasto sono indubbiamente il principale beneficiario dei ticket, grazie ai notevoli sgravi fiscali che li accompagnano.

Oltre a poter detrarre l’IVA al 100%, per ogni dipendente l’imprenditore può dedurre ogni giorno la spesa sostenuta per l’acquisto dei ticket: fino a 8 euro al giorno sui buoni elettronici, fino a 4 euro al giorno sui buoni cartacei.

Per il dipendente

I buoni pasto integrano di fatto lo stipendio – ma non sono tassati.

Questi “documenti di legittimazione” non concorrono alla formazione del reddito. Come si è detto, infatti, sono da intendersi come servizio sostituivo alla mensa e non come introito, dunque non sono soggetti ad imposte.

Pur non potendosi definire “metodo di pagamento”, nella realtà dei fatti viene utilizzato (entro i limiti previsti dalla legge) per acquistare beni alimentari per sé e per la famiglia presso qualsiasi attività li accetti. Si può quindi dire, anche se in modo improprio, che rappresentano un’integrazione al reddito.

Come funziona per gli esercenti?

Il commerciante o ristoratore deve convenzionarsi con una o più società che emettono ticket pasto.

Stipulando un accordo con una sola società sarà possibile accettare unicamente i ticket emesse dalla suddetta società. Per accettare diversi marchi di ticket è dunque necessario convenzionarsi con diverse società emettitrici (più avanti scopriamo quali sono i principali erogatori di buoni pasto).

Immagine: Mobile Transaction

Il commerciante viene rimborsato una volta al mese dalla società che emette i buoni pasto

L’esercente riceve un rimborso, al netto delle commissioni, dalla società emettitrice di ticket.

Una volta convenzionati, i clienti di un’attività – es. bar, ristoranti, supermercati, pizzerie, ecc. – potranno utilizzare buoni cartacei o elettronici per ricevere in cambio beni alimentari: è possibile fare la spesa al supermercato, pranzare o cenare in un locale, prendere cibo da asporto.

Ricevuto il buono cartaceo, l’esercente deve rilasciare un’apposita ricevuta. A fine mese (o con altri intervalli di tempo, indicati dal fornitore dei ticket) l’esercente potrà consegnare i buoni alla società per ottenere un rimborso.

Il buono pasto elettronico semplifica la procedura, poiché la ricezione del ticket avviene tramite POS o applicazione. In questo caso i dati relativi ai buoni e il loro valore vengono registrati dal terminale o dall’app, dunque il rimborso avviene automaticamente alla chiusura del fatturazione riportato nel contratto (in genere una volta al mese).

C’è da dire tuttavia che, almeno fino ad oggi, la versione elettronica presenta qualche problema.

Differenze tra buono pasto cartaceo e elettronico

Se da un lato i benefici del ticket restaurant elettronico sono tangibili, dall’altro parliamo di un sistema non ancora implementato al meglio. Prima di affrontare le problematiche, diamo un’occhiata alle differenze tra la versione cartacea e quella elettronica.

Il buono pasto cartaceo si presenta, nell’aspetto, come una sorta di assegno bancario. Su di esso devono essere riportale le seguenti informazioni:

  • Partita IVA del datore di lavoro
  • Valore nominale
  • Termine di utilizzo
  • Spazio per la data
  • Spazio per la firma del titolare

Quando intende utilizzare un ticket, il titolare dello stesso dovrà scrivere la data in cui viene utilizzato e apporre la sua firma, proprio come per un assegno bancario.

Tali incombenze non sono invece previste per il buono pasto elettronico, che invece si presenta e si usa come un normale bancomat, dunque pagando con carta su terminale POS.

Nel chip del “bancomat” sono già conservate tutte le informazioni necessarie (datore di lavoro, società emettitrice, dati del lavoratore). In aggiunta, la transazione viene registrata automaticamente (ora di utilizzo, esercente convenzionato, importo speso) nel momento in cui si elabora il pagamento.

Per quanto comodo, il buono pasto elettronico porta con sé un notevole svantaggio: non tutti i terminali sono in grado di accettarli, e talvolta è richiesto un terminale apposito per ogni marca di buoni pasto.

Non servono terminali, carte e ticket per i buoni pasto digitali, completamente dematerializzati. In questo caso la società che li eroga mette a disposizione un’app per smartphone, una sorta di wallet digitale. Per utilizzare il buono è sufficiente mostrare il codice a barre che appare nell’applicazione, mentre l’esercente lo scansiona a sua volta con la propria app. Forse è proprio quella dei buoni dematerializzati la miglior soluzione implementabile.

Tornando alla versione elettronica tradizionale, vale a dire il “bancomat”, il governo ne ha recentemente riconosciuto le difficoltà pratiche e si è mosso al fine di risolvere il problema.

POS Unico: la norma che semplifica l’accettazione dei ticket elettronici

L’art. 40 bis del Decreto legge n. 76 del 16 luglio 2020 è dedicato alla «semplificazione del terminale unico per i buoni pasto elettronici».

Noto semplicemente come “legge sul POS Unico”, l’articolo stabilisce quanto segue:

In caso di buoni pasto in forma elettronica […] è garantito agli esercizi convenzionati un unico terminale di pagamento.

Tale disposizione va ad aggiungersi al già vigente Decreto legislativo n. 50 del 18 aprile 2016 sui servizi di ristorazione ed erogazione di buoni pasto.

Se da un lato si ha un decreto legge che introduce il cosiddetto POS unico per ticket restaurant, dall’altro manca il riscontro di un decreto attuativo che metta nero su bianco le modalità effettive di attuazione della legge. In altre parole il problema persiste, ma sono state poste le basi per una soluzione.

La buona notizia è che alcuni operatori del settore hanno però anticipato i tempi mettendosi in moto per attuare la semplificazione; del resto è nei loro interessi creare le condizioni per una più ampia diffusione dei buoni pasto.

Tra i principali operatori italiani ad offrire una soluzione semplice – una sorta di “POS unico” – spicca Nexi. Attraverso i suoi terminali è infatti possibile accettare i brand più importanti di ticket restaurant.

Scopri le caratteristiche del POS Nexi nella nostra recensione

Per quanto riguarda l’aspetto pratico, lo stesso esercente può disporre di una procedura semplice e rapida grazie al cosiddetto smartPOS, già ampiamente diffuso in Italia e nel mondo.

Si tratta di un terminale “intelligente” – solitamente con sistema operativo Android – che può essere usato come un normale smartphone o tablet: per accettare pagamenti, buoni pasto ed effettuare altri tipi di operazione è sufficiente aprire l’apposita applicazione tramite touchscreen.

Quali sono i principali fornitori in Italia?

Ci sono alcune società con una storia consolidata nel campo dei buoni pasto, altre nate più di recente spinte dall’evoluzione del ticket elettronico.

In Italia il brand più noto è quello di Edenred, società francese specializzata nella fornitura di servizi per il welfare aziendale. Francese è anche Sodexo, altra grande società che opera da decenni in diversi paesi europei. Day, Pellegrini, Lunch GM e Repas si aggiungono all’elenco dei principali erogatori di buoni pasto in Italia.

Per conoscere le commissioni – che sono a carico dei commercianti – sarà necessario contattare le società erogatrici dei buoni e informarsi sulle condizioni contrattuali. Come si è già accennato all’inizio di questo articolo, c’è da aspettarsi tariffe elevate, con addebiti fino al 30% del valore nominale del ticket.

Nel caso dei buoni pasto, tuttavia, non è tanto la tariffa a fare la differenza quanto la diffusione dello strumento. Se un numero significativo di clienti usa buoni pasto di un determinato marchio, a poco servirà convenzionarsi con una società più “economica” ma poco diffusa.

In presenza di una clientela diversificata potrebbe dunque essere utile trovare accordi con diverse società (Nexi, come si è detto, facilita l’iter riunendo diversi marchi nei suoi terminali).

Più che tra le varie opzioni, la scelta riguarda principalmente la convenienza o meno nell’accettare buoni pasto nel proprio bar, ristorante, supermercato e così via.