Il vostro POS è compatibile con il registratore di cassa telematico?

Se la risposta è no, vuol dire che non sfruttate appieno le potenzialità del vostro sistema di cassa.

Per capire meglio la questione, cerchiamo innanzitutto di distinguere i terminali compatibili da quelli integrati.

Cos’è un POS compatibile?

Proviamo a dare una definizione, in un campo dove nulla è definitivo:

Un terminale di pagamento è compatibile con un sistema di cassa quando lo scambio di informazioni tra il terminale e la cassa è automatico.

Questo scambio deve inoltre essere possibile in entrambi i sensi: dal POS al registratore telematico e viceversa.

Esempio: la cassa invia automaticamente l’importo al terminale. Elaborata la transazione, il terminale invia alla cassa le informazioni sullo stato della transazione, il numero e il tipo di carta.

Il terminale e il registratore telematico possono essere forniti da società diverse. Basta semplicemente che i due dispositivi si servano dello stesso protocollo di comunicazione.

Se il terminale non è compatibile, si dovrà digitare manualmente sulla tastiera del POS l’importo della transazione inserita nel registratore di cassa.

Cos’è un POS integrato?

Si tratta sempre di terminali compatibili, ma noi tentiamo di introdurre una distinzione:

Un terminale di pagamento è integrato al sistema di cassa se le singole componenti del sistema sono state concepite come un insieme.

Un dispositivo integrato è per definizione compatibile. In questo caso, terminale e software vengono realizzati da una sola società.

Generalmente, nei sistemi completi anche l’elaborazione dei pagamenti è gestita dalla stessa società.

Non è detto infatti che il fornitore di un terminale POS si occupi anche dell’elaborazione delle transazioni.

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Vantaggi dei POS compatibili e integrati

Prima di elencare i vantaggi della compatibilità tra POS e registratore di cassa, è bene ricordare che anche i terminali non compatibili possono essere utilizzati per ricevere pagamenti con carta.

La differenza sta nel fatto che, non potendo comunicare tra loro, l’esercente digitare l’importo sulla tastiera del POS – poiché non viene trasmesso in modo automatico dalla cassa.

La compatibilità, dunque, non è altro che un modo per velocizzare le operazioni.

Vantaggi:

  • Passaggio in cassa più rapido: l’importo è inviato automaticamente al terminale. Nessun bisogno di digitarlo sul POS.

  • Meno errori: quando si riducono gli interventi manuali, si riduce anche il rischio di errori.

  • Esito della transazione: il pagamento con carta è registrato dal terminale e dalla cassa.

  • Rapporto di cassa completo: i commercianti che hanno l’abitudine di stampare il cosiddetto rapporto Z apprezzaranno il fatto di non dover stampante un rapporto separato sul terminale per verificare che le informazioni coincidano.

Quali sono le informazioni trasmesse?

Il registratore di cassa può trasmettere al terminale:

  • L’importo della transazione
  • L’importo da restituire per uno storno
  • L’app di pagamento da utilizzare
  • La valuta
  • L’ordine di stampa della ricevuta

Il terminale può trasmettere al registratore di cassa:

  • L’importo realmente addebitato al cliente (utile per la divisione del conto oppure nel caso in cui sulla carta del cliente venga applicato un limite di spesa)
  • Il numero della carta
  • Il circuito utilizzato (PagoBancomat, Visa, Mastercard, ecc.)
  • La valuta, ecc.

Perché preferire i terminali compatibili a quelli integrati?

Potremmo pensare che i terminali integrati rappresentano un progresso rispetto a quelli compatibili ma, a nostro avviso, è un errato. Si tratta di due approcci diversi, ognuno con un proprio vantaggio.

Si può infatti utilizzare senza alcun tipo di problema un registratore di cassa fornito da una società, un POS fornito da un’altra società ed utilizzare quest’ultimo per ricevere pagamenti attraverso i servizi di un’ulteriore società.

Rispetto ad un sistema integrato, la configurazione di un sistema formato da diverse parti estranee ma compatibili potrebbe essere più complicato – o quantomeno richiedere più step, tuttavia ciò comporta alcuni benefici:

  • Possibilità di scegliere un modello o una marca di terminale. Con i sistemi integrati non è possibile.

  • Possibilità di convenzionarsi con altri circuiti e con società che forniscono buoni pasto, di aggiungere funzioni al terminale e modalità di pagamento non incluse nel sistema integrato.

Con un terminale compatibile si può inoltre scegliere un registratore telematico su PC o tablet, o ancora un registratore di cassa cloud-based da usare su qualsiasi dispositivo.

Perché utilizzare un sistema di pagamento integrato?

I sistemi integrati non sono limitati dai protocollo; è sufficiente che il terminale rispetti gli standard di sicurezza EMV e PCI. Queste soluzioni presentano dunque i vantaggi dei sistemi compatibili e offrono potenzialmente più dati sulle transazioni accessibili dalla cassa.

In questo caso il fornitore non necessita di conformarsi ai protocolli in vigore in ogni paese, dunque può proporre una soluzione “universale” alle sue condizioni.

Vediamo ora i vantaggi per gli esercenti:

  • La semplicità: un solo fornitore per il materiale hardware, il software di cassa e l’elaborazione dei pagamenti.

  • Facilità di installazione e configurazione dei dispositivi, molto più rapida in quanto i singoli dispositivi sono già concepiti come un insieme.

  • Garanzia di massima compatibilità tra i diversi apparecchi, tra cui il POS e il registratore di cassa.

Inconvenienti – I registratori di cassa con sistema di pagamento integrato provengono da società estere e non sempre sono conformi alla normativa italiana e ai protocolli di comunicazione fissati dai regolamenti.

Cosa ne consegue? In Italia vengono fissati criteri rigidi e precisi affinché un registratore di cassa possa essere considerato a norma. Tutte le attività commerciali sono obbligate ad avere un Registratore Telematico (RT) conforme; in caso contrario sono previste sanzioni piuttosto importanti.

Leggi anche il nostro articolo sul Registratore Telematico obbligatorio