Il versamento di una somma a garanzia della prenotazione (caparra) è indispensabile per alcune attività, ad esempio per le strutture ricettive, per il noleggio auto e così via. Ma la medesima esigenza può riguardare anche soggetti privati, come nel caso di chi mette in affitto una casa-vacanza.

Come ricevere una caparra con carta di credito?

Ci sono diversi modi per ricevere un deposito cauzionale tramite carta di credito o bancomat:

1. In presenza del cliente con un

  • Terminale di pagamento (POS)

2. A distanza con un

  • Terminale di pagamento (POS);
  • Terminale virtuale, con inserimento manuale dei dati della carta del cliente;
  • Modulo di pagamanento online utilizzabile dal cliente.

Si sottolinea che la cauzione non prevede l’incasso (dunque l’addebito) della somma se non in caso di violazione dei termini del contratto o danneggiamento dei beni. I sistemi che addebitano istantaneamente il deposito non sono idonei a questo tipo di operazione, anche nota come pre-autorizzazione.

Come ricevere una caparra in presenza del cliente

Supponiamo che non si voglia accettare un deposito di garanzia sotto forma di contanti o assegno.

Per prendere una cauzione occorre inserire i dati della carta del cliente nel terminale, ma senza eseguire l’addebito.

I POS di Ingenico, Pax e Verifone sono abilitati alle preautorizzazioni, tuttavia potrebbe essere necessaria un’attivazione supplementare da parte del gestore del servizio. In quest’ultimo caso è richiesta la sottoscrizione di un contratto aggiuntivo nonché il pagamento di commissioni per l’abilitazione.

Preautorizzazione con POS Ingenico

Ingenico è il principale produttore europeo di terminali di pagamento. Nonostante la concorrenza, i suoi dispositivi sono molto diffusi ed utilizzati in qualunque tipo di attività commerciale.

Per effettuare una pre-autorizzazione con un POS Ingenico, nel menu cassiere si seleziona la voce PAN manuale. Si procede con l’inserimento dei dati della carta del cliente (numero, data di scadenza e codice di sicurezza), quindi si seleziona il tipo di operazione.

Dopo la conferma il dispositivo rilascia uno scontrino, sul quale troviamo il codice di preautorizzazione.

Il terminale richiede autorizzazione di addebito e produce un numero associato alla richiesta, valido per un mese. Nel momento in cui il cliente restituisce il bene e salda il conto, l’esercente può scegliere di chiudere la preautorizzazione oppure di effettuare l’addebito e sottrarlo alla somma totale.

La pre-autorizzazione blocca una somma di denaro sul conto del cliente per un determinato periodo di tempo. Bisogna dunque fare attenzione a non abusarne e soprattutto a non ripetere la medesima operazione su un singolo cliente.

Perché e come prendere una cauzione a distanza?

Ottenere un deposito di garanzia a distanza è indispensabile quando un privato offre in locazione un locale, al fine di coprire le spese di cancellazione della prenotazione. Nel settore dell’hospitality, l’albergatore può chiedere una caparra o una semplice cauzione attraverso lo stesso meccanismo.

Nei fatti, è possibile prendere una cauzione a distanza e poi una in presenza del cliente, allo scopo di coprire spese dovute ad un eventuale danneggiamento dei beni.

Uso di un POS fisico

Consiste nell’uso di un terminale tradizionale per inserire manualmente le coordinate della carta del cliente comunicate a distanza, ad esempio per telefono.

Come per la cauzione in presenza, è necessario che la funzione di preautorizzazione sia abilitata.

Dopo aver digitato la somma sarà sufficiente premere un pulsante sulla tastiera (cambia a seconda del marchio) per sbloccare l’inserimento manuale dei dati.

Uso di un terminale virtuale

Il terminale virtuale è un programma al quale si accede tramite interfaccia web. Consente al commerciante di inserire le coordinate della carta del cliente, il termine di validità e il codice di sicurezza.

Questo tipo di terminale è abilitato al PAN manuale, ma non necessariamente alla ricezione di cauzioni. Come nei casi visti in precedenza, è necessario assicurarsi che sia attiva la funziona specifica di pre-autorizzazione.

Una soluzione che include il terminale virtuale con possibilità di accettare cauzioni è offerta da myPOS. Il servizio può essere sottoscritto online e non comporta costi fissi, bensì una commissione addebitata solo quando si ricevono pagamenti.

Immagine: myPOS

Terminale virtuale di myPOS.

La sicurezza dei dati:

Indipendentemente dal tipo di soluzione utilizzata, si pone il problema dell’archiviazione dei dati dei clienti e della loro sicurezza.

Se l’esercente non è in grado di conformarsi alle norme di sicurezza PCI-DSS, i dati non dovrebbero essere conservati. In questo caso, la comunicazione delle coordinate della carta deve avvenire unicamente per telefono: il commerciante non deve annotare né registrare i dati, bensì limitarsi ad inserirli nella piattaforma per eseguire la richiesta di pre-autorizzazione.

Se una piattaforma di prenotazione comunica i dati della carta del cliente si è in presenza di una violazione. Meglio usare un terminale di pagamento all’arrivo dei clienti sul posto. Alcune soluzioni forniscono un sistema di gestione completo delle prenotazioni e delle cauzioni, conforme agli standard di sicurezza più recenti, in modo che l’esercente non debba preoccuparsi di eventuali infrazioni.

L’alternativa consiste nel permettere al cliente di inserire autonomamente i dati della sua carta, ma online:

Modulo online per il cliente

Questo tipo di soluzione è talvolta incluso nelle piattaforme di prenotazione dedicate al settore alberghiero.

In questo caso è il cliente stesso ad inserire le coordinate tramite un modulo virtuale, solitamente sul sito della struttura ricettiva (la classica prenotazione online) oppure accedendo al suddetto modulo cliccando sul link inviato dall’albergatore tramite SMS, e-mail o app di messagistica.

Le precauzioni di prendere

Per riassumere, quale punto da tenere a mente prima di iniziare a chiedere cauzioni via terminale:

  • Distinguere la cauzione dall’addebito. La prima si limita a bloccare la somma sul conto del cliente in vista di un eventuale futuro addebito (pre-autorizzazione); con il secondo avviene il passaggio della somma dal conto cliente a quello dell’esercente.
  • Distinguere il deposito di garanzia a copertura della cancellazione e quello a copertura di eventuali danni.
  • Ricordare che il terminale può essere usato sia in presenza sia a distanza.
  • Non ripetere inutilmente la preautorizzazione su una stessa carta.
  • Non conservare le coordinate della carta di credito dei clienti se non si è in grado di garantire la sicurezza.