Garantire una prenotazione con una caparra è indispensabile per alcune attività, soprattutto nel settore alberghiero e nel noleggio auto.
È possibile ricevere un anticipo con POS?
La risposta è positiva.
La funzione che permette di bloccare un importo sulla carta del cliente si chiama preautorizzazione.
Il gestore sceglie se attivare o meno la preautorizzazione
Solitamente questa funzione non è abilitata nel servizio base del terminale. Occorre fare richiesta al fornitore, il quale si riserva di accettare o rifiutare la richiesta di attivazione.
I gestori valutano la concessione del servizio in base alla categoria commerciale dell’attività nonché all’affidabilità dell’esercente.
Se non utilizzata in modo corretto, la pre-autorizzazione potrebbe infatti arrecare spiacevoli conseguenze sia per il fornitore del POS sia per l’esercente (es. contestazione di addebito).
Tipi di preautorizzazione
Diverse le modalità per ricevere una somma tramite carta di credito o carta di debito a garanzia di una prenotazione:
- in presenza del cliente un con POS fisico
- a distanza (da remoto) con un POS fisico o un POS virtuale
Urge sottolineare che la preautorizzazione non implica addebito istantaneo sulla carta del cliente, bensì un blocco temporaneo della disponibilità.
Significa che l’operazione non viene contabilizzata.
Solo in un secondo momento (es. a fine soggiorno in albergo), l’esercente sceglie se addebitare l’importo precedentemente bloccato, parte di esso oppure annullare l’operazione.
Vediamo ora, in termini pratici, come impostare una preautorizzazione tramite terminale di pagamento.
In presenza del cliente
L’operazione di pre-autorizzazione su terminale fisico è simile a quella di un normale pagamento istantaneo.
La differenza sta nel selezionare l’opzione di preautorizzazione anziché quella di acquisto.
Prima di poterlo fare – ricordiamo – è necessario che tale funzionalità sia abilitata dal gestore del servizio POS. In genere non sono previsti costi aggiuntivi.
Esempio di preaturizzazione con POS Nexi
Con il POS Nexi è molto semplice avviare una preaturorizzazione.
Si preme il tasto verde e si inserisce l’importo da bloccare sulla carta del cliente, dunque si seleziona ancora una volta il tasto verde per confermare.
Occorre ora selezionare il tipo di operazione tra:
- Acquisto (pagamento istantaneo)
- Preautorizzazione (blocco temporaneo)
A questo punto si inserisce la carta di credito e il cliente procede con l’immissione del PIN.
Nota: la preautorizzazione richiede la lettura del microchip, dunque non può essere eseguita in modalità contactless.
Indipendentemente dal terminale utilizzato, una volta impostata una preautorizzazione il POS rilascia un codice associato all’operazione. Ogni operazione ha il suo codice.
L’esercente dovrà inserirlo per eseguire l’addebito o, al contrario, per annullarlo.
Il codice preautorizzazione è valido per un mese.
A distanza
Bloccare un importo a distanza è indispensabile in occasione di prenotazioni telefoniche o via web, lì dove non viene utilizzato un sistema automatizzato (più sicuro).
In caso di cancellazione della prenotazione o di danneggiamento di beni causato dal cliente, il titolare dell’attività potrà addebitare la somma bloccata in precedenza.
Il terminale di pagamento fisico può elaborare preautorizzazioni a distanza, vale a dire in assenza del cliente. In questo caso la procedura richiede maggiore attenzione, poiché l’esercente dovrà inserire manualmente i dati della carta.
Occorre evitare errori e, soprattutto, assicurarsi che nessuno entri in possesso dei dati della carta, giacché potrebbero essere utilizzati in modo illecito.
Esempio di preautorizzazione con POS Ingenico
Ingenico è il principale produttore europeo di terminali di pagamento. Nonostante la concorrenza, i suoi dispositivi sono molto popolari e utilizzati in qualunque tipo di attività commerciale.
Per effettuare una preautorizzazione con un POS Ingenico, nel menu Cassiere si seleziona la voce PAN manuale.
Si procede con l’inserimento dei dati della carta del cliente (numero PAN, data di scadenza e codice di sicurezza), quindi si seleziona il tipo di operazione.
Alla conferma dell’operazione il dispositivo rilascia uno scontrino che riporta il codice di preautorizzazione.
È altresì possibile utilizzare un terminale virtuale, tuttavia questa procedura prevede l’addebito istantaneo.
Non si tratta dunque di preautorizzazione, ma può essere una valida alternativa.
Il terminale virtuale consiste in un modulo online, accessibile da web, da compilare con i seguenti dati:
- Titolare della carta
- Numero PAN
- Codice di sicurezza
Se i dati sono corretti (il numero PAN include un numero di verifica) l’operazione sarà eseguita all’istante, con addebito dell’importo sulla carta del cliente.
Esempio di terminale virtuale
Sicurezza dei dati
Indipendentemente dal tipo di soluzione utilizzata, si pone il problema dell’archiviazione dei dati dei clienti e della loro sicurezza.
L’esercente deve adottare sistemi di archiviazione conformi alle norme di sicurezza PCI-DSS. In caso contrario deve astenersi dal conservarli (es. comunicazione verbale tramite telefono e immissione diretta in piattaforma).
Per le prenotazioni a distanza consigliamo – più che il terminale virtuale – di fare affidamento a piattaforme di prenotazione che includono gestione e sistema di pagamento sicuro.
Un’alternativa light potrebbe essere quella delle richieste di pagamento via link, ideali per piccole strutture a conduzione familiare o per gestori di b&b occasionali.
Questa soluzione è spesso inclusa nel pacchetto base dei POS fisici.
Come funziona?
- L’esercente invia una richiesta di pagamento via link tramite SMS, Whatsapp, e-mail, ecc.
- Il cliente apre il link e inserisce autonomamente i dati della sua carta
L’addebito è istantaneo, dunque anche in questo caso è da considerarsi un anticipo e non un blocco temporaneo della somma.
Abbiamo selezionato le migliori app per richieste via link.
Le precauzioni di prendere
Per riassumere, quale punto da tenere a mente prima di iniziare a chiedere cauzioni via terminale:
- Distinguere la preautorizzazione dall’addebito. La prima si limita a bloccare la somma sul conto del cliente in vista di un eventuale futuro addebito (pre-autorizzazione); con il secondo avviene il passaggio della somma dal conto cliente a quello dell’esercente.
- Distinguere il deposito di garanzia a copertura della cancellazione e quello a copertura di eventuali danni.
- Ricordare che il terminale può essere usato sia in presenza sia a distanza.
- Non ripetere inutilmente la preautorizzazione su una stessa carta.
- Non conservare le coordinate della carta di credito dei clienti se non si è in grado di garantire la sicurezza.
