Molto presenti nel settore della grande distribuzione, soprattutto negli ipermercati, la cassa automatica si è evoluta nel tempo fino a sviluppare soluzioni indicate anche per piccole attività.
Nel presente articolo scopriamo pro e contro del sistema per automatizzare la fase di check-out o delle comande.
Cos’è la cassa automatica?
Con il termine cassa automatica si indica una serie di dispositivi che possono presentare funzioni e procedure diverse, ma accomunate dal medesimo scopo: l’automatizzazione della fase di pagamento in un’attività commerciale.
Nota in inglese con l’espressione self-checkout, la ccassa self è stata lanciata nel mercato statunitense (suo paese d’origine) nel 1986, utilizzata inizialmente nei grandi supermercati.
Nel 2025 si prospetta una diffusione globale di circa 1,2 milioni di dispositivi.
Oggi esistono svariati tipi di cassa automatica, ognuno dei quali realizzati in base alle esigenze di determinati tipi di attività. Vediamo di seguito caratteristiche e funzioni che possono presentare le macchine self-checkout.
Caratteristiche e funzioni
Sul mercato è disponibile una varietà di casse automatiche per rispondere alle esigenze di diversi tipi di attività. Le più note al pubblico sono sicuramente quelle destinate alla grande distribuzione, ampiamente utilizzate per il checkout negli ipermercati. Si tratta in questo caso di macchine munite dei più avanzati sistemi di sicurezza, molto diverse dai modelli destinati alle piccole imprese.
Scopriamo caratteristiche e funzionalità che possiamo trovare in un dispositivo per il self checkout.
Pagamento elettronico – Lo scopo primario della macchina è quello di finalizzare il pagamento, e il suo strumento “preferito” non può che essere la carta.
Le casse automatiche includono un POS integrato, cioè parte della stessa macchina, oppure danno la possibilità di abbinarvi un POS compatibile, di terze parti. È bene informarsi preventivamente su tale aspetto se si hanno particolari necessità.
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Alcuni sistemi potrebbero essere compatibili con metodi alternativi, ad esempio app per il pagamento con codice QR (es. Satispay, Bancomat Pay).
Pagamento in contanti – Malgrado il pagamento elettronico sia l’opzione più comoda, a seconda della soluzione scelta si può avere a disposizione anche il pagamento in contanti, completamente automatizzato. In questo caso la macchina avrà dimensioni più ingombranti per la presenza della cassa che accoglie banconote e monete.
Oltre all’automatizzazione di tutte le fasi del pagamento (accettazione contanti e consegna del resto), il processo è reso ancor più sicuro dal controllo delle banconote: quelle false vengono respinte e il cliente sarà costretto ad inserire una banconota diversa.
Da non sottovalutare è l’eliminazione del rischio di errori umani. I sensori presenti sulle casse self non lasciano spazio ad errori di calcolo. Non casualmente, un tale livello di sicurezza ha spinto molte attività ad adottare sistemi automatici per il pagamento in contanti anche presso punti cassa presidiati da personale.
Foto: Mobile Transaction
Compatibilità con gestionale – La compatibilità con i sistemi gestionali è indispensabile in qualsiasi tipo di esercizio commerciale. Collegare la cassa al software utilizzato per la gestione del negozio è di estrema importanza il controllo dell’inventario, le scorte in magazzino e così via.
Inutile dire che oggi in Italia tutte le casse devono essere collegate a (o dotate di) un registratore telematico (RT). Le norme rendono infatti obbligatoria la trasmissione dei corrispettivi al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Non avrebbe senso mettere in commercio un apparecchio senza RT, tuttavia è bene informarsi anche su questo aspetto.
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Lettore di codici a barre – Un elemento imprescindibile per poter attuare il pagamento self. Alla cassa automatica, il cliente assume in un certo senso il ruolo di cassiere, sarà dunque suo compito “passare” i prodotti da pagare. A seconda della macchina, il lettore di codici a barre può essere posizionato sul piano sottostante il display o in alternativa sotto forma di “pistola” per assicurare mobilità e dunque una scansione più agevolate di articoli ingombranti e pesanti, ad esempio le confezioni d’acqua.
Nel caso in cui si riscontri difficoltà nella scansione del codice, ad esempio per il deterioramento dell’etichetta o dell’involucro dell’articolo, il cliente può selezionare sul display l’inserimento manuale del codice e digitare sulla tastiera la sequenza numerica riportata sotto lo stesso codice a barre (i numeri non sono altro che la “traduzione” delle barre).
Peso del prodotto – Questa funzione è presente in tutte le macchine impiegate nei grandi supermercati, dove risulta difficile o impossibile eseguire un controllo da parte del personale. Le casse con un doppio controllo del peso offrono un elevato livello di sicurezza ma, come si può immaginare, a causa dei costi altrettanto elevati non sono adatte alle piccole imprese.
Come funziona? Dopo aver identificato l’articolo tramite codice a barre, la macchina pesa automaticamente il prodotto posato sul nastro; se il peso non corrispondente a quello registrato nel database, il cliente dovrà rimuovere il prodotto per poter procedere. I prodotti già inseriti nel conto devono poi essere posati in un’apposita area, dove avverrà il secondo controllo sul peso: se il peso risultante dalla somma dei singoli articoli non corrisponde, il checkout non potrà proseguire fino alla rimozione del prodotto “extra”.
Ordini e comande – Nel settore della ristorazione è immancabile e porta molteplici benefici, sia per l’attività sia per il cliente. Alla funzione di self-checkout si aggiunge in questo caso quella del self-order. In breve, l’utente può effettuare l’ordine e poi pagare in autonomia, senza l’intervento del cameriere. L’ordine viene trasmesso all’istante al personale.
Adottare la comanda self aumenta il livello di produttività del locale (il personale di sala dovrà dedicarsi esclusivamente a servire i clienti) ma anche la soddisfazione e la fidelizzazione del cliente. Quest’ultimo non sarà costretto ad attendere prima l’arrivo del menù, poi l’arrivo del cameriere per effettuare l’ordine. Il tempo di attesa di riduce in modo significativo.
A seconda della soluzione scelta si può offrire una o più postazioni per il self order in alcuni punti della sala (come spesso avviene nei fast food), o in alternativa adottare una soluzione in cloud accessibile dai clienti da smartphone (molto più economica e pratica).
Quali sono pro e contro del self-checkout?
L’automatizzazione del processo di checkout genera una serie di vantaggi in grado di migliorare produttività ed efficienza all’interno di un’attività. Allo stesso tempo, però, è inevitabile l’incorrere di alcuni aspetti negativi che, considerata l’entità dell’investimento necessario, è bene non sottovalutare.
Di seguito elenchiamo pro e contro dell’uso della cassa self service.
Vantaggi
Riduzione costi del personale – Il principale motivo che spinge gli imprenditori verso l’impiego di una o più casse automatiche è la riduzione dei costi del personale.
Molto semplicemente, se la cassa tradizionale richiede un cassiere per singola postazione, con quella automatica ne basta uno per 4-6 postazioni. Attraverso un software apposito controllerà il corretto funzionamento di tutte le casse automatica, posizionate idealmente di fronte alla sua postazione.
Riduzione tempi di checkout – Nelle attività con diverse postazioni automatiche vengono ridotti i tempi del pagamento e di conseguenza i tempi di attesa da parte del cliente. L’interfaccia grafica è progettata per essere intuitiva e user-friendly. La sua efficacia aumenta con i clienti di ritorno, già familiari con il dispositivo: sono loro a ridurre in modo significativo la coda presso le casse. Ma, come vedremo a breve, il rovescio della medaglia non può essere ignorato.
Aumento delle vendite – In questo caso entra in gioco il fattore psicologico. Soprattutto in alcuni tipi di attività (es. ristorazione), avere il controllo sulla fase dell’ordine e del pagamento induce i consumatori ad acquistare un numero di prodotti superiore rispetto alla classica procedura di checkout. Concedere un maggiore controllo al cliente accresce la sensazione di fiducia nell’attività: ne consegue un aumento nelle vendite ma anche di fidelizzazione dei clienti.
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Svantaggi
Accessibilità – Uno dei problemi del pagamento svolto in autonomia dal cliente è rappresentato dalla scarsa accessibilità. Difficoltà potrebbero presentarsi, ad esempio, per le persone disabili. La collocazione fisica della cassa può rendere difficile e talvolta impossibile l’uso da parte di disabili con difficoltà motorie, o ancora di disabilità visive. Sebbene i terminali moderni siano progettati per offrire un alto livello di accessibilità, è evidente che il self-checkout non sia un’opzione adatta a tutti i tipi di clienti.
Difficoltà nell’uso – Un discorso simile a quello dell’accessibilità va esteso ad una più ampia categoria di persone, cioè chi è poco avvezzo all’uso di dispositivi elettronici. Se da un lato è vero che un’elevata percentuale della popolazione italiana è in possesso di uno smartphone ed è più o meno abile nell’utilizzarlo, è altrettanto vero che tali abilità si ferma spesso a poche funzioni.
Nella categorie di persone che potrebbe richiedere assistenza nell’uso della cassa rientrano ad esempio gli anziani, ma non è detto che la questione sia strettamente legata all’età.
La soluzione del problema accessibilità è l’assistenza da parte dell’addetto alla cassa self, che dovrà quindi spostarsi dalla postazione di controllo. Quando ciò si verifica con frequenza, potrebbe incorrere il seguente problema.
Rischi di furto – Le casse automatiche più avanzate (nonché più costose) adottano una serie di controlli di sicurezza per evitare la sottrazione di prodotti dal conto. Immancabile negli ipermercati è il sistema basato sul peso del prodotto.
Abbiamo visto, nella sezione dedicata alle caratteristiche, come funziona il sistema antifurto. Senza dubbio efficiente ed efficace, ma non dimentichiamo che solo le macchine più avanzate ne sono dotate, cioè quelle pensate per la grande distribuzione. L’investimento sarebbe eccessivo per una piccola attività.
Le piccole imprese dovrebbero fare affidamento esclusivo all’addetto cassa. Con la presenza di un solo addetto (responsabile anche dell’assistenza clienti) e nessun sistema di controllo del peso, il rischio di furto aumenta.
Quali attività traggono vantaggio dal self-checkout?
Più volte nell’articolo abbiamo menzionato la grande distribuzione e in particolare supermercati e ipermercati. È questo il tipo di attività che beneficia maggiormente dell’impiego di casse automatiche, tuttavia il nostro obiettivo è capire se il pagamento self può in qualche modo favorire le piccole imprese.
La risposta è sì, ma solo per alcuni tipi di attività. La ristorazione è il settore ideale per l’uso del self checkout, unitamente al self order.
Adottare un sistema che permette ai clienti di ordinare e pagare in autonomia influisce in modo positivo sulla produttività del personale e sui tempi di attesa per il cliente. Il rischio di furto è pari a zero, poiché i piatti vengono serviti dal personale di sala.
L’implementazione di un sistema self order e self checkout in un ristorante può essere molto più semplice e meno costoso di quanto si pensi. Si può usare ad esempio un menù digitale con funzione di pagamento inclusa: il cliente potrà eseguire l’ordine e il pagamento dal suo telefono, accedendo al menù tramite scansione del codice QR esposto sul tavolo.
Scopri come funziona il menù digitale nella ristorazione
Anche il settore ricettivo si evolve verso l’uso delle casse automatiche, perlopiù nelle strutture con un flusso continuo di clienti in entrata ed uscita (es. ostelli, grandi catene alberghiere). Si parla nello specifico di self check-in, dove la cassa assume il ruolo di receptionist, anche nella consegna delle chiavi.
Dove acquistare una cassa automatica?
Per acquistare una cassa automatica è quasi sempre necessario rivolgersi ad un rivenditore autorizzato, sebbene qualche marchio pratichi la vendita diretta. Il consiglio è di consultare un rivenditore con autorizzazione alla vendita di diversi marchi, o comunque di rivolgersi a più rivenditori per mettere a confronto diverse soluzioni.
Quali sono i principali produttori di casse automatiche? Per il settore retail e food and drink, soprattutto in ambito di grande distribuzione (GDO) e fast food, non è raro notare che molteplici catene di supermercati e ristoranti si avvalgono delle macchine prodotte da Custom. Custom S.p.A. è in effetti una delle più importanti aziende italiane del settore.
Ma i suoi prodotti non sono pensati esclusivamente per GDO e fast food, bensì anche per PMI con un flusso continuo di clienti. Anche una piccola azienda può trovare soluzioni adeguate presso questo marchio italiano, peraltro operativo in tutto il mondo. Tra i brand che fanno parte dello stesso gruppo troviamo Amtek e System Evolution Retail. Le casse self di Custom sono conformi agli standard italiani e aggiornate per la partecipazione alle iniziative statali (es. Lotteria degli Scontrini).
Un altro marchio in ascesa è Azkoyen, noto soprattutto per il suo sistema Cashlogy che cura l’automatizzazione del pagamento in contanti. La stessa azienda, con il suo marchio principale, fornisce sistemi self checkout e self order.
Non si può non nominare l’azienda americana NCR, marchio dall’esperienza centenaria (ha dato vita al primo registratore di cassa al mondo). Anche in questo caso il brand offre soluzioni per la grande distribuzione organizzata, ma il suo ventaglio di prodotti è in grado di adattarsi alle imprese medie.
Non dimentichiamo infine che il settore della ristorazione può avvalersi di soluzioni più pratiche ed economiche, basate su cloud e accessibili da qualunque telefono smartphone. I menù digitali con funzione self order e self checkout hanno preso piede durante l’emergenza sanitaria, superando la prova e confermandosi nel post-pandemia.
Il menù digitale è comodo perché non è altro che un servizio online. I clienti si siedono al tavolo, inquadrano con la fotocamera del loro smartphone il codice QR esposto, visitano la pagina del menù, effettuano l’ordine e pagano con carta o altri metodi di pagamento digitale. Tra le soluzioni troviamo Qodeup, Forkmenu e Qromo.
La stessa funzionalità di menù digitale è inclusa nel sistema di cassa SumUp Cassa, un gestionale completo destinato a tutti settori, ma particolarmente adatto a quello della ristorazione.
