POS per hotel e b&b a confronto: costi, funzioni, pro e contro

Le strutture ricettive presentano esigenze diverse rispetto a un negozio ma anche a seconda della dimensione dell’attività.

Per evitare inconvenienti è bene individuare la soluzione migliore in base ad alcune caratteristiche.

Nel presente articolo proponiamo una selezione di POS per hotel, alberghi, pensioni, b&b, agriturisismi e altre strutture del settore.

Prima di scoprire le offerte disponibili sul mercato, diamo un’occhiata agli aspetti da prendere in considerazione nella scelta del terminale:

Quali caratteristiche deve avere un POS per alberghi?

Partiamo dal presupposto che un piccolo albergo, bed and breakfast o pensione a conduzione familiare ha esigenze molto diverse da quelle di hotel medio-grandi.

Inoltre, la necessità di alcune caratteristiche dipende dal tipo di clientela e dai canali di prenotazione.

Di seguito un elenco degli aspetti a cui prestare attenzione

• Carte accettate – Tutte le soluzioni POS sono convenzionate con i maggiori circuiti di pagamento utilizzati sia in Italia che all’estero (Mastercard, Visa, Maestro). Detto ciò, se la vostra attività ospita molti clienti provenienti dalla Cina e dal Giappone consigliamo di optare per un prodotto che permette di elaborare transazioni anche con UnionPay e JCB.
• Link di pagamento – Se la struttura riceve prenotazioni telefoniche, le richieste di pagamento via link sono il modo migliore per ottenere una caparra. È lo stesso cliente a eseguire la procedura e l’addebito è istantaneo. Diverse soluzioni includono questa modalità nell’offerta base.
• Preautorizzazione – È utilizzata nel settore ricettivo in garanzia della prenotazione oppure per coprire eventuali danni e/o servizi extra chiesti durante la permanenza. Blocca – senza addebitarla – una determinata somma sulla carta del cliente in modo che l’albergatore possa confermare o annullare l’addebito a fine soggiorno.
• DCC – La Dynamic Currency Conversion è a nostro avviso una funzionalità un po’ controversa. Permette al cliente di pagare nella propria valuta creando l’illusione di spese inferiori sul cambio. Di solito l’esercente ottiene una piccola ricompensa.

Se la nostra clientela è prevalentemente italiana è inutile attivare il servizio DCC, la cui attivazione potrebbe peraltro comportare commissioni aggiuntive.

Per quanto riguarda prenotazioni e caparre, la modalità pay-by-link è il metodo più indicato alle piccole strutture.

La preautorizzazione ha indubbiamente la sua utilità, tuttavia non tutte le soluzioni includono questa funzione nell’offerta base.

La nostra selezione

Pro

Contro

Partiamo dalla nostra soluzione preferita, Axerve, e nello specifico la sua offerta Easy.

Vengono proposti due piani tariffari:

• A commissioni (senza canone)
• A canone (senza commissioni)

Scopriamo le caratteristiche principali delle offerte, poi cerchiamo di capire qual è l’opzione migliore in base al transato medio:

Axerve fornisce un POS Android prodotto da PAX

Pro

Contro

myPOS replica la stessa formula tariffaria di SumUp e Axerve a commissioni, vale a dire senza costi fissi e commissioni sul transato ma – a differenza dei concorrenti appena citati – addebita una commissione in caso di inattività, dunque sono previsti vincoli contrattuali.

Il marchio si distingue dagli altri servizi con l’accredito istantaneo dei pagamenti. Quando un cliente paga, pochi istanti dopo l’importo sarà già disponibile sul conto myPOS.

Da sottolineare tuttavia che il conto myPOS non è un tipico conto corrente bancario. Benché si possano effettuare bonifici e pagamenti con la carta aziendale inclusa, le tariffe sono così alte da renderlo svantaggioso.

In ordine: Go e Pro

Carte accettate

Pro

Contro

Zettle, di recente acquisito da PayPal, è stato per lungo tempo il solo concorrente di SumUp. Ha il difetto di non essersi mai evoluto nel tempo, proponendo ai potenziali clienti un servizio basilare e con commissione flessibile.

Per usare Zettle by PayPal è necessario acquistare il suo terminale. Il primo dispositivo è disponibile al prezzo promozionale di 29 €, mentre a partire dal secondo dispositivo sarà applicato il prezzo pieno, cioè 79 €.

Si tratta di un lettore di carte per smartphone (POS mobile) e richiede collegamento tramite Bluetooth ad uno smartphone o tablet Android o Apple. Non è possibile ricevere pagamenti con carta senza l’ausilio del telefono.

Foto: Emmanuel Charpentier, MobileTransaction

Zettle Reader.

Carte accettate

Il lettore di carte si gestisce con un’applicazione installata sul telefono dell’esercente. Si tratta di un’app efficiente ma con poche funzioni: catalogo dei prodotti e gestione delle scorte.

Non è presente una stampante a marchio Zettle, tuttavia il dispositivo è compatibili con alcune stampanti da collegare anch’esse via Bluetooth.

Al momento appare come un progetto un po’ abbandonato, incapace di adattarsi alle condizioni e alle esigenze del mercato italiano.

Pro

Contro

Infine vi è l’opzione più “tradizionale”, cioè quella di rivolgersi alla propria banca. In questo caso prendiamo come riferimento Unicredit, uno dei maggiori istituti bancari in Italia.

La banca propone come terminale onePOS, presentato come innovativo. In realtà non è altro che uno smartPOS della linea PAX, simile a quello incluso nell’offerta Axerve.

Come visto in precedenza, il terminale smart permette di superare la semplice funzioni di pagamento e di installare applicazioni che ne estendono le funzioni, ad esempio software gestionali, registratore di cassa e così via.

Foto: MT

PAX A920.

Carte accettate

Aggiungiumo che i terminali forniti da istituti bancari sono quasi sempre vincolati alla titolarità di un conto business presso la stessa banca, con le relative spese.

Insomma, per i servizi POS sconsigliamo di rivolgersi agli istituti bancari, che quasi sempre presentano piani tariffari complessi e inutilmente onerosi, oltre a implicare una serie di vincoli sul conto business e di costi anacronistici, come installazione e disinstallazione.

La maggiore concorrente di Unicredit, Intesa Sanpaolo, propone ad esempio i POS Nexi ma con costi maggiorati. Meglio rivolgersi a società specializzate.

Metodi di pagamento a confronto

Visa, Mastercard, VPay e Maestro sono accettate da tutti i terminali presenti nel nostro confronto. Sono infatti i circuiti internazionali più popolari al mondo, Italia inclusa.

Quali sono gli altri circuiti che potrebbero interessare hotel, b&b, agriturismi, campeggi e altre strutture ricettive?

Di seguito una panoramica:

Tra i circuiti “minori” le carte di credito American Express hanno una certa rilevanza, poiché emesse – oltre che nel loro paese d’origine, anche in Italia e nel resto del mondo. Dopo Visa e Mastercard è il circuito più utilizzato in occidente.

La stessa American Express permette ai titolari di carte Amex di prenotare soggiorni presso hotel convenzionati con il suo circuito. Quasi tutti i POS del confronto sono abilitati. Solo Axerve e Unicredit richiedono un’attivazione aggiuntiva.

UnionPay e JCB emettono carte di credito rispettivamente in Cina e in Giappone. Inutile dire che sono indispensabili per le strutture frequentate da ospiti provenienti dai due paesi orientali. Sia per numero di carte attive che per abitudini di spesa, la mancata convenzione rappresenta un’occasione persa. Solo Axerve non include i due circuiti.

Diners è invece una carta di credito americana, o meglio statunitense. Non è popolare quanto i circuiti menzionati prima, tuttavia i titolari di queste carte vantano una spesa media elevata. Al momento solo SumUp e Zettle accettano Diners.

Preautorizzazione

Questa funzione è molto utilizzata nel settore ricettivo per diversi scopi:

• garantire una prenotazione
• coprire eventuali danni
• coprire servizi opzionali

La pre-autorizzazione non implica un addebito sulla carta del cliente, bensì una prenotazione di addebito. L’importo viene bloccato in modo da assicurare disponibilità nel caso di conferma della transazione.

Fatta eccezione per SumUp e Zettle, i concorrenti mettono a disposizione questa funzionalità. In alcuni casi è necessario abilitarla, in altri è già disponibile sullo stesso terminale.

Terminale virtuale

A differenza della preautorizzazione, il terminale virtuale addebita all’istante la carta del cliente. È anch’esso utilizzato per le prenotazioni a distanza, soprattutto quelle telefoniche.

In questo caso l’albergatore addebita subito un anticipo o l’intero costo del soggiorno.

Questa modalità deve essere usata con cautela. L’esercente entra in possesso di dati sensibili e dovrà quindi rispettare determinati standard di sicurezza.

Per i motivi di cui sopra, non è scontato che la funzione di POS virtuale venga abilitata su richiesta. Generalmente viene concesso solo in presenza di determinate condizioni di sicurezza.

Richieste via link

È un ulteriore metodo per ricevere pagamenti con carta a distanza, ad esempio per le prenotazioni telefoniche.

L’addebito è istantaneo ma, a differenza del terminale virtuale, il titolare della struttura si limita a inviare un link al cliente e sarà quest’ultimo a eseguire in autonomia il pagamento.

Naturalmente l’esercente riceverà una notifica nel momento in cui viene eseguito il pagamento, in modo che possa confermare la prenotazione.

Troviamo la modalità pay-by-link già pronta all’uso con SumUp, myPOS e Nexi. Per utilizzarla si accede all’app, si genera il link e si condivide tramite SMS, e-mail, Whatsapp e altre applicazioni di messaggistica.

Solo Axerve comporta un’attivazione separata, ma vi anticipiamo che le tariffe non sono molto convenienti.

Buoni pasto

I ticket restaurant possono essere utili negli hotel con bar o ristorante.

Per accettarli non è strettamente necessario avere un POS compatibile, tuttavia rende l’operazione molto più rapida.

Gli utenti Nexi hanno la possibilità di gestire questo metodo di pagamento direttamente dal terminale, mentre negli altri casi si dovrà fare affidamento alla piattaforma web fornita dalla società emittente.