Pleo: pro e contro della piattaforma per gestire le spese aziendali

Panoramica sul servizio

Diciamo fin da subito che Pleo non è un conto bancario, bensì una soluzione per gestire le spese dell’azienda tramite piattaforma online, app, carte aziendali per dipendenti, carte carburante dedicate al rifornimento dei veicoli.

Qual è la differenza con un conto corrente? Non è possibile effettuare bonifici (ma solo riceverli per ricaricare il saldo), non è possibile chiedere crediti o prestiti. In altre parole, Pleo serve a gestire e distribuire il budget tramite carte aziendali, a controllare in tempo reale pagamenti e ricevute.

Come vedremo nella sezione dedicata ai costi, è un servizio con abbonamento mensile – anche se in realtà viene offerto un piano base senza canone e con funzioni limitate.

È affidabile? Sì. Pleo Financial Services è un istituto di moneta elettronica autorizzato ad operare dall’autorità finanziaria danese (la sua sede centrale è a Copenhagen, in Danimarca). I fondi depositati dalle imprese sul conto Pleo vengono conservati presso la J.P. Morgan, le carte sono emesse su licenza di Mastercard.

In Europa sono oltre 20.000 le imprese che si affidano a Pleo per semplificare la gestione delle spese e i rimborsi; tra loro compaiono marchi noti come JustEat, Woolrich, HelloFresh e Too Good To Go.

Se siete alla ricerca di un metodo per assegnare un budget ai dipendenti e avere pieno controllo sulle spese degli stessi, Pleo offre strumenti utili a tale scopo. Se invece cercate un conto aziendale classico, date un’occhiata al confronto tra migliori conti business.

Funzioni e servizi di Pleo

Scopriamo subito le principali caratteristiche e funzioni offerte della piattaforma:

Carte aziendali per dipendenti – La distribuzione del budget a dipendenti e collaboratori viene gestito dall’amministratore (colui che effettua la registrazione per conto della società) tramite carte aziendali fisiche e virtuali.

Quelle fisiche possono essere usate per pagare in negozio, eseguire pagamenti online e prelevare contante presso qualsiasi sportello automatico – sempre nei limiti stabiliti dall’amministratore. Le carte virtuali permettono invece di pagare online.

Immagine: Mobile Transaction

Limiti di spesa individuali – A partire dal piano Essential è possibile stabilire un limite di spesa per singola carta. L’amministratore può dunque assegnare un budget diverso ad ogni dipendente.

È poi possibile richiedere carte carburante da dedicare al trasporto aziendale. La carta carburante può essere assegnata ad una persona oppure ad un veicolo, se utilizzato da più persone. Questo tipo di carta è abilitata esclusivamente alle spese per carburante e acquisti nelle aree di servizio.

Ricevute in tempo reale – Una delle funzioni più utili, se non la più utile, riguarda il caricamento istantaneo di ricevute, scontrini, fatture e giustificativi di spesa.

Ogni volta che un dipendente utilizza la carta Pleo, dopo pochi istanti dalla spesa riceve una notifica sul telefono che gli ricorderà di caricare la foto della ricevuta. Il caricamento avviene semplicemente scattando una foto tramite app Pleo.

L’amministratore può verificare in tempo reale le spese di tutti i possessori di carta aziendale, prendere visione della ricevuta e in sua assenza sollecitarne l’aggiunta con un clic. Un sistema pensato non solo per velocizzare la revisione delle spese ma anche rendere più sicura la distribuzione dei fondi.

Immagine: Mobile Transaction

Rimborso spese anticipate – Pleo pensa anche ai dipendenti senza carta aziendale, cioè a coloro che in modo occasionale o periodico potrebbero anticipare di tasca propria spese per l’azienda e dunque chiederne un rimborso. L’amministratore ha la possibilità di creare profili senza assegnare loro una carta aziendale.

Quando un utente anticipa una spesa pagando con carta propria, in contanti o con altri metodi di pagamento personali, potrà aggiungere manualmente la transazione nella sezione Pocket dell’app Pleo indicando tutti i dettagli e scattando la foto della ricevuta. La richiesta di rimborso arriverà in tempo reale all’amministratore; quest’ultimo revisiona i dettagli e decide se autorizzare o meno il rimborso.

Immagine: Mobile Transaction

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Troviamo molto comoda la ricerca dell’esercizio commerciale attraverso parole chiave, come mostrato nell’immagine precedente. Selezionando l’attività dall’elenco, saranno automaticamente inserite tutte le relative informazioni.

Una volta autorizzato dall’amministratore o dal revisore delegato, il rimborso viene effettuato automaticamente dal conto Pleo verso il conto corrente del lavoratore in pochi giorni lavorativi (a tale scopo dovrà inserire il proprio IBAN nella pagina profilo dell’app o della piattaforma web); l’utente rimborsato riceverà una notifica dell’avvenuto rimborso. Ad esclusione del controllo e dell’autorizzazione, la procedura è rapida e automatizzata: basta cliccare su un tasto per confermare e inviare il rimborso.

Costi, commissioni e servizi inclusi

Pleo propone tre diversi piani: Starter, Essential e Advanced. Mentre il primo è gratuito (senza canone), con gli altri è possibile scegliere tra fatturazione mensile e fatturazione annuale. Quest’ultima prevede il pagamento anticipato per un intero anno ma permette di risparmiare sul costo complessivo.

Tutti i piani hanno in comune le seguenti caratteristiche:

• Carte fisiche e virtuali compatibili con Google Pay e Apple Pay
• Monitoraggio in tempo reale delle spese
• Note spese automatizzate
• Integrazione con sistemi di contabilità

Le funzioni elencate chiaramente basilari, presenti anche nel piano senza canone Starter. Con gli altri due abbonamenti (Essential e Advanced) si entra invece nel vivo del servizio, con livelli di gestione delle finanze aziendali e un supporto clienti più avanzato:

Osserviamo subito le differenze più rilevanti:

• Con il piano base (Starter) si ha a disposizione un numero massimo di tre carte aziendali e tre utenti, senza possibilità di aggiungerne altri. Inoltre, i limiti di spesa non possono essere personalizzati per singola carta, al contrario dei piani Essential e Advanced che danno accesso all’impostazione dei limiti individuali.
• Con Starter viene meno anche l’analisi delle spese, tuttavia è disponibile l’integrazione con i sistemi di contabilità.
• Solo gli abbonamenti Essential e Advanced permettono di effettuare rimborsi per le spese anticipate dai dipendenti (anche quelli senza carta Pleo).
• Mentre la versione senza canone di Pleo fornisce un supporto clienti basilare, Essential e Advanced dispongono di assistenza in tempo reale via chat. Solo gli utenti Advanced potranno servirsi anche dell’assistenza telefonica, via e-mail e di maggiore supporto nella fase iniziale di configurazione.

Una nota sugli utenti aggiuntivi per chiarire quanto riportato in tabella. Il costo indicato in tabella è mensile ed applicato per singolo utente aggiuntivo (a partire dal quarto); la commissione mensile per singolo utente dipende dal numero complessivo di utenti aggiunti, secondo i “pacchetti” di utenti riportati in tabella.

Esempio pratico – Con il piano Essential a fatturazione annuale paghiamo 35 euro al mese con tre utenti inclusi. Aggiungendo un quarto utente pagheremo 12 euro in più ogni mese (cioè 47 euro); con un quinto utente aggiungiamo ulteriori 12 euro mensili (per un totale di 59 euro) e così via fino al decimo utente. Dall’undicesimo, la tariffa per tutti gli utenti aggiuntivi scende a 10 euro.

Sono poi previste commissioni su alcune operazioni o servizi:

Le carte Pleo permettono di prelevare contanti (se permesso dall’amministratore). Mentre con Essential e Advanced l’operazione è gratuita, decisamente sconsigliati sono i prelievi per gli utenti Starter, per i quali si dovranno sborsare ben 5 euro per ogni prelievo. Una commissione fuori misura che, di fatto, rende il prelievo inaccessibile se non nelle situazioni di emergenza.

Il rimborso delle spese anticipate dai dipendenti è presente solo con Essential e Advanced, ma non è gratuito. Ogni rimborso costa lo 0,9% dell’importo rimborsato, anche se con limite massimo di un euro. Considerati canone e tariffa sugli utenti aggiuntivi, è a nostro avviso una spesa evitabile.

Nessun costo per concedere l’accesso dedicato al commercialista dell’azienda – ma solo con i due piani a pagamento. Con Starter è opzionale e ha un costo di 9 euro mensili e dunque poco conveniente, soprattutto per le micro-imprese.

Contabilità e integrazione con servizi di terze parti

In quanto sistema di gestione delle spese aziendali, Pleo tenta di semplificare anche il passaggio alla fase della contabilità. Lo fa in diversi modi, a partire dal sistema di categorie e tag.

Nella sezione Impostazioni, l’amministratore può aggiungere categorie e tag personalizzate da abbinare a tutte le spese.

È inoltre possibile aggiungere aliquote IVA personalizzate. Nel nostro test della piattaforma web di Pleo abbiamo provato ad inserire le tre aliquote previste dalla normativa italiana: ordinaria al 22%, ridotta al 10% e minima al 4%. Le aliquote create possono in seguito essere abbinate alle spese.

Immagine: Mobile Transaction

Il dipendente che ha effettuato l’acquisto – oppure in seguito l’amministratore o il commercialista – potrà suddividere la spesa al fine di applicare l’aliquota corretta per ogni bene e servizio acquistato.

Per il dipendente è sufficiente selezionare la spesa in app, abbinarvi i tag adatti e modificare l’importo per ogni tag abbinato alla spesa. Il commercialista ha invece a disposizione un sistema più comodo tramite piattaforma web.

Il bilancio delle spese può essere esportato in modo rapido per la consultazione del file su qualsiasi dispositivo oppure da stampare. Si seleziona il periodo di interesse e si clicca sul pulsante scarica, o in alternativa si invia ad un indirizzo e-mail.

Immagine: Mobile Transaction

Per ottimizzare ulteriormente la contabilità, le aziende che si servono di uno dei software compatibili hanno la possibilità di sincronizzarli con la piattaforma Pleo.

Spese e ricevute saranno trasferite in modo automatico al sistema di contabilità, così da evitare il rischio di errori e velocizzare le procedure.

Attualmente in Italia i sistemi compatibilità sono Xero, Quickbooks e Sage.

Collegare la piattaforma di gestione delle spese con uno dei sopraindicati software di contabilità è molto semplice. Nelle pagina Impostazioni di Pleo si seleziona la voce Contabilità, si sceglie il sistema e si eseguono alcuni brevi passaggi che saranno indicati sullo schermo (login e autorizzazione all’accesso).

Assistenza clienti e recensione degli utenti

Come si contatta l’assistenza clienti? Pleo offre attualmente quattro metodi per ottenere supporto, di cui uno dedicato solo agli utenti Advanced:

• Centro Assistenza
• Live chat
• E-mail
• Telefono (solo Advanced)

Il centro assistenza non è altro che una sezione del sito Pleo dedicata alla domande frequenti. Offre risposte immediate suddividendole per area tematica (es. registrazione, gestione del conto, contabilità). In teoria molto utile, deludente nella pratica: nel momento in cui si scrive la presente recensione, il centro assistenza appare incompleto in lingua italiana, tanto da rimandare alla versione in lingua inglese per accedere alla risposte di tutte le aree tematiche.

La live chat è accessibile da app e da piattaforma web. Si parte con le risposte automatiche di un bot ma, qualora l’utente non fosse soddisfatto, si ha la possibilità di chiedere l’intervento di un assistente in carne ed ossa (inevitabile nella maggior parte dei casi, poiché il bot fornisce risposte già disponibili nel centro assistenza). Il tempo medio di attesa segnalato da Pleo è di 20 minuti.

Attualmente la chat è l’unico canale per ottenere supporto istantaneo per gli utenti Starter e Essential. L’assistenza telefonica è disponibile solo per il piano più costoso.

Cosa dicono gli utenti sul servizio e sulla sua assistenza? C’è innanzitutto da dire che, trattandosi di un servizio giunto da poco sul mercato italiano, non sono ancora presenti abbastanza opinioni da parte di utenti locali. Per capire il livello di gradimento di questa soluzione abbiamo però esaminato le numerose recensioni lasciate da utenti stranieri (ricordiamo infatti che Pleo opera ormai da qualche tempo in diversi paesi europei).

Il giudizio complessivo è positivo ma riteniamo opportuno dare un’occhiata anche ad alcuni giudizi critici per comprendere gli eventuali aspetti negativi del servizio.

Tra le opinioni più equilibrate si nota un buon grado di soddisfazione ma al contempo segnalazioni sul malfunzionamento dell’esportazione verso Xero e della funzione Fetch, cioè dell’importazione automatica delle fatture ricevute nella mail aziendale.

Altre problematiche riguardano il mancato riconoscimento delle caselle e-mail gratuite (es. Gmail), motivo per cui si è spesso costretti a contattare l’assistenza per portare a termine (anzi, per iniziare) la registrazione.

Guida all’apertura del conto Pleo

Pleo è disponibile per qualsiasi società in possesso di una partita IVA. Al momento in Italia non è disponibile per lavoratori autonomi e professionisti.

Per aprire un account si visita il sito ufficiale del servizio, si clicca sugli appositi pulsanti (es. Attiva ora) e si indica il proprio indirizzo e-mail aziendale (sarà utilizzato in seguito per effettuare l’accesso alla piattaforma e per le verifiche dell’identità).

In pochi istanti si riceve una mail contenente un link per continuare la procedura di registrazione.

Nota bene: alla persona che si occupa della registrazione per conto della società sarà automaticamente attribuito il ruolo di amministratore.

Il primo passaggio è la verifica dell’identità dell’amministratore. È richiesto il caricamento di un documento d’identità: carta d’identità, patente di guida o passaporto.

Terminata la procedura, l’amministratore potrà accedere a Pleo ed inserire altri utenti chiave per l’azienda, ad esempio i soci. Per ognuno degli utenti sarà necessaria la verifica dell’identità.

La verifica dell’identità richiede pochi giorni lavorativi, con comunicazione dell’esito via e-mail. A tal proposito, se non si riceve la mail si consiglia di controllare la cartella spam prima di contattare l’assistenza.

Per evitare di allungare i tempi di verifica raccomandiamo di caricare immagini nitide dei documenti d’identità, assicurandosi che fronte e retro siano perfettamente leggibili. In caso contrario sarà richiesto di ripetere il caricamento e attendere nuovamente la verifica da parte degli operatori.

La nostra opinione

Abbiamo messo alla prova Pleo per offrire una maggiore affidabilità nella presente recensione. Dal nostro test sono emersi aspetti positivi ma anche alcuni punti deboli del servizio.

Le funzionalità disponibili in piattaforma permettono indubbiamente di semplificare la gestione delle spese aziendali, soprattutto in relazione alla distribuzione del budget tra dipendenti e collaboratori.

Il punto di forza è non casualmente il sistema delle carte aziendali: l’amministratore del conto può richiedere ed assegnare carte a dipendenti e membri dello staff; ogni possessore di carta aziendale avrà un suo profilo utente per accedere all’app Pleo e caricare ricevute e fatture; per ogni carta può essere impostato un limite di spesa personalizzato.

Al controllo delle spese in tempo reale e alla registrazione istantanea delle ricevute si aggiunge la funzione Fetch per prelevare automaticamente le fatture dalle e-mail aziendali, altrettanto utile ma da migliorare: al momento non è pienamente efficiente e dunque poco affidabile, come riportato da diversi utenti.

Da migliorare sono anche i canali di assistenza. L’help center italiano appare incompleto e rimanda spesso alla versione inglese del sito. Ad eccezione degli utenti con il piano più dispendioso, l’unico modo per contattare in tempo reale un operatore è la live chat, tuttavia si passa da un bot che fornisce risposte automatiche.

Per quanto riguarda il costo, Pleo rende disponibile un piano gratuito (senza canone) con molte restrizioni, adatto solo a piccole imprese con un numero limitato di personale (non è possibile superare 3 utente e 3 carte), inoltre vengono meno le funzioni essenziali per la gestione. A nostro avviso, nonostante l’assenza di costi fissi non è una soluzione attraente.

I vantaggi vengono introdotti a partire dal secondo piano, Essential, con un canone già abbastanza elevato (39 o 35 euro mensili a seconda del tipo di fatturazione scelta), con tre utenti inclusi e possibilità di aggiungerne in numero illimitato dietro pagamento di un’ulteriore tariffa mensile.

Pleo si propone come soluzione adatta a tutti i tipi di imprese, dalle PMI alle grandi aziende, con un’evidente preferenza per queste ultime. A testimoniarlo è la tariffa ridotta sulle carte aggiuntive: più elevato è il numero di utenti, meno onerosa sarà la commissione mensile per singolo utente. Non è una politica tariffaria favorevole alle piccole imprese, che invece possono trovare un migliore alleato in Soldo o Qonto.