Le carte virtuali business vengono impiegate per ottimizzare e monitorare le spese di un’azienda. Ma cosa sono esattamente?
Si tratta di una versione digitale delle carte di debito, di credito o delle prepagate. Adottano lo stesso standard per il numero PAN, presentano una data di scadenza e un codice di sicurezza. Tutti questi dati sono conservati in modo sicuro nell’app del conto aziendale.
Facili da attivare e versatili, possono essere usare per singoli pagamenti, attribuite ad una specifica categoria di pagamenti oppure assegnate ai propri dipendenti. Vengono usate per transazioni online tramite inserimento dei dati della carta, ma anche per pagare in negozi fisici, su POS, attraverso wallet digitali come Apple Pay e Google Pay.
Nel presente articolo illustriamo i principali vantaggi nell’uso delle carte aziendali virtuali.
Più flessibilità
Diversamente dalle carte fisiche, l’utente può generare carte virtuali per uso singolo (ad esempio da usare online per transazioni su siti web di cui non si conosce l’affidabilità), oppure normali carte di pagamento da utilizzare fino alla loro data di scadenza (il periodo di validità può andare da 2 a 5 anni).
Qonto, noto conto business per imprese e professionisti, permette di personalizzare il periodo di validità della carta temporanea da 1 giorno fino a un anno.
Creare nuove carte virtuale è facile e veloce. Nella loro app – che può essere quella della banca o di un issuer specializzato – è possibile generare in pochi istanti molteplici carte virtuali e assegnarle con altrettanta rapidità a impiegati, collaboratori e soci.
Viene meno il tempo di attesa per l’esito della richiesta (creazione immediata) nonché quello della consegna via posta, in quanto carta dematerializzata.
Più economiche delle carte fisiche
Le carte virtuali sono più facili da gestire ma anche più economiche, dato che le società emittenti (issuer) addebitano costi inferiori di emissione e di tenuta.
Ad esempio, la piattaforma per la gestione delle spese aziendali Soldo include un numero mensile di carte virtuali temporanee, al superamento del quale la generazione di ulteriori carte temporanee costerà 50 centesimi.
Il concorrente Qonto, che offre una soluzione completa per coniugare operatività, gestione e contabilità delle spese aziendali, permette di creare carte virtuali gratuite (incluse nel canone mensile o annuo).
I dati sensibili sono al sicuro
Le carte virtuali sono presumibilmente più sicure per l’uso in presenza, poiché i dati sensibili possono essere visualizzati solo dal titolare della carta all’interno della loro app, e in seguito al riconoscimento biometrico o tramite codice di sicurezza.
Al contrario, le carte fisiche – quantomeno la maggior parte di esse – riportano i loro sulla stessa carta, rendendoli visibili alle persone nonché ad eventuali fotocamere o videocamere presenti nell’ambiente.
Come abbiamo spiegato nell’articolo sulla sicurezza dei POS, sono molteplici i rischi legati all’esposizione pubblica di numero PAN, mese e anno di scadenza, codice PIN e numero di sicurezza.
Immagine: Mobile Transaction
Immagine: Mobile Transaction
Un ulteriore vantaggio è rappresentato dal fatto che le carte business virtuali non possono essere smarrite né rubate, a meno che il malintenzionato non sottragga il telefono contenente il wallet digitale. Anche in questo caso, però, per utilizzare la carta si dovrebbe conoscere il codice di sblocco dello smartphone. Le probabilità di uso illecito sono in tutta evidenza basse, quasi nulle.
Per quanto riguarda le virtuali usa e getta, pensate per l’esecuzione di un singolo pagamento online, i dati sensibili sono legati alla carattere temporaneo dello strumento e dunque cessano di funzionare dopo il primo ed unico utilizzo. Anche se il sito web dovesse presentare falle nella sicurezza, la sottrazione delle informazioni non porterebbe alcuna conseguenza.
Questo tipo di carta è indubbiamente utile per le transazioni online, ma occorre precisare che oggi tutte le carte – fisiche e virtuali – seguono rigidi standard che innalzano il livello di sicurezza.
Aiutano nel monitoraggio delle spese aziendali
La versione digitale delle carte fa risparmiare tempo su monitoraggio e controllo delle spese effettuate da dipendenti e collaboratori. La facilità nell’attivazione di carte aziendali virtuali risulta in un incentivo ad assegnarle anche ai membri dello staff; ciò che ne consegue è la dematerializzazione non solo dello strumento di pagamento ma anche di scontrini, fatture e giustificativi.
Le carte business permettono innanzitutto la rimozione delle spese anticipate da parte dei dipendenti, giacché utilizzeranno direttamente il budget aziendale assegnato loro dal manager.
I moderni sistemi di gestione delle spese aziendali offrono la digitalizzazione delle ricevute. Subito dopo aver effettuato un pagamento, il titolare della carta fotografare e caricare il giustificativo sulla piattaforma attraverso un’apposita applicazione. Allo stesso modo, l’amministratore della piataforma potrà verificare o sollecitare l’aggiunta della ricevuta.
Pannello di controllo sulla piattaforma Soldo.
Naturalmente ogni soluzione è un caso a sé, ma la ditalizzazione delle ricevute è in genere tra le funzioni basilari offerte da questo tipo di piattaforma.
Le virtuali temporanee sono poi adatte nel tracciamento delle spese di carattere transitorio. Possono essere assegnate a un singolo progetto, a un viaggio di lavoro o altre esigenze che si esauriscono in un tempo determinato, incrementando così il contro da parte del manager sul budget messo a disposizione del team.
I pagamenti vengono smistati automaticamente in categorie di spesa, mentre l’amministratore potrà assegnare loro etichette per una classificazione più dettagliata.
Diverse soluzioni sono disponibili per piccole imprese e professionisti che si servono di collaboratori. Consigliamo di dare uno sguardo al seguente articolo:
Scopri le alternative nel confronto tra Piattaforme per gestire le spese aziendali
Le imprese dovrebbero usare le carte business virtuali?
Le imprese con diversi soci, dipendenti e collaboratori traggono indubbiamente benefici dall’uso di strumenti di pagamento virtuali, di facile accesso e caratterizzate da una particolare versatilità.
Si usano online o nei negozi fisici, sono accettate all’estero e possono essere controllate dal manager in ogni loro aspetto, dal plafond di spesa periodico al limite d’uso in determinate categorie; ad esempio, l’amministratore della piattaforma potrà impedire che la carta venga utilizzata in determinati esercizi commerciali.
Oltre a essere di sostegno in ambito di contabilità e controllo, un ulteriore punto a loro favore è rappresentato dai bassi costi che comportano rispetto alle normali carte fisiche: se prevedono un canone mensile non sarà mai superiore a uno o due euro – e talvolta, a seconda del servizio scelto, sono incluse senza costi aggiuntivi.
Insomma, le virtual cards presentano perlopiù vantaggi e pochi inconvenienti, ad esempio la mancata possibilità di effettuare prelievi di contante agli sportelli automatici. Una piccola ma significativa pecca qualora si abbia necessità di denaro cash, motivo per cui è evidente che non possano sostituire completamente le carte fisiche, bensì affiancarle soprattutto allo scopo di controllare le spese dei dipendenti e monitorare i pagamenti online e offline dell’impresa.
